Bürosoftware wird standardmäßig teamfähig

Neben Neuentwicklungen wie IBM Verse ist es vor allem die Standardbürosoftware, die den Team-Gedanken vorantreibt, allen voran das gute alte „Microsoft Office“ in seiner aktuellen Abo- und Cloud-Inkarnation. „Office 365 – insbesondere mit Yammer und Skype for Business -– macht produktives Arbeiten an jedem Ort und zu jeder Zeit möglich“, verspricht Microsoft-Managerin Diana Heinrichs. „Bei Microsoft Office 365 können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Durch die Versionierung ist nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter, wann was geändert hat“, ergänzt CEMA-Manager Loewenhofer.

Je nach Abo-Plan sind im Lieferumfang bereits einige Tools zur Zusammenarbeit enthalten, beispielsweise der mit einem TB pro Nutzer üppig bemessene Online-Speicher „OneDrive“, der das Teilen von Dokumenten innerhalb und mit externen Partnern erlaubt, eine Plattform für HD-Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern, Teamfunktionen für Kalender sowie die „Skype for Business“-App, die Chats erlaubt und Präsenzinformationen zur Verfügung stellt.

Für Oliver Kretzschmar, Leiter des Competence Centers Applications & Endpoint bei ORBIT IT-Solutions ist die Office-365-Komponente „OneNote“, mit der sich auf verschiedenen Endgeräten wie Smartphones, Tablets und Notebooks Notizen erfassen lassen, zum Lieblings-Collaboration-Tool geworden: „Ist das Notizbuch in SharePoint gespeichert, können sehr leicht andere Kollegen an den Notizen teilhaben. Einmal daran gewöhnt ist es schwer, sich ein Arbeiten ohne OneNote vorzustellen.“ SharePoint, Microsofts klassische Collaboration-Plattform ist allerdings nur in den Enterprise-Plänen von Office 365 enthalten.

Das soziale Netzwerk „Yammer“, das Microsoft 2012 für 1,2 Milliarden Dollar gekauft hatte, ist dagegen auch Bestandteil der Office-365-Versionen „Business Essentials“ und „ Business Premium“, die für kleine und mittelständische Unternehmen mit maximal 300 Benutzern gedacht sind. Yammer ist eine Art Facebook für Unternehmen. Die Kommunikation wird in Gruppen organisiert, in denen Teams zusammenarbeiten, kommunizieren und Dokumente teilen können.

Infos, Dateien oder Umfragen lassen sich posten, persönliche Nachrichten und Unterhaltungen sind ebenso möglich wie die Kommunikation mit externen Partnern. Teams können gemeinsam an Inhalten arbeiten, wobei Änderungen in Echtzeit bei allen Beteiligten zu sehen sind. Für eine Übersicht lassen sich die Informationsströme zwischen Teamkollegen im Kontext von Konversationen und geteilten Dokumenten graphisch darstellen.

Eine ähnliche Funktion namens „Delve“ gibt es im Übrigen Office-365-weit. Sie basiert auf dem „Office Graph“, der kontinuierlich im Hintergrund die Aktivitäten des Nutzers und seiner Kollegen analysiert. Wenn Mitarbeiter beispielsweise das gleiche Dokument ändern oder anzeigen, ist dies für Office Graph ein Zeichen, dass Sie wahrscheinlich zusammenarbeiten. Wer mit wem per E-Mail kommuniziert, für wen Dokumente freigegeben werden und wer denselben Vorgesetzten hat, sind andere Hinweise, auf denen Office Graph ein Beziehungsgeflecht aufbaut.

Auch Adobes Cloud-Angebote integrieren immer mehr Team-Funktionen. In Photoshop und Illustrator lassen sich Stile und grafische Elemente in Bibliotheken teilen sowie Designs gemeinsam entwerfen und verändern. Bis zu 32 Kollaborationsprojekte sind gleichzeitig möglich. Jedes Team-Projekt kann bis zu 100 Mitwirkende umfassen.

Im Bereich Videoproduktion bietet Hersteller mit „Adobe Anywhere“ eine Plattform für die Zusammenarbeit, die in „Premiere Pro“, „Prelude“ und „Adobe After Effects“ integriert ist. Sie ermöglicht es Teams, gemeinsam Filmprojekte zu entwerfen, zu erstellen und zu editieren. Der Zugriff auf die zentral gehosteten Dateien soll über Standardnetzwerke möglich sein und keine zusätzliche Hard- oder Software erfordern. Selbst per Mobilfunk sollen sich Filmdateien prüfen und editieren lassen, wenn auch nur in niedriger Auflösung.