Die richtige Collaboration-Strategie finden

Das riesige Angebot und das Safe-Harbor-Problem machen die Suche nach der optimalen Collaboration-Lösung nicht einfacher. Alfresco-Manager Waldhauser empfiehlt, sich vor der Entscheidung folgende Fragen zu stellen

Die Collaboration-Lösung müsse in das IT-Gesamtkonzept des Unternehmens passen, findet auch Oliver Kretzschmar von Orbit IT-Solutions. Vor allem aber müsse  der Funktionsumfang immer klar definiert sein: „Die neue Collaboration-Lösung soll eine ganz bestimmte Aufgabe übernehmen, und diese Aufgabe sollte dann von keiner weiteren Plattform angeboten werden. Wird das nicht berücksichtigt, sind Insellösungen vorprogrammiert.“

Oft bildeten sich in Unternehmen zwei Lager, die unterschiedliche Systeme favorisierten. „Das führt über kurz oder lang immer zu Unzufriedenheit bei den Benutzern beider Plattformen.“ Bei der Auswahl sollte man nicht vorschnell vorgehen und vor allem nicht nur auf den Preis schauen, warnt Tobias Loewenhofer von CEMA: „Da kann man richtig viel Geld verbrennen, etwa, weil sich das Produkt mit der günstigen Investition nur mit viel Aufwand anpassen lässt oder aufwändig im Betrieb ist.“

Auswahl und technische Integration sind aber nur der kleinere und einfachere Part bei der Einführung einer Social-Collaboration-Lösung, sagt Experton-Analyst Heuer: „Die Unternehmenskultur ist ein ganz wichtiger Faktor, wenn es darum geht, neue Mechanismen der Zusammenarbeit einzuführen, das ist zu 80 Prozent ein kulturelles und nur zu 20 Prozent ein technisches Problem.“ Wer das nicht berücksichtige, werde scheitern: „Man kann nicht einfach von oben sagen ‚wir sind jetzt ein Social Unternehmen und machen Social Business’“. Entscheidend sei es, die Akzeptanz derjenigen zu gewinnen, die mit den Tools arbeiten sollen: „Ansonsten wird die schöne neue Lösung, die teuer eingekauft und mit hohem Aufwand implementiert wurde, nicht genutzt.“

Die Akzeptanz der Mitarbeiter für eine neue Collaboration-Plattform hängt auch ganz wesentlich von deren Bedienbarkeit ab. „Lösungen, die kaum oder keine Schulungen benötigen, sind dabei in vielen Fällen die beste Entscheidung, sagt Polycom-Manager Hirschoff. „Nur wer ein Tool gerne nutzt, wird es auch regelmäßig nutzen“, findet AppSphere-CEO Roth. Klaus Stöckert von Unify kann das nur bestätigen: „Für mich persönlich sind intuitive Bedienung und ansprechendes Design entscheidende Kriterien, die für oder gegen ein Tool sprechen“.