Wichtige Faktoren

Beim Modern Workplace steht der Teamgedanke im Vordergrund. Ralph Onasch, Senior Manager Collaboration beim Technologie- und Service-Provider NTT, stellt dazu fest: „Der Modern oder Digital Workplace zielt mehr auf die effektive Zusammenarbeit ab und weniger auf den Ort des Arbeitsplatzes. Der digitale Arbeitsplatz unterstützt eine verstärkte Teamarbeit, indem er den Mitarbeitern eine außergewöhnliche Arbeitsumgebung schafft. Sie können von jedem Ort aus und zu jeder Zeit dank einer dauerhaften, hochperformanten Internetverbindung die bestmögliche Leistung abrufen. Der digitale Arbeitsplatz führt damit unweigerlich zu einem hohen Zufriedenheitsfaktor.“

Die Corona-Pandemie hat dem ortsunabhängigen Arbeiten massiv Schub verliehen - und Sicherheitsfragen aufgeworfen: „Unternehmen, die das Arbeiten außerhalb des Büros schon länger unterstützt hatten, waren zu Beginn der Krise natürlich besser darauf vorbereitet, sicheren Zugriff auf Netzwerk und Infrastruktur zu gewähren“, so Bogdan Botezatu, Director of Threat Research and Reporting beim Sicherheitsspezialisten Bitdefender. „Sie hatten bereits die passenden Richtlinien und Prozesse parat. Unternehmen, die ihre Prozesse für Arbeiten von außerhalb der physischen Grenzen des Büros verbessern wollen, müssen jetzt zahlreiche Faktoren beachten.“ So müssten alle für den Zugriff genutzten Geräte den aktuellen Sicherheits- und Rechtsrichtlinien entsprechen, seien es vom Unternehmen ausgegebene oder eigene BYOD-Geräte der Mitarbeiter. Idealerweise sei für den Zugriff mit diesen sicheren Geräten ein VPN eingerichtet und Mitarbeiter könnten sich per Single Sign-On und einem zweiten Authentifizierungsfaktor anmelden. „Sehr wichtig ist es auch, sicherzustellen, dass Kundeninformationen und andere sensible Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben übertragen und gespeichert werden. Dies bedeutet etwa, dass sensible Unternehmensdaten nicht auf einem gemeinsam genutzten Familiencomputer oder Smartphone genutzt werden dürfen.“

Auch die WLAN-Netzwerke, über die Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens auf die Unternehmens-IT zugreifen, gilt es zu sichern. Heimische Router haben oft ungepatchte Schwachstellen oder sind falsch konfiguriert.

„Der moderne digitale Arbeitsplatz vernetzt alle Mitarbeiter, fokussiert auf deren Rollen und Zugriffsberechtigungen und schafft kreativen Freiraum“, erklärt Wieland Volkert, Country Manager bei PeopleDoc, einem Spezialisten für Personalmanagement und HR. „Entscheidend dabei ist, dass Unternehmen sichere digitale Technologien bis hin zu KI einsetzen, auch um administrative Prozesse zu automatisieren. So schaffen sie es, den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen und dessen Bedürfnisse abzudecken. Denn beim Modern Workplace geht es nicht nur darum, die Arbeit digitaler zu gestalten. Viel wichtiger ist es, individuelle Entfaltung, Empathie, Zusammenarbeit und Kreativität zu fördern. Wenn Menschen die Freiheit haben, ihr eigenes Potenzial zu verwirklichen, werden Teams erfolgreicher und zufriedener.“

Welche konkreten Faktoren den digitalen Arbeitsplatz ausmachen, ist jedoch auch immer vom Unternehmen selbst abhängig. Für Mareike Theobald von BTC lauten die Leitfragen: „Was führt im Unternehmen dazu, die Wertschöpfung zu steigern? Was hilft dabei, ein Problem zu lösen?  Welche Bedürfnisse haben die Mitarbeiter?“

Wichtige Elemente, die einen digitalen Arbeitsplatz prägen, sind etwa virtuelle Meeting-Tools für die elektronische Zusammenarbeit, eine ortsunabhängige Kommunikation und gegenseitiges Vertrauen. „Für eine gute Zusammenarbeit braucht es Meeting-Formate, die die Zusammenarbeit und den Austausch fördern“, so Theobald. „Hier bieten sich Dailys, Weeklys oder ähnliche Termine an.“

Zu den Werkzeugen für die elektronische Zusammenarbeit gehören Collaboration-Tools wie Microsoft Teams mit Videotelefonie, Tools für die kreative Zusammenarbeit wie ein virtuelles Whiteboard sowie gemeinsame Dateiablageorte und Anwendungen, in denen man gleichzeitig gemeinsam arbeiten kann. „Notwendig sind schnelle und kurze Kommunikations- und Entscheidungswege zu allen Beteiligten im Unternehmen, egal von wo aus sie arbeiten. Auch das Socializing sollte unbedingt ermöglicht werden“, fährt Theobald fort. Gegenseitiges Vertrauen ist essenziell: „Es braucht Vertrauen, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre eigenen Tagesabläufe gestalten können. Dafür kann es hilfreich sein, fest definierte Erreichbarkeiten zu erarbeiten, aber auch Freiraum zu gewähren und nicht misstrauisch zu werden, wenn eine Kollegin oder ein Kollege einmal nicht sofort erreichbar zu sein scheint.“

Und Sven Klindworth von BT fügt hinzu: „Mitarbeiter müssen dazu ermutigt werden, die neuen Technologien anzunehmen und effizient einzusetzen. HR, IT und Fachabteilung sollten hier an einem Strang ziehen - und auch an der Ausstattung der Mitarbeiterarbeitsplätze zu Hause darf nicht gespart werden.“ Dazu zählen Software, ein Breitbandanschluss, ausreichend mobiles Datenvolumen, hochwertige Endgeräte, aber auch ein ergonomischer Stuhl und die passende Beleuchtung.