Tipps für die Implementierung

Worauf sollten Unternehmen achten, wenn sie eine RPA-Lösung implementieren wollen? Carsten Rust kann hier aus dem Nähkästchen plaudern. „Viele Firmen wollen RPA ausprobieren nach dem Motto: Das ist gerade ein Trend, also machen wir das auch. Das ist der falsche Weg. Der fachliche Business-Nutzen muss genau definiert sein. Viele Firmen setzen Robotic-Projekte für Prozesse auf, für die diese Technologie gar nicht passt und die keinen Mehrwert bringen.“

Ein Beispiel sind Quartals- und Jahresabschlüsse, die mit erheblichem Aufwand verbunden sind. Firmen müssen aus einer Vielzahl von Quellen die immer gleichen Daten zusammentragen und in vordefinierter Weise aufbereiten und darstellen. Diese Tätigkeiten könnte ein Software-Roboter übernehmen. „Das ist eine schöne Vorstellung, aber fern von Effizienzaspekten. Denn wie oft kommt dieses Verfahren zum Einsatz? Es geht um Quartals- und Jahresabschlüsse – also fünfmal pro Jahr; wobei jeweils drei oder vier Mitarbeiter betroffen sind. Signifikante Einsparungen sind hier nicht zu erwarten, zumal der Aufwand für die Programmierung des Robots nicht zu unterschätzen ist“, so Carsten Rust.

Besser geeignet für Robots seien massenhaft auftretende Fälle mit einer großen Nähe zur Wertschöpfungskette. Als Beispiel nennt er Callcenter. In der Regel müssen die Mitarbeiter im Callcenter mehrere Systeme bedienen, etwa für Kundenhistorie und für Produktdaten. Es kostet daher viel Zeit, Prozesse über all diese Systeme hinweg konsistent zu führen, und hier ist Zeit wirklich Geld. „Große Retailer oder Telekommunikationsanbieter kommen leicht auf ein paar Millionen Calls im Jahr. Und wenn jeder Kontakt im Schnitt um zwanzig oder dreißig Sekunden verkürzt werden kann, dann sind die Einsparungen unterm Strich erheblich. Damit rechnet sich der Aufwand für die Implementierung von Robots innerhalb weniger Monate“, betont Carsten Rust.

Frank Termer von Bitkom rät Firmen, iterativ vorzugehen und mit einem kleinen Bereich anzufangen, den sie gut kennen. Neben der Technologie sieht er die soziale Seite. „Wir müssen darüber nachdenken, wie Mensch und Maschine gut zusammenarbeiten können. Wir müssen den Menschen die Bedenken nehmen, dass sie ihren Job verlieren könnten, und den Fokus auf die Chancen richten: RPA entlastet die Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten und gibt ihnen mehr Freiraum für strategische und kreative Aufgaben – und damit ist RPA auch ein Mittel gegen den Fachkräftemangel.“