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Daten-Tuning für neue Geschäftsmodelle

Content Services statt ECM

von - 07.09.2018
Digitale Lösungen für Unternehmen
Für welche Aufgaben setzten Unternehmen digitale Lösungen zur Verwaltung von Daten ein? Hauptsächlich ist das die Dokumentendigitalisierung.
(Quelle: Bitkom Research )
Mittlerweile haben Marktforscher wie Gartner und Hersteller die nächste Evolutionsstufe der Informations- und Wissensverarbeitung ausgerufen. Gartner führte Anfang 2017 den Begriff Content Services Platform (CSP) ein. Solche Plattformen stellen Dienste beziehungsweise Mikroservices bereit, die entweder separat oder über eine integrierte CSP-Lösung zur Verfügung gestellt werden. Die eigentliche Plattform verfügt über Repositories sowie Funktionen für das Dokumentenmanagement, das Indizieren und Kategorisieren von Inhalten und eine Versionskontrolle. Auch Suchfunktionen sind integriert.
Hinzu kommen Content-Services-Anwendungen. Dazu zählen beispielsweise ein Vertragsmanagement und die Verwaltung der Unterlagen von neuen Mitarbeitern beim sogenannten Onboarding. Das dritte Element sind Service-Komponenten. Nach Einschätzung von Hyland, einem der laut Gartner führenden CSP-Anbieter, sind das zum Beispiel Übersetzungsprogramme und Anwendungen, die automatisch Inhalte analysieren und mit Tags versehen.
Bernd Hoeck
Bernd Hoeck
IT-Analyst und ECM-Experte
Foto: Bloodsugarmagic
„Heute werden traditionelle ECM-Systeme durch deutlich flexiblere Plattformen für Content Services abgelöst, die übergreifend über viele Datenquellen einheitliche Dienste anbieten.“
„Heute werden traditionelle ECM-Systeme durch deutlich flexiblere Plattformen für Content Services abgelöst, die übergreifend über viele Datenquellen einheitliche Dienste anbieten“, erklärt Bernd Hoeck, IT-Analyst und seit 20 Jahren Fachmann im Bereich ECM. Der Trend in Richtung CSP komme dem Wunsch von Nutzern entgegen, die Zahl der ECM-Systeme zu reduzieren und flexiblere Lösungen einzusetzen. Dazu zählen auch Content-Dienste, die über die Cloud zugänglich sind  – im Rahmen von SaaS-Angeboten oder über eine Hybrid Cloud.

Kombination mit Collaboration

Zu den Faktoren, die die plattformübergreifende Bereitstellung von Dokumenten und Informationen immer wichtiger machen, zählt der Einsatz digitaler Arbeitsplätze, sogenannter Digital Workplaces. Mitarbeiter müssen unterwegs oder vom Homeoffice aus mit unterschiedlichen Endgeräten wie Notebook, Tablet und Arbeitsplatzrechner auf diese –Workplaces zugreifen, und damit auch auf Dokumente und Dateien. „Ein weiteres hilfreiches Element ist Whiteboarding, bei dem Teilnehmer einer Telefon- oder Videokonferenz gemeinsam an einem virtuellen Reißbrett Konzepte ausarbeiten, besprechen und Veränderungen ausprobieren können, ohne das Original verändern zu müssen“, erläutert Kai Kielhorn, Head of Digital Workplace beim französischen IT-Service-Anbieter Atos. „Insbesondere hier sehen wir noch ein erhebliches Potenzial für Firmen, solche innovativen Technologien und kreativen Techniken einzusetzen.“
Ebenso wie Microsoft mit Office, SharePoint, OneDrive und Yammer kombiniert Atos bei seiner Collaboration-Lösung Circuit Elemente aus diversen Bereichen zu einem Ganzen: das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, Chat-Funk­tionen, Whiteboards sowie Video- und Audiokommunikationskanäle. „Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten nutzen Kunden in der Regel Formate der Microsoft-Office-Suites oder die entsprechenden Google-Formate“, so Kielhorn. Eine umfassende Versionsverwaltung von Dokumenten kommt durch die Anbindung an eine Dokumentenmanagement-Lösung hinzu. „Ein Nutzer kann einzelne Abschnitte eines Dokuments herauslösen und später wieder zusammenfügen“, betont Kielhorn.
Lösungen für ECM und den Dokumentenaustausch (Auswahl)

Anbieter / Lösung

Beschreibung

Alfresco / Alfresco Content Services

– Cloud-Architektur, inklusive Unterstützung von Hybrid Clouds

– Smart Folder zeigen Content auf Basis von Meta-Daten an, unabhängig von Speicherorten

– Erweiterung und Integration mittels REST-APIs und Frameworks

– Möglichkeit, individuelle Content-Modelle und Workflows zu erstellen

– Integration von Anwendungen wie Microsoft Office und Google Docs

DocuWare / DocuWare Cloud und DocuWare Kinetic Solution

– Bereitstellung On-Premise und über Cloud-Plattformen

– Schwerpunkt auf Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung

– Verwaltung von Meta-Daten, Archivierung von Informationen, Indizierung

– Anbindung an gängige Business-Applikationen wie SAP und Microsoft SharePoint

– Modularer Aufbau mit der Option, nach Bedarf Funktionen zu implementieren

Hyland / OnBase und ShareBase

– Enterprise Content Management Platform

– Case Management und Business Process Management (BPM)

– Erfassung von Daten und Dokumenten

– Als Cloud- und On-Premise-Lösung verfügbar

– Über ShareBase Funktionen für Enterprise File Sync & Share

– Viele branchenspezifische Lösungen

M-Files / M-Files

– Schnelle Anwendungsentwicklung

Zugriff auf Daten in unterschiedlichen „Daten-Silos“, etwa von Microsoft, Google etcetera, über Meta-Daten

- Frameworks für Zugriff von unterschiedlichen Endgeräten und Applikationen aus, etwa SAP und Salesforce.com

– Als Cloud- und On-Premise-Lösung verfügbar

– Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen interessant

Microsoft / Microsoft Content Services

– Basis: Cloud-Angebote von Microsoft: Office 365, SharePoint, OneDrive for Business, Yammer

– Integration von Microsoft-Angeboten wie Teams, Graph und Flow für Analyse und Collaboration

– Zusatzservices in Bereichen wie Compliance und Capture (Erfassen) von Content über Partner

– Cloud-First-Strategie: Nutzer sollen vorzugsweise Cloud-Ressourcen von Microsoft und dessen Azure-Plattform nutzen

– Unterstützung von Hybrid-Cloud-Implementierungen

OpenText / Content Suite und Documentum

– Breiter Funktionsumfang, unter anderem Workflow-Engine, Dokumenten- und Records-Management

– Schnittstellen zu relevanten Geschäftsanwendungen wie SAP und Salesforce

– Cloud- und On-Premise-Implementierung, zudem Managed Hosted Cloud

– Enterprise File Sync & Share durch Kooperation mit Box

– Laut Gartner teilweise komplexe Implementierung und Konfiguration

SER / Doxis4 und Doxis4 iECM Suite

– ECM-Software mit Funktionen wie Business Process Management, Dokumentenmanagement, Eingangsverarbeitung, Archivierung und elektronischer Aktenführung

– Anbindung an Geschäftsanwendungen wie SAP und Microsoft Dynamics

– Einsatz von Machine Learning bei Analyse und Klassifizierung von Content und der entsprechenden
Meta-Daten

– Teilweise komplexe Anbindung an Lösungen von Drittanbietern

Quelle: Forrester Research, Gartner, eigene Recherchen
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