Die Werkzeuge privacyGuard und 2B Advice Prime

privacyGuard versteht sich als zentrales Werkzeug des Datenschutzbeauftragten. Die getestete Single-Version eignet sich gerade auch für externe Datenschutzbeauftragte. Im direkten Vergleich zu dsbAssist wirkt das Programm geschlossener und orientiert sich stärker an der Oberfläche von Windows und dessen Bildsprache. In einer Baumstruktur trifft der Nutzer seine Wahl zwischen den verschiedenen Bereichen, darunter das Verfahrensverzeichnis, Checklisten und E-Learning-Kurse.

Beim Anlegen eines neuen Verfahrens wird man von einem Assistenten begleitet. Um die Unterweisung der Mitarbeiter zu unterstützen, lassen sich E-Learning-Kurse anlegen. Das dafür integrierte Werkzeug ist seitenbasiert und erlaubt es, die Fragen und Antwortmöglichkeiten auf einfache Weise zusammenzustellen. Es ist zwar nur textbasiert, ermöglicht aber trotzdem die Gestaltung ansprechender Folien. Kursteilnehmer buchen und bearbeiten die Kurse über die Web­oberfläche der Client-Server-Version von privacyGuard.

Das Programm gibt es auch in einer Lite-Version, mit deren Hilfe der interne Datenschutzbeauftragte eines Unternehmens grundlegende Aufgaben erledigen kann. Die Pflege eines Verfahrensverzeichnisses und die Bearbeitung von Anfragen sind damit möglich. Was allerdings fehlt, ist die Dokumentation der eigenen Tätigkeit (Spesen, Reisen und so weiter). Auch der Bereich des E-Learnings wurde nicht inte­griert. Dafür kostet die Lite-Variante aber auch nur die Hälfte.

Dieses Produkt mit dem etwas sperrigen Namen ist gleich in zweifacher Hinsicht bemerkenswert. Einerseits wird eine kostenfreie Einzelplatzlizenz angeboten. Diese Variante kann nur einen Mandanten verwalten. Externe Datenschutzbeauftragte oder Unternehmen, deren Organisationsform mehrere Mandanten notwendig macht, müssen sie zusätzlich erwerben. Bei den Kosten ist zu beachten, dass der Abschluss eines Servicepakets ab 200 Euro pro Jahr kostet. Ebenfalls bemerkenswert: Die Bedienoberfläche wirkt, verglichen mit den anderen Compliance-Lösungen, geradezu modern.

Der Anbieter von 2B Advice Prime übernimmt in erster Linie Aufgaben rund um den Datenschutz für Unternehmen. Die Software ist somit also eher so etwas wie ein Nebenprodukt. Sie ist per se netzwerkfähig, das heißt, die Einzelplatzversion nutzt einen lokal laufenden Server.

Auch 2B Advice Prime unterstützt den Nutzer dabei, keine wichtigen Angaben zu vergessen. Deswegen setzt das Programm auf eine Baumstruktur, in der die verschiedenen Dokumente und Verfahren abgelegt werden können. Die Vorgaben in den Formularen sind sinnvoll gewählt. Und über die Register, die am besten schrittweise ausgefüllt werden, berücksichtigt das Programm die wesentlichen Aspekte von der Angabe der Betroffenen über die Zweck­bestimmungen bis hin zu den Detailangaben des Verfahrens.