Mitarbeiter mitnehmen

„Damit Mitarbeiter sich durch traditionelle Verhaltensweisen nicht in ihrer eigenen Entwicklung hindern lassen, sondern vielmehr sogar gefördert werden, braucht es natürlich auch Ansatzpunkte beim Management“, erklärt Florian von der Hagen. Das könne von einer übergreifenden Entwicklung eines neuen, angepassten Manager-Selbstverständnisses bis hin zu angepassten Bewertungsmechanismen für Führungskräfte gehen. Genauso wie Mitarbeiter hochgradig individuell seien, so seien es auch Manager. „Daher ist es auch wichtig, von dem jeweiligen persönlichen Reifegrad aus einen Entwicklungspfad aufzuzeigen. Die Veränderung ist ein Prozess. Lebenslanges Lernen, Selbstreflexion und Anpassungsvermögen erhalten damit einen ganz neuen Stellenwert und eine neue Wichtigkeit“, ergänzt von der Hagen.

Ebenfalls bedeutsam findet er es, sich zu Beginn auf diejenigen Mitarbeiter zu konzentrieren, die eine hohe Eigenmotivation mitbringen und zu Multiplikatoren für andere Mitarbeiter werden können. Das gemeinsame Entdecken und Lernen auf Augenhöhe hält er für zentral, damit auch in einer virtuellen Welt der offene Austausch stattfinden kann. „Das im echten Leben aufgebaute Vertrauen muss auch in die digitale Welt gebracht werden“, so sein Fazit. „Das Wunderbare an Netzwerken aus begeisterten Mitarbeitern ist, dass dort Ideen entstehen, auf die man aus einer Linienfunktion oder Projektbrille heraus nicht unbedingt gekommen wäre.“ Das, was dort entstehe, sei darüber hinaus immer ganz nah an den Dingen des Berufsalltags und leiste damit einen wertvollen Beitrag zur Überzeugung, Gewinnung und Begeisterung der Mitarbeiter. 

Daniel Heer von Arvato Systems ruft Führungskräfte sogar dazu auf, „Digital Leaders mit Vorbildcharakter“ zu werden. Es liege in ihren Händen, die Rahmenbedingungen für eine offene Unternehmenskultur aufzubauen, kurzum: Raum für Agilität, Kreativität und Eigenverantwortung zu schaffen, in dem alle möglichst gut, effektiv und erfolgreich zusammenarbeiten könnten. „Unter diesen Voraussetzungen ist es entscheidend, dass das Management das neue Mindset aktiv unterstützt und nicht bloß auf dem Papier darüber schreibt.“

Um Mitarbeiter für diese neue Art der Zusammenarbeit zu gewinnen, müssen Unternehmen auch die passenden Strukturen schaffen, die es den Angestellten einfach machen, in das Thema Collaboration einzusteigen. Dafür braucht es Lösungen, die den Weg für kollaboratives Arbeiten mit Hilfe definierter Leitplanken in Form von Governance-, Compliance- und Security-Richtlinien ebnen.

Eines ist unbestritten: Collaboration wird in Firmen aller Branchen und Größen eine immer wichtigere Rolle einnehmen. Und das nicht nur wegen der aktuellen Krise, die viele Mitarbeiter quasi zwangsweise ins Homeoffice katapultiert hat.

„Wichtig ist die Aufgeschlossenheit, sich auf neue Zusammenhänge, Integrationen, Tools und Möglichkeiten einzulassen und nicht in alten Schubladen zu denken“, so Alexander Ernst von Cancom. Zudem müsse ein Verständnis vorhanden sein, dass Collaboration kein Projekt sei, das schnell umgesetzt werde und dann abgeschlossen sei. „Vielmehr handelt es sich um einen Prozess, der kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst und erweitert wird“, so sein Resümee.

Wie in anderen Bereichen wird sich auch im Umfeld von Collaboration darüber hinaus ein Trend massiv verstärken: die Möglichkeit des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz. Dieser untergliedert sich laut Florian von der Hagen in zwei Bereiche: Zum einen handele es sich um eher technische Verbesserungen, die bei der täglichen Zusammenarbeit unterstützen. Das seien zum Beispiel technische Erweiterungen wie Live-Übersetzungen in Videokonferenzen. Das seiner Ansicht nach weitaus spannendere, aber auch sensiblere Feld sei die Analyse von Kommunikation und Content. Das heiße, dass „KI beispielsweise permanent die anonymisierten Kommunikationsströme aller Beteiligten analysieren und basierend darauf individuelle Vorschläge zur Optimierung der Collaboration im Unternehmen unterbreiten könnte.“ Auf diese Weise entstehe ein umfassendes Wissensmanagement-System, das erheblich zu einem Effizienzgewinn beitrage. Jedoch: „Dafür braucht es in den nächsten Jahren eine breite Diskussion über den Einsatz von KI, die nicht nur die Unternehmen, sondern die unsere Gesellschaft im Ganzen betrifft.“

Einigkeit besteht bei den Experten darüber, dass bei der Einführung und der täglichen Nutzung von Collaboration-Tools die Mitarbeiter entscheidend sind. „Die wichtigste Voraussetzung ist die Bereitschaft und der Wille der Mitar­beiter, sich mit neuen Arbeitsweisen und Technologien auseinandersetzen zu wollen“, so Ulrich Jänicke, CEO von Aconso. Das Gefühl von Verbundenheit und offenem Austausch müsse von der gesamten Belegschaft getragen werden, damit alle von den Veränderungen profitierten. „Das Wichtigste ist, die Mitarbeiter bereits ganz am Anfang des Veränderungsprozesses mit an Bord zu holen.“ Sie müssten die Chance bekommen, diese neue Art der Zusammenarbeit mitgestalten zu können.

Philipp Bohn von Atos geht nicht davon aus, dass Home­office der neue Standard für alle werden wird - Corona hin oder her. Homeoffice sei allerdings akzeptierter Mainstream geworden und stelle nicht mehr eine Art Anomalie einer traditionellen Präsenzkultur dar. „Unternehmen müssen und wollen dies durch die geeigneten Collabora­tion-Tools und eine Kultur einer offenen und flexiblen Zusammenarbeit unterstützen.“