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Digitale Dokumente beweissicher archivieren

Dokumentenmanagement

von - 11.09.2020
Voraussetzung für eine effiziente Langzeitarchivierung ist in der Praxis ein funktionierendes Datenmanagement. Für die Archivierung müssen die Daten, die oft in verschiedenen Abteilungen liegen, zusammengeführt, konsolidiert, in Standardformate überführt und abgelegt werden.
Bei der Archivierung müssen bestimmte Regeln befolgt werden. Die GoBD fordert etwa, dass relevante digitale Dokumente im Ursprungsformat aufbewahrt werden müssen. Eine Rechnung in Form einer PDF-Datei ist auch als PDF-Datei zu speichern. Werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format konvertiert, müssen grundsätzlich beide Versionen aufbewahrt werden. Papierdokumente können erst vernichtet werden, wenn eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung sichergestellt ist.
Nur die Originaldaten im Archivsysteme abzulegen reicht dabei nicht aus, weil sie auch wiedergefunden werden müssen. Daher müssen Zusatzdaten zu Struktur und Inhalt der Originaldaten mit aufgenommen werden. Diese Metadaten bilden zudem die Grundlage für die Indizierung des Datenbestands.
Alle Dokumente und die Metadaten sollten digital erzeugt oder übernommen werden. Das stellt sicher, dass Dokumente dieselben Datenformate aufweisen und nach einheitlichen Kriterien indiziert werden. Die Praxis zeigt, dass es sinnvoll ist, eine flexible Archivierungslösung zu implementieren, die unabhängig von Applikation und Speichermedium ist. So kann mit einem softwarebasierten Archivierungsansatz eine zukunftssichere Langzeitdatenspeicherung und eine rechtskonforme Archivierung erreicht werden.

Software-Anforderungen

Ein digitales Archivierungssystem sollte sowohl mit textbasierten Dokumenten als auch mit Multimedia-Inhalten umgehen können, verschiedene Datenträger wie Bänder und Festplatten unterstützen, den rechtlichen Vorgaben entsprechen, hochverfügbar sein und mit Standardformaten wie PDF und TIFF arbeiten und diese durchsuchen können. Auch Papier­dokumente sollten sich nach einer Digitalisierung verwalten lassen. Heute erledigt die gesetzes- und GoBD-konforme Archivierung üblicherweise Enterprise-Content-Manage­ment(ECM)- und Dokumenten-Management(DM)-Software. Während sich DM-Systeme ausschließlich auf die Aufbewahrung, Verwaltung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente beschränken, übernehmen ECM-Systeme umfassendere Aufgaben. DM-Lösungen sind eher im Mittelstand verbreitet, ECM-Systeme werden hauptsächlich von größeren Unternehmen eingesetzt.
Jedes Dokument, das in das DM- oder ECM-System eingepflegt wird, wird nach Vorgaben automatisch indexiert, verschlagwortet und kann rechts- und revisionssicher archiviert werden. Verfügt die Software über eine OCR-Texterkennung, liest sie den Inhalt gescannter Dokumente aus und indexiert ihn. Bei Eingabe eines Suchbegriffs erscheinen in Sekundenbruchteilen alle Dateien, die den gesuchten Text enthalten. Die Archivierungs-Software vereinfacht schließlich auch Betriebsprüfungen durch das Finanzamt. Und eine Verfahrensdokumentation für die Rechnungsbearbeitung und -archivierung kann die Einhaltung der GoBD-Vorschriften zuverlässig nachweisen und somit den Prüfprozess wesentlich erleichtern und verkürzen.
Axel Pols
Axel Pols
Geschäftsführer Bitkom Research
www.bitkom-research.de
Foto: Bitkom
„Unsere Untersuchungen zeigen, dass sich die Investitionen in DMS-Lösungen lohnen und die Erwartungen überwiegend erfüllen.“

Ausblick: Archiv als Service

Laut der Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ des Digitalverbands Bitkom nutzen mittlerweile 96 Prozent der größeren Unternehmen Software für das Management und die Archivierung von Dokumenten. „Unsere Untersuchungen zeigen, dass sich die Investitionen in DMS-Lösungen lohnen und die Erwartungen überwiegend erfüllen“, resümiert Axel Pols, Geschäftsführer von Bitkom Research. „Knapp zwei Drittel der DMS-Nutzer geben an, dass die Kundenzufriedenheit durch den Einsatz von DMS-Lösungen zugenommen hat.“ Die Archivierungsfunktionen bilden dabei den wichtigsten Kern. Laut der eingangs erwähnten Kyocera-Studie schätzen unter den DMS-Nutzern die meisten Mitarbeiter  (69 Prozent) vor allem die Archivierungsfunktion.
In neuerer Zeit gehen Anbieter von Archivierungslösungen dazu über, ihre Produkte als Software as a Service (SaaS) in der Cloud bereitzustellen. Dies ist auch bei der beweiserhaltenden Langzeitarchivierung möglich. Der Cloud-Provider hält in diesem Fall in seinem Rechenzentrum die Infrastruktur vor, also die Speichersysteme sowie die Software und Middleware wie etwa SecDocs von Fujitsu.
Bei der Nutzung von Cloud-Services sollte allerdings geprüft werden, ob der Anbieter über Sicherheitszertifikate wie ISO 27001 verfügt und wo die Daten physisch gelagert werden. Vorzuziehen sind Cloud-Provider, die Rechenzen­tren in Deutschland oder der Europäischen Union betreiben und den Vorgaben des EU-Datenschutzrechts unterliegen - oder noch besser den strengeren deutschen Datenschutzregeln.

Dokumentenmanagement-Systeme mit Archivfunktion (Auswahl)

DocuWare

Dokumenten-Archivierung, -Speicherung und -Suche für Unternehmen, die einen sicheren und geschützten Aufbewahrungsort für ihre wichtigsten Geschäftsinformationen benötigen. Cloud und On-Premise

Amagno

Funktionen einer ECM-Lösung mit Langzeitarchivierung. Mit der Hotkey-Suche kann aus jeder Anwendung heraus direkt nach Dokumenten gesucht werden

EASY ECM Suite

Integrative Software-Plattform, die den vollständigen Zyklus von Dokumenten in Unternehmen abbildet. Die Sicherheit der Archivlösung ist zertifiziert

ecoDMS

Einfaches DM-System, Plug-ins ermöglichen eine direkte Archivierung aus Office-Anwendungen; per Mausklick können so beispielsweise E-Mails aus dem E-Mail-Programm archiviert werden

ELO ECM

Unternehmensdokumente werden über den gesamten Lebenszyklus hinweg logisch verwaltet und nach rechtskonformen Richtlinien archiviert

Kendox Infoshare

Konzipiert für den Einsatz in Unternehmen, die das Management von elektronischen Dokumenten, Informationen, Akten und Prozessen nachhaltig optimieren wollen

Kyocera

DM-Lösungen für Unternehmen jeder Größe. Der Kyocera Workflow Manager ist auf die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten

Proxess

Zielt auf mittelständische Unternehmen aus Handel und Fertigung sowie Energieversorger und Dienstleistungsunternehmen, die ihr Papierarchiv durch eine gesetzeskonforme digitale Archivierung ersetzen möchten

Fujitsu Secdocs

Eine vom BSI zertifizierte beweiswerterhaltende Langzeitarchivierungslösung. SecDocs wurde nach der ArchiSafe-Spezifikation der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt (PTB) in Braunschweig entwickelt und zertifiziert

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