Marcus Bott von der ISG Information Services Group im Interview

Marcus Bott ist Partner bei der ISG Information Services Group und Leiter des Automationsgeschäfts in DACH sowie des Gesamtgeschäfts der ISG in Schweiz und Österreich. Im Interview erklärt er, für welche Szenarien sich Robotic Process Automation am besten eignet.

com! professional: Herr Bott, mit dem „ISG Automation Index“ hat Ihr Unternehmen die Produktivitätsgewinne quantifiziert, die auf die Automatisierung von IT- und Business-Services zurückgehen. Was verstehen Sie unter Robotic Process Automation (RPA)?

Marcus Bott: RPA ist eine marktreife KI-Disziplin, die Routine­arbeiten in repetitiven Geschäftsprozessen erleichtert. Dabei kommen Software-Roboter zum Einsatz, deren Kernkompetenz darin liegt, Daten in die Benutzeroberflächen von Business-Applikationen einzugeben. Interessant ist dies immer dann, wenn ein transaktionsstarker Geschäftsprozess über mehrere Systeme läuft, die keine gemeinsamen Schnittstellen haben. Als Ersatz für die fehlenden APIs werden dann üblicherweise Mitarbeiter abbestellt, die die Daten regelbasiert von einem System ins jeweils nächste übertragen. Software-Bots ersetzen das manuelle Vorgehen und bedienen die User-Interfaces rein elektronisch aus einer virtuellen Umgebung heraus. Das ist der Kern von RPA. Nicht mehr und nicht weniger.

com! professional: Für welche Tätigkeiten oder Aktivitäten eignet sich RPA besonders?

Bott: In Backoffice-Bereichen wie der Beschaffung oder dem Personalwesen bringt RPA die höchsten Produktivitätsgewinne. Derzeit führen die Bestellprozesse das Feld an – hier vor allem Rechnungslegung, Zahlungszuordnung, Gutschriften und Geldeinzug. Bei diesen Abläufen beläuft sich die durchschnitt­liche FTE-Reduktion auf beachtliche 43 Prozent. FTE steht für Full-Time Equivalent und ist äquivalent zur Arbeitsbelastung eines Vollzeitmitarbeiters. RPA-Technologien senken den Ressourcenaufwand um durchschnittlich 37 Prozent. Darüber hinaus beschleunigen sich die Geschäftsprozesse um den Faktor fünf bis zehn. Zu diesen Ergebnissen kommt unser aktueller ISG Automation Index, der eine Vielzahl von Pilotprojekten auswertet.

Bott: Schwierig wird es bei Aufgaben, für die es noch keinen eindeutig festgelegten Prozess gibt. In einem solchen Szenario muss eine Automatisierungslösung in der Lage sein, unstrukturierte Informationen eigenständig zu bewerten. Nur dann lassen sich sinnvolle Entscheidungen auch ohne entsprechende Prozessvorgaben treffen. Geht es um Anforderungen dieser Art, stoßen RPA-Lösungen recht schnell an ihre Grenzen. Ab diesem Punkt beginnt die Domäne der Cognitive Automation.

Bott: Software-Roboter, die sich auf die Bedienung von Benutzeroberflächen verstehen, lassen sich einführen, ohne die Prozesse ändern zu müssen. Auch die Logik der die Abläufe unterstützenden Systemlösungen bleibt unberührt. Schließlich beschränkt sich die Aufgabe der Bots ja darauf, spezifische Dateneingaben zu übernehmen, um die damit verbundenen Aufgaben kostengünstiger, schneller und zuverlässiger auszuführen. Zur Orchestrierung der davon profitierenden Geschäftsprozesse gibt es RPA-Plattformen, die sich weitgehend intuitiv nutzen lassen.

com! professional: Wer sind die dominanten Player?

Bott: Aus unserer Sicht zählen Automation Anywhere, Blue Prism und UI Path derzeit zu den führenden Anbietern. Dass sich dieses Trio innerhalb weniger Jahre am Markt etablieren konnte, verdankt es nicht zuletzt auch seiner Fähigkeit, unmittelbar mit den Fachbereichen ins Geschäft zu kommen. Zusätzlich zählen wir Kofax, Nice, Pega und WorkFusion zu den aktuellen Marktführern.

com! professional: Worauf müssen Unternehmen achten, wenn sie eine RPA-Lösung implementieren?

Bott: Vielerorts sind es vor allem die Endanwender, die den Nutzen als Erste erkennen. Auf diese Weise leistet die robotergesteuerte Prozessautomatisierung einer Schatten-IT Vorschub, wie nur wenige Technologien vor ihr. Neben vielen IT-Abteilungen können davon gerade auch deren Dienstleister kalt erwischt werden. Dies gilt sowohl für die Anbieter von Business Process Outsourcing (BPO) als auch für IT-Dienstleister – wenngleich der größte Handlungsdruck eindeutig auf dem BPO-Markt liegt.

Um im Geschäft zu bleiben, müssen die Provider ihrerseits eine Automatisierungs-Roadmap entwickeln und umsetzen – auch wenn dies unweigerlich zu Margenverlusten führt. Doch auch IT-Dienstleistern fällt es alles andere als leicht, den richtigen Ansatz zu finden. Ihre üblichen Größenvorteile können sie im Rahmen von RPA nicht ausspielen. Da jedes Unternehmen hinsichtlich seiner Altsysteme einzigartig ist, muss der automatisierte Datenaustausch zu den individuellen Anforderungen passen.