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Langfristig speichern

Digitale Dokumente beweissicher archivieren

von - 11.09.2020
Speicher-Symbol
Foto: Alexander Supertramp / shutterstock.com
Dokumente langfristig und beweissicher zu archivieren, stellt viele Firmen vor Probleme. Wichtig sind sowohl die Wahl des Speichermediums als auch des Managementsystems.
Wie einfach war doch die sichere Archivierung von Dokumenten im Prä-Computer-Zeitalter: Lange war Papier das perfekte Medium für die dauerhafte Aufbewahrung wichtiger Informationen. Ohne großen administrativen Aufwand konnten Papierdokumente lange und relativ platz­sparend aufbewahrt werden - und überlebten bei lediglich minimalen Vorkehrungen schadlos Jahrzehnte und gar Jahrhunderte.
Doch die Zeiten der papierbasierten Datenarchivierung sind vorbei. Heute müssen Unternehmen immer mehr elek­tronisch erzeugte Dokumente und Daten aufbewahren: Steuerdokumente, Verträge, Entwicklungsunterlagen oder Umsatzstatistiken - alles liegt digitalisiert vor. Viele dieser Unterlagen müssen Jahre, teilweise Jahrzehnte archiviert werden. Das schreibt der Gesetzgeber vor.
Im öffentlichen Sektor etwa sind Daten über 70 oder mehr als 100 Jahre vorzuhalten. Bei Geschäftsunterlagen beträgt der vorgeschriebene Archivierungszeitraum bis zu zehn Jahre, bei Patientendaten bis zu 30 Jahre. Gebäudepläne, Katas­tereinträge und Unterlagen für medizinische Geräte müssen sogar über die gesamte Nutzungszeit hinweg aufbewahrt werden.
Eine aktuelle Befragung von Statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions zeigt, wie nachlässig viele Unternehmen hier sind. Kyocera-Business-Consultant Christoph Kuboth spricht von „alarmierenden Zahlen“ und beschreibt die gegenwärtige Situation so: „Dokumente werden unvollständig abgelegt, Aufbewahrungsfristen werden nicht eingehalten, nur rund ein Drittel der Befragten geht davon aus, dass aufbewahrte Dokumente nicht verfälscht werden können.“ Sein Rat: „Ich empfehle Betrieben und Organisationen aller Größenordnungen, schnell ihre Hausaufgaben zu machen.“
Christoph Kuboth
Christoph Kuboth
Business Consultant bei Kyocera https://germany.kyocera.com
Foto: Kyocera
„Dokumente werden unvollständig abgelegt, Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten, nur rund ein Drittel der Befragten geht davon aus, dass aufbewahrte Dokumente nicht verfälscht werden können.“

Backup, Archivierung & Co.

Dass die Dokumentenarchivierung in vielen Unternehmen nicht den Stellenwert hat, den sie haben sollte, liegt nicht nur am geringen Glamour des Themas. Oft ist es auch schlicht Unwissenheit. So verwechseln IT-Verantwortliche immer noch Backup und Archivierung - ein schwerwiegender und folgenreicher Fehler. Beide Konzepte unterscheiden sich nämlich in wesentlichen Punkten.
Ein Backup ist eine Kopie der Daten für den Fall, dass diese infolge Benutzerfehlern oder technischer Defekte verloren gehen. Diese Sicherungskopien werden in der Regel wenige Tage bis Wochen aufbewahrt und danach mit einer neuen Version überschrieben. Das Ziel eines Backups ist also die schnelle und unproblematische Wiederherstellung der Daten bei Verlust der Produktionsdaten.
Eine Archivierung dagegen ist das systematische und langfristige Lagern von Daten auf speziellen Datenträgern. Die Informationen sollten stabil, geschützt und jederzeit reproduzierbar sein. Von Langzeitarchivierung spricht man, wenn die Dokumente mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden sollen. Und mit digitaler Archivierung ist allgemein die datenbankgestützte, langfristige, sichere Speicherung von Daten gemeint.
Die Archivierung ist oft an weitere Regeln gebunden wie Unveränderbarkeit, langfristige Wiederauffindbarkeit und Wiedergabefähigkeit. Häufig geht es auch darum, dass die betreffenden Daten nachträglich nicht mehr verändert werden dürfen. Man spricht in diesem Fall von revisionssicherer Archivierung. Diese revisionssichere Archivierung geht also noch einen Schritt weiter als die normale Archivierung und fordert, dass die Daten unveränderbar zu speichern sind.
10 Merksätze
Der Bitkom-Leitfaden „Elektronische Archivierung und GoBD - 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ erläutert prägnant die wichtigsten Regelungen der GoBD:
  • Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
  • Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
  • Die elektronische Archivierung muss eine Unveränder­barkeit sicherstellen.
  • Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
  • Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
  • Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
  • Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
  • Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
  • Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen im Ausland erfolgen.
  • Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.
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