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PIM-Systeme

Gute Produktdaten sind für Shops ein Muss

von - 02.10.2018
Product Information Management
Foto: kentoh / shutterstock.com
Product Information Management bringt Ordnung in die Datenflut. Die meisten Shop-Lösungen verfügen bereits über ein integriertes PIM-System. Steigt jedoch die Komplexität der Daten, stoßen diese Lösungen oft an ihre Grenzen.
Um sich für einen bestimmten Artikel entscheiden zu können, braucht der Kunde möglichst genaue Informationen zu dem Produkt: Wie groß ist ein Schuh in Größe 40 tatsächlich? Ist er wasserdicht oder nur wasserabweisend? Welche Materialien sind verarbeitet? In welchen Farbkombinationen ist er erhältlich?
Was bei Schuhen noch halbwegs überschaubar erscheint, ist bei Lebensmitteln schon deutlich aufwendiger. Da stellen sich dann etwa auch Fragen wie die, ob Zusatzstoffe oder Spuren von Allergenen enthalten sind, wie lange das Produkt haltbar ist oder worauf bei der Zubereitung zu achten ist.
Um ein Vielfaches komplexer wird der Umgang mit Produktinformationen, wenn zusätzlich technische Daten verarbeitet werden oder die Daten in verschiedenen Sprachen beziehungsweise für verschiedene Plattformen wie Amazon, Ebay oder Otto verfügbar sein müssen. Auch ein sehr breites Sortiment von Produkten mit völlig verschiedenen Artikelmerkmalen oder eine Vielzahl unterschiedlicher Datenquellen stellen Shop-Betreiber bei der Verwaltung ihrer Produktinformationen vor große Herausforderungen.
Zoro.de: Bietet rund 500.000 Artikel an und hat dazu viele
Zusatzinfos parat.
Neues Product-Information-Management-System bei Zoro Tools
Der Werkzeugfachhändler Zoro Tools mit Sitz in Düsseldorf hat sich für das PIM-System „Informatica MDM – Product 360“ entschieden.
Knapp 500.000 Artikel umfasst das Sortiment von Zoro Tools, einem Online-Fachhändler für Handwerker-, Betriebs- und Industriebedarf. Und das Angebot ist vielfältig: Es reicht von Werkzeug über Schrauben und Befestigungstechnik bis hin zu Maschinen, Werkstatteinrichtungen, Arbeitsschutzkleidung, Garten- und Bürobedarf.
Mit dieser Datenmasse war das alte, eigenentwickelte PIM-System schlicht überfordert. Die Artikeldaten neuer Lieferanten anzulegen, aufzubereiten und in die jeweiligen Kanäle auszuspielen dauerte teils mehrere Monate. Zudem erschwerte die unterschiedliche Datenqualität – die Informationen stammen aus Excel-Listen, ERP-Systemen oder PDF-Dokumenten – die Weiterverarbeitung. „Mit der alten Lösung war es unmöglich, professionell aufbereitete Lieferantendaten und zum Teil völlig unstrukturierte Informationen der kleinen Zulieferer zu konsolidieren“, erinnert sich Dimitri Unruh, Director IT bei Zoro.de. Daher hatte der Händler große Probleme beim Zusammenstellen von Stammdaten.
Ein weiteres Problem war die Dokumentation der Datenherkunft: Endet eine Lieferantenbeziehung, dürfen dessen Daten oft nicht weiter verwendet werden. Zoro Tools konnte allerdings nicht nachvollziehen, woher die Daten stammen, und lief dadurch ständig Gefahr, Inhalte ohne Genehmigung zu verwenden.
Das neue PIM-System löste diese Probleme: Zum einen ermöglicht es die reibungslose Integration von Daten aus unterschiedlichsten Quellen, zum anderen lassen sich Massendaten automatisch erzeugen, verarbeiten, aufbereiten und auch auf ihre Qualität hin überprüfen. Fehlt bei einem Datensatz etwa
ein Produktbild, stoppt das PIM-System die Verarbeitung und benachrichtigt den zuständigen Mitarbeiter. Auch wenn vordefinierte Qualitätsvorgaben nicht eingehalten sind, schlägt das System Alarm. Zudem erfolgt ein automatischer Abgleich auf Dubletten oder Veränderungen im Datensatz. „Das Tool weist uns zum Beispiel darauf hin, wenn es abweichende Preise feststellt“, so Unruh.
Auch bei der Einbindung eines neuen Lieferanten braucht es einen zuverlässigen Datenabgleich: „Wir müssen wissen, ob und wie viele der potenziell neuen Artikel wir bereits im Sortiment haben, erklärt Unruh. „Jetzt können wir Dubletten einfach erkennen und die neuen Produktinformationen schnell in andere Systeme ausspielen. Was früher Wochen gedauert hat, geschieht heute innerhalb von Stunden.“
Für die Lösung von Informatica sprach laut Unruh, dass sie gut zum Geschäftsmodell von Zoro Tools passt und dass sie in kurzer Zeit eingeführt werden konnte. Drei Wochen nach dem einzigen  Vorbereitungs-Workshop stellte der Dienstleistungspartner Arvato Systems eine Testversion vor. Nach sechs Wochen ging die erste Version live, die im Anschluss agil weiterentwickelt wurde. „Bereits diese erste Version war deutlich besser als unsere vorherige Lösung“, so Unruh.
Zu den größten Herausforderungen gehörte die Integration von Schnittstellen zum ERP-, Warenwirtschafts- und Shop-System sowie die Datenmigration. „Die Bestandsdaten ohne Fehler in die PIM-Lösung zu übertragen war wegen der verschiedenen Schnittstellen nicht ganz leicht“, erinnert sich der IT-Spezialist. Zudem mussten die Mitarbeiter geschult werden. Doch der Aufwand hat sich gelohnt: „Das neue PIM-System verschafft uns eine vollumfassende und transparente Sicht auf jegliche Lieferanten- und Artikelinformationen, die wir datengetrieben pflegen können“, lautet sein Fazit.
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