Der Arbeitsplatz der Zukunft ist schon da

Modern Workplace - auch Digital Workplace oder New Work - ist ein populäres Buzzword im Zeitalter der Digitalisierung. Neue Techniken eröffnen komplett neue Möglichkeiten: Daten und Dokumente liegen ganz selbstverständlich in der Cloud, digitale Signaturen sichern Urheberschaften zuverlässig ab und Videokonferenzen und Chat­rooms gewährleisten eine reibungslose Kommunikation über jede räumliche Distanz hinweg. Die gegenwärtige Corona-Krise zwingt Mitarbeiter ins Homeoffice und trennt sie vom Unternehmen. Wohl dem, den diese Situation nicht gänzlich unvorbereitet trifft. Das Konzept des Modern Workplace geht jedoch weit über das klassische Homeoffice hinaus.

Um sich mit der Thematik zu befassen, ist erst einmal zu klären, worüber man überhaupt redet. Eine eindeutige Defini­tion, was ein Modern oder Digital Workplace ist, gibt es nämlich nicht, sodass womöglich jeder etwas anderes darunter versteht.

Brauchbar ist diese Beschreibung: Der Digital Workplace schöpft alle technischen Möglichkeiten aus, um die Beschäftigten bei ihrer Arbeit bestmöglich zu unterstützen. Oder etwas ausführlicher: Der Modern Workplace ist eine Arbeitsplattform, die durchgängig digitalisiert und mobil ist. Sie stellt über eine einzige Bedienoberfläche alle für die Arbeit notwendigen Funktionen und Anwendungen zur Verfügung und ermöglicht eine übergreifende Zusammenarbeit. Der Kulturwissenschaftler Christoph Herzog hat es prägnant so formuliert: „Der Arbeitsplatz ist nicht länger ein Ort. Er ist einfach da, wo wir produktiv sind.“

Im Modern Workplace sind Unternehmensanwendungen wie ERP und CRM integriert. Zudem stehen Unified-Messaging-Services zur Verfügung. Die Mitarbeiter erhalten einen einfachen, zeit- und ortsunabhängigen Zugang zu den für ihre Arbeit benötigten Informationen. Dabei ist dieser Zugang gleichermaßen über PC, Notebook, Smartphone oder Tablet möglich.

Sobald eine zentrale Plattform zum Einsatz kommt, entfallen Insellösungen und siloartige Strukturen. Die Effizienz von Prozessen und Workflows lässt sich in der Regel steigern, wenn Daten wie Prozesse digitalisiert sind. Der digitalisierte Arbeitsplatz soll flexibles und mobiles Arbeiten ermöglichen, egal ob der Mitarbeiter im Homeoffice, im Büro, im Café, bei einem Kunden oder auf Geschäftsreise ist.

Der Modern Workplace stellt nicht nur eine zentrale Arbeitsplattform dar, sondern dient auch als Integrationsplattform für Unternehmensanwendungen. Durch eine einheitliche Bedienoberfläche und ein fixes Repertoire an Anwendungen lässt sich die Komplexität der IT-Landschaft wesentlich verringern. Das freut nicht zuletzt die IT-Abteilung. APIs und andere Schnittstellen ermöglichen, dass sich heterogene Systeme ohne Probleme an die Plattform anbinden lassen. Mit Hilfe von Unified-Communication-Services sind Kunden und Kollegen, Lieferanten und Geschäftspartner unmittelbar erreichbar, sei es per Telefonie, Videokonferenz, Chat oder Screensharing.

Die Studie „Chance und Challenge - Digitalisierung im Mittelstand“ von UP Research fasst es folgendermaßen zusammen: „Es geht nicht darum, den Arbeitsplatz zu digitalisieren. Es geht auch nicht darum, die Arbeit zu digitalisieren. Es geht vielmehr darum, Informationen besser verfügbar zu machen und bereitzustellen, Geschäftsprozesse qualitativ hochwertiger und schneller abzubilden und den Menschen in die Lage zu versetzen, bessere Entscheidungen zu treffen und sich hierfür mit Kollegen oder anderen Dritten auszutauschen.“