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Daten-Tuning für neue Geschäftsmodelle

Trend: Informationsmanagement

von - 07.09.2018
Im Zusammenhang mit Digital Workplaces und Digitalisierungsprojekten sind Ansätze und Begriffe aufgetaucht, die von Organisationen wie der AIIM als Nachfolger von Enterprise Content Management betrachtet werden. Dazu zählen Enterprise Information Management (EIM) und Intelligent Information Management (IIM). Auch Unternehmen wie M-Files und SER sehen sich verstärkt als Anbieter von Lösungen für das Erfassen, Klassifizieren und Verteilen von Informationen, nicht von Content oder Dokumenten.
Die Differenzierung zwischen ECM auf der einen Seite und EIM beziehungsweise IIM auf der anderen mag auf den ersten Blick etwas kleinkariert wirken. Sie hat jedoch einen Hintergrund, denn das Management von Informationen ist weiter gefasst. Es hat das Ziel, Daten in Informationen und Wissen zu transformieren. Daraus sollen sich letztlich Handlungsempfehlungen für die Führungskräfte von Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen ableiten lassen. Somit hat Informationsmanagement einen strategischen Charakter.
ECM ist dagegen stärker darauf ausgelegt, das Zusammenspiel von Inhalten (Content) und Geschäftsprozessen zu optimieren. Dies bezieht sich auf technische Fragen, etwa wie sich Dokumente und unstrukturierte Daten am besten erfassen und speichern lassen. Ein weiterer Punkt ist, auf welche Weise solche Informationen bereitgestellt und präsentiert werden sollen. Hinzu kommt ein Lifecycle-Management (Lebenszy­klus-Verwaltung), vor allem von unstrukturierten Daten.

Druck auf klassisches ECM

Die AIIM hat in einer Präsentation diverse Punkte aufgelistet, die für den Schwenk hin zu einem intelligenten Informationsmanagement sprechen und den Druck auf herkömmliche ECM-Lösungen erhöhen. Dazu zählt die „Konsumerisierung“ im Bereich Enterprise Content Management. Entsprechende Software muss möglichst einfach zu bedienen sein, etwa mittels Spracheingabe, und zudem mobile Mitarbeiter besser unterstützen. Weitere Punkte sind der Trend in Richtung Cloud sowie die wachsende Bedeutung von Low-Code- und No-Code-Anwendungen, die mit einem Minimum an Programmieraufwand auskommen. Solche Applikationen müssen sich an EMC- beziehungsweise IIM-Systeme andocken lassen.
Kai Kielhorn
Kai Kielhorn
Head of Digital Workplace bei Atos Deutschland
Foto: Atos
„Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten nutzen Kunden in der Regel Formate der Microsoft-Office-Suites oder die entsprechenden Google-Formate.“
Zu den Entwicklungen mit disruptivem Charakter, die den Umbau oder eine Ablösung traditioneller ECM-Lösungen forcieren, gehört der Wunsch von Nutzern nach intelligenten Erfassungsverfahren. Sie wollen Tools, mit denen sich ankommende Datenströme standardisieren und direkt an Geschäftsprozesse anbinden lassen. Das spielt beispielsweise beim Internet der Dinge eine wichtige Rolle. Die Anforderung, aus allen vorhandenen Datenbeständen Nutzen zu ziehen, macht wiederum spezielle Klassifizierungs- und Analysetechniken notwendig. Sie müssen autonom arbeiten und es ermöglichen, Meta-Daten einzuspeisen.
Wann diese Anforderungen von Herstellern erfüllt werden, bleibt abzuwarten. Es ist jedoch abzusehen, dass ECM-Systeme und auch Content-Services-Plattformen vor einem drastischen Wandel stehen.
Dazu tragen allein Technologien bei wie maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz. IBM nutzt beispielsweise bei der Software Datacap kognitive Techniken und seine Watson-Plattform. Diese übernehmen das Erfassen und Klassifizieren von Content aller Art. Es ist davon auszugehen, dass solche intelligenten Content-Plattformen keine Datenspeicher mehr sein werden. Sie entwickeln sich vielmehr zu wichtigen Analyse- und Beratungssystemen für die – menschlichen – Entscheider in Unternehmen.
Der neue Standard NGDX
Das deutsche Unternehmen Ferrari electronic hat mit Next Generation Document Exchange (NGDX) einen neuen Standard für den einfachen und rechtssicheren Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen entwickelt.
NGDX basiert auf Standards der International Telecommunication Union (ITU) und der Fax-Technologie. Hintergrund: „Elektronische Dokumente müssen von Menschen und Maschinen gelesen werden können. Die Fax-Technologie ist heute das einzige elektronische, interdisziplinäre, universelle Verfahren zum Austausch von Dokumenten“, so Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender von Ferrari electronic.
NGDX erlaubt den rechtssicheren Dokumentenaustausch über IP-Telefonanschlüsse. Der Standard akzeptiert hybride Rechnungsformate und PDF/A-Dokumente. Der Transfer des Dokuments startet erst, wenn sichergestellt ist, dass die Gegenstelle für den Empfang bereit ist. NGDX arbeitet auch mit Lösungen wie SAP, Microsoft Exchange, Office 365, diversen ERP- und CRM-Systemen sowie BPM-Lösungen zusammen.
Um Dokumente zu schützen, die mit NGDX übermittelt werden, lässt sich auch die Blockchain-Technik einsetzen. Die entsprechende Software steuert das kalifornische Unternehmen Cryptowerk bei. „Alle Datentransaktionen, auch der Austausch von Dokumenten, können anhand von eineindeutigen Hash-Werten belegt und nachvollzogen werden“, erläutert Leschke. „Setzt man die Blockchain-Technologie zusammen mit NGDX ein, lässt sich die Echtheit von übermittelten Dokumenten beweisen.“
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