dsbAssist und DSBBrain für Datenschutzbeauftragte

Das Programm dsbAssist wendet sich an interne und externe Datenschutzbeauftragte. Die drei Versionen des Programms unterscheiden sich in ihrer Funktionstiefe.

Die Version für den internen Datenschützer wird mit einer integrierten SQL-Datenbank ausgeliefert und bearbeitet zunächst nur einen einzigen Mandanten. Die Zahl der Mandanten (im Sinn einer Organisationseinheit) kann durch Zukauf aber auch in der Basisversion erhöht werden.

Die ersten Schritte mit dem Programm sind anspruchsvoll. Dabei gibt sich die Software zugleich auch optisch spröde. So ist etwa die Anlage eines neuen Mandanten zwar ausführlich in der Hilfe beschrieben, funktioniert aber ganz anders, als dies Nutzer von anderen Anwendungen gewohnt sind. Ist der Mandant erfolgreich angelegt, zeigt der Bereich der Erfassung eine übersichtliche und tiefe Baumstruktur, in der alle für die Dokumentation notwendigen Kategorien abgefragt werden.

Viele Angaben können über Ankreuzfelder umgesetzt werden, was gerade Datenschutzbeauftragten, die ihre Aufgabe noch nicht so lange wahrnehmen, die Arbeit erleichtern dürfte. Viel Zeit spart dabei die Bewertung der rechtlichen Grundlage, die im Standardfall mit wenigen Mausklicks erfolgen kann.

Über die Mandantenübersicht lässt sich anschließend ein sogenannter Textprozessor aktivieren. Dieser erstellt aus den Eingaben mit Hilfe vordefinierter Vorlagen und Bausteine das Verfahrensverzeichnis, aber auch Gutachten und Be­richte.

Externe Datenschutzbeauftragte greifen zu den Expertenversionen des Programms, um damit zum Beispiel auch anstehende Aufgaben für die Arbeit als Datenschützer zu verwalten.

Wie bei den meisten Mitbewerbern steckt auch hinter DSB­Brain eine Client-Server-Lösung. Im konkreten Fall wird ein MS SQL Server eingesetzt. Die Installation ist auch auf einem gemeinsamen System möglich, was aber entsprechende Anforderungen an die Hardware stellt. Schließlich müssen auf dem lokalen System dann sowohl die Anwendung als auch die Server-Instanz laufen.

DSBBrain nutzt zur Eingabe und Verwaltung ebenfalls eine Baumstruktur. Bei der Anlage des Verfahrensverzeichnisses müssen in vielen Dialogen nur Häkchen gesetzt werden, was Zeit spart. Da das Programm mandantenfähig ist und über ein entsprechendes Berechtigungskonzept verfügt, kann es auch von externen Datenschutzbeauftragten eingesetzt werden, die Dokumentationen und Checklisten für verschiedene Unternehmen pflegen müssen. In diesem Bereich geht das Programm über das Verfahrensverzeichnis deutlich hinaus, da der Nutzer auch die Fachkunde und die Schulungen von Mitarbeitern des Unternehmens dokumentieren kann. Dazu wird eine Schulung mit Inhaltsangabe angelegt und die Teilnehmer werden zugewiesen. Per Abhaken ist so schnell dokumentiert, wenn ein Mitarbeiter auf das Datengeheimnis verpflichtet wurde.