ECMS in der Cloud und SharePoint-Integration

Die Themen Cloud-Computing und Software as a Service gehen auch am ECMS-Markt nicht vorbei. Fast jeder Hersteller bietet inzwischen einen mehr oder weniger umfassenden Zugriff auf Dokumente über das Internet an oder stellt Kernfunktionen gleich direkt in der Cloud bereit.

Mit foxdox bietet d.velop beispielsweise ein eigenes Produkt beziehungsweise eine Ergänzung seines Portfolios an. foxdox wendet sich an alle Unternehmen, die ihren Kunden in einer sicheren Umgebung Dokumente zur Verfügung stellen wollen. Der klassische Anwendungsfall ist etwa das Angebot elektronischer Rechnungen, wie das inzwischen bei vielen Versorgungsunternehmen tägliche Praxis ist. d.velop hat dabei aber durchaus auch kleinere Organisationen und Selbstständige im Blick, die ihren Kunden auf elektronischem Weg Muster, Projektberichte oder andere vertrauliche Unterlagen zur Verfügung stellen wollen.

Ein weiteres prominentes Beispiel für das Vordringen der Cloud auch ins ECMS-Segment ist die auf Microsoft-Azure-Technologie beruhende DocuWare Cloud. DocuWare bietet damit ein Dokumenten-Management-System (DMS) an, das nach Nutzern und Datenvolumen abgerechnet wird, und verspricht, Compliance-Gesichtspunkte zu berücksichtigen.

Das von Microsoft als zentrale Plattform für die Zusammenarbeit in Unternehmen positionierte SharePoint hat eine derartig große Verbreitung, dass auch die Hersteller von ECMS nicht daran vorbeikönnen. Nahezu alle Anbieter haben eine Schnittstelle zum SharePoint-Server integriert, damit die Nutzer auch aus dem gewohnten Kontext auf ihre Archive zugreifen können.

Unternehmen, die SharePoint intensiv nutzen, sollten sich die jeweilige Schnittstelle aber genauer ansehen. Denn unter Schnittstelle verstehen die Hersteller durchaus Unterschiedliches. Bei der schlichtesten Form wird ein Dokumenten­archiv einfach in ein SharePoint-Portal eingebunden. Der Nutzer greift so auf die im DMS liegenden Dateien und Dokumente zu.

Deutlich mehr Nutzen, aber eben auch deutlich mehr Mühe in der Entwicklung, bringt die Einbindung des DMS als Speicherort in SharePoint. In diesem Fall legt der Anwender Dateien und Dokumente direkt im DMS ab. Damit lassen sich dann die Vorteile des DMS beziehungsweise ECMS wie die revisionssichere Ablage nutzen.

Einen besonderen Ansatz in diesem Zusammenhang wählt d.velop mit ecspand. Es dreht den Ansatz anderer Unternehmen um und erweitert nicht SharePoint um die ECMS-Funktionalität, sondern integriert das Microsoft-Produkt in sein eigenes Portal, um so die geteilten Dokumente und Informationen in den Workflow zu über­nehmen.