Was gegen Schatten-IT zu tun ist

Viele Empfehlungen, die Analysten und andere IT-Spezialisten geben, um ernsthaft gegen die Schatten-IT vorzugehen, appellieren an die persönliche Verantwortung: Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen sollten bewusster mit ihren Entscheidungen umgehen, während auf der anderen Seite Unternehmensführung und IT-Team versuchen sollten, die „fehlgeleiteten“ Mitarbeiter und Abteilungen in die Gesamtstrategie einzubeziehen.

Simone Frömming von VMware meint: „Die IT muss sich neu erfinden und beweisen, dass sie den entscheidenden Wettbewerbsvorteil liefern kann. Die interne IT-Abteilung hat natürliche ,Heimvorteile‘ auf ihrer Seite: Sie kennt die Bedürfnisse des Unternehmens weitaus besser als ein externer Service, kann mit den Mitarbeitern gemeinsam direkt Lösungen entwickeln und auf die speziellen Sicherheitsanforderungen des Unternehmens eingehen.“

Viele sind der Ansicht, dass die IT-Abteilung sich von dem Anspruch verabschieden muss, alle IT-Leistungen liefern zu können. Das darf aber nicht dazu führen, dass jeder Mitarbeiter IT aus jeder Quelle, intern wie extern, frei nutzen kann.

Ein Lösungsweg besteht darin, dass sich die IT- Abteilung als interner Dienstleister aufstellt und einen entsprechenden Servicekatalog aufbaut. In diesem Katalog sollten alle Anforderungen aus den Fachbereichen und die jeweiligen Angebote aufgelistet sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Lösungsangebot von der IT- Abteilung selber betrieben wird oder ob beispielsweise auf ein Public-Cloud-Angebot verwiesen wird.

Wichtig ist, dass die IT-Abteilung für alle Services verantwortlich zeichnet – also auch für solche, die sie selber nicht betreibt. Das bedeutet, dass sie die externen Angebote auf Sicherheitsaspekte, Funktionsumfang und Verfügbarkeit untersucht und gegebenenfalls nur für unkritische Anforderungen freigibt. Private- Cloud-Ansätze gehen in diese Richtung eines internen Katalogangebots von IT-Dienstleistungen, die je nach Leistung und Zeit verrechnet werden.

Damit dieser Prozess nicht jedes Mal erst dann gestartet werden muss, wenn eine neue Anfrage kommt, sollte sich die IT-Abteilung proaktiv umsehen, welche neuen Technologien am Markt verfügbar sind, und prüfen, wie diese in ein Angebot eingebunden werden können.

In diesem Sinn benötigt die IT-Abteilung Mitarbeiter für Forschung und Entwicklung, um ständig auf dem Laufenden zu sein. Darüber hinaus ist eine Art Presales- und Sales-Organisation notwendig, denn letztendlich sollte der interne Kunde die Wahl haben, ob er für eine Anforderung auf den IT-eigenen Service oder den von der IT durchgereichten Service zurückgreifen möchte.