Change-Management

Wie schon ausgeführt, geht beim Thema Collaboration nichts ohne die Unterstützung der Mitarbeiter. Sie müssen sich dem Wandel anpassen - und das auch wollen. „Das ist ein großes Change-Management-Thema“, warnt Daniel Heer von Arvato Systems. „Wenn ich es jahrelang gewohnt war, an meinen Dokumenten allein zu arbeiten und sie auf meinem PC zu speichern, werde ich diese Arbeitsweise nicht von heute auf morgen ablegen können.“ Collaboration zu verinnerlichen, sei ein Prozess, ein stetiges Lernen. Das erfordere nicht nur, eingefahrene Muster zu durchbrechen, sondern auch, Ideen- und Wissen austauschen zu wollen und offen für einen agilen Arbeitsstil und eine tolerante Fehlerkultur zu sein.

Wenn eine Collaboration-Lösung ausgerollt wurde, dann muss der Mitarbeiter zum Beispiel lernen, seine konkreten Bedarfe deutlich zu äußern, damit darauf die Entscheidungen der IT zur Weiterentwicklung der Kooperationsumgebungen fußen können. Das beinhaltet auch, zu verstehen, dass der Zustand, wie er heute ist, nicht einfach hingenommen werden muss, sondern eine Grundlage zur dauerhaften Um- und Mitgestaltung ist.

Der IT-Abteilung wiederum muss klar sein, dass eine einmal eingeführte Technologie nichts Dauerhaftes, sondern vielmehr ein flexibles und dynamisches Ökosystem ist, das stetig Veränderungen erfährt. „Das hat zur Folge, dass die IT in ihrer eigenen Organisation eine Antwort da­rauf finden muss, wie diese kontinuierliche Veränderung gemeistert werden kann - strukturell, fachlich und inhaltlich“, erklärt Florian von der Hagen.

Heinrich Welter von Genesys gibt darüber hinaus zu bedenken, dass die IT-Abteilung auch festlegen muss, wer die Verantwortung für die Lösung trägt und wer sie betreut, also Unterstützung bietet und bei Fragen zur Verfügung steht.

Was viele Unternehmen relativ schnell merken: Collaboration entfacht eine neue Dynamik und Geschwindigkeit - und hat damit positive wirtschaftliche Auswirkungen. So ermöglicht es Collaboration, dass Innovationen schneller aus dem Stadium der reinen Idee zur praktischen Umsetzung gelangen. Kürzere Kommunikationswege helfen allgemein, Prozesse effizienter zu gestalten. Aus der Perspektive der Organisationsentwicklung braucht es für eine erfolgreiche Collaboration auch angepasste Organisationsformen, die weniger starr, weniger klassisch hierarchisch sind, damit digital und sozial vernetzte Zusammenarbeit ohne Hürden gelebt werden kann.

Das hat natürlich auch Auswirkungen auf die Prozesse. Ein neuer Umstand, der zum Alltag wird, ist, dass Mitarbeiter direkt mit den Personen sprechen, in den Austausch gehen und zusammenarbeiten, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgabe brauchen. Dabei ist es egal, ob es sich um den direkten Teamkollegen handelt oder um eine Person aus einem völlig anderen Unternehmensbereich.

Insgesamt sei im Unternehmen mehr team- und organisationsübergreifende Zusammenarbeit und weniger Top-down-Management und -Kommunikation zu erwarten, erklärt Philipp Bohn von Atos. „Wissen und Wissensträger werden dank Collaboration-Tools deutlich sichtbarer.“ Auch müssten Organisationen bereit werden für ein sogenanntes Remote-Management - Teams und ihre Führungskräfte müssen also bei der Umsetzung neuer Strukturen helfen. „Viele Mechanismen dazu werden jetzt in der Krise schon ad hoc gelernt und umgesetzt, wie etwa eine ‚digitale Kaffeeküche' als offener Chat-Raum für alle.“ Dort könnten auch mal arbeitsferne Themen angebracht und diskutiert werden. Nach der Krise komme es darauf an, dass jede Organisation die Vorteile der digitalen Collaboration langfristig für sich nutzbar mache.

„Collaboration braucht Freiheitsgrade und die kann nur das Management gewähren“, ist Dirk Kiefer von CGI überzeugt. Es gehe um einen Mind-Change, einen Kulturwandel im Unternehmen. Das Management müsse hier eine Vorreiterrolle einnehmen und Veränderungsprozesse im Unternehmen vo­rantreiben und vorleben. „Dazu gehört vor allem auch, Strukturen und Ziele klar und transparent festzulegen und zu kommunizieren, nur dann können sich die Mitarbeiter mit Gestaltungsverantwortung in den Prozess einbringen und die schöne Theorie zu gelebter Praxis machen.“

Auch für Dirk Kiefer spielt dabei der Faktor Mensch eine entscheidende Rolle. Einen erfolgreichen Veränderungsprozess müssen seiner Erfahrung nach alle Beteiligten aktiv mitgestalten können. Selbstverständlich benötige auch das Thema Collaboration Zeit und eine Lernphase - gewohnte und viele Jahre beibehaltene Verhaltensmuster ließen sich nicht so schnell über Bord werfen. Aber vor allem müsse allen klar sein, warum diese neue Arbeitsweise erwünscht oder erforderlich sei.

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, dann lassen sich fast alle Mitarbeiter begeistern. Denn Collaboration mit allen ihren Möglichkeiten erleichtert letztendlich ihr Arbeitsleben erheblich und führt somit zu mehr Produktivität und auch zu einer deutlich höheren Motivation.