Archivierungsmedien

Maßgeblich für das Verschwinden dieser Medien war auch der Abschied von der rein hardwarebasierten Revisionssicherheit. Die Ausschließlichkeit der revisionssicheren Speicherung auf WORM-Datenträgern gilt nicht mehr. Die Finanzbehörden haben ausdrücklich darauf hingewiesen, dass für die Archivierung keine speziellen Datenträger gefordert sind. Vielmehr kann auf Medien jeder Art archiviert werden, wenn die Revisionssicherheit per Software sichergestellt wird.

Seitdem verwenden viele Anbieter von Archivierungslösungen günstigere Datenträger wie Festplatten zur Archivierung. Die Revisionssicherheit implementieren sie innerhalb ihrer Dokumentensysteme per Software-Schreibschutz - zur Unterscheidung vom Hard-WORM der echten WORM-Laufwerke und -Medien oft als Soft-WORM bezeichnet.

In der Tat gelten Festplatten inzwischen auch für die Langzeitarchivierung als ebenso geeignete Datenträger wie Magnetbänder - das historisch beliebteste Archivierungsmedium. Nach einer Studie der amerikanischen Marktforschungsgesellschaft Enterprise Strategy Group (ESG) dominieren heute im Bereich Langzeitarchivierung im Wesentlichen vier Medientypen: interne Festplatten, externe Storage-Systeme mit Hard-Disks, etwa NAS-Geräte (Network-Attached Storage), Speichersysteme, die in ein Storage Area Network (SAN) eingebunden sind, und Bandlaufwerke. Optische Medien wie DVDs spielen heute kaum mehr eine Rolle.

IT-Verantwortliche haben also, was das Archivierungsmedium betrifft, im Prinzip freie Hand. Beachtet werden muss aber in jedem Fall die erwartete Lebensdauer der Datenträger. Egal welches Medium für die Archivierung eingesetzt wird: Wichtig ist immer, die archivierten Daten rechtzeitig auf aktuelle Medien umzukopieren. Als Faustregel gilt, dass dies spätestens alle fünf Jahre erfolgen sollte.

Ähnlich problematisch wie die Wahl des Speichermediums gestaltet sich die Formatfrage. Wer kann heute sicherstellen, dass es Dateiformate wie DOC oder XLS in zehn oder zwanzig Jahren noch gibt? Was passiert, wenn sich archivierte PDFs nicht mehr öffnen lassen? Irgendwann verschwindet jedes Format oder wird gravierend geändert. Dann sind ältere Dokumente wegen fehlender Kompatibilität nicht mehr lesbar.

Institutionen wie das BSI empfehlen für die Archivierung ausschließlich Standardformate. Dazu gehören nur wenige Dateitypen und Dokumentenbeschreibungssprachen. Im Kern sind dies die Textformate PDF/A, SGML, XML und ASCII sowie die Bildformate JPEG und TIFF.

Eine besondere Bedeutung kommt PDF zu. Seit die ISO 2005 das PDF/A-Format (A = Archive) als Standard für die Langzeitarchivierung von Dokumenten zertifiziert hat, wird das Format im Markt hoch gehandelt. Der ISO-Standard 19005-1 PDF/A basiert auf PDF 1.4, schließt aber einige Funktionen aus, die eine langfristige Darstellbarkeit beeinträchtigen könnten. So ist beispielsweise die Verwendung externer oder spezifischer Ressourcen wie eingebetteter Fonts nicht erlaubt. Durch diese und andere detaillierte Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein.

Der Vorteil von PDF/A: Ein PDF/A-konformes Dokument kann den Inhalt auf verschiedenen Computern mit unterschiedlichen Betriebssystemen und unter verschiedenen Druckumgebungen visuell gleich reproduzieren. Es bettet zum Beispiel alle Schriften und Farbprofilinformationen in das Dokument ein. Dynamischer Inhalt eines PDFs ist nicht gestattet. Der PDF/A-Standard ist also eine Beschränkung auf die wesentlichen Informationen.