„ECMS lohnt sich gerade für KMU“

ECMS-Experte Ulrich Kampffmeyer, Gründer und Geschäfts­führer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, über Sinn und Zweck von Enterprise-Content-Management-Systemen.

com! professional: Ist ein ECMS nur etwas für die großen Unternehmen?

Ulrich Kampffmeyer: Nein, keineswegs. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen haben eher die Chance, sich die Funktionalität eines ECMS durchgängig nutzbar zu machen. Bei Großunternehmen ist es dagegen oft schwierig, einen unternehmensweiten Einsatz umzusetzen. Dabei muss man aber auch berücksichtigen, dass ein mittelständisches Unternehmen nicht alle Komponenten eines modernen ECMS benötigt.

com! professional: Sicher ist Ihnen das in Ihrer Praxis auch schon begegnet. Ein ECMS-Projekt scheitert. Wie kann ich das als Unternehmen vermeiden? Welche Stolpersteine gibt es?

Kampffmeyer: ECM-Projekte scheitern weniger aufgrund mangelnder Funktionalität als aufgrund von Übererwartung, Fehleinschätzungen, unzureichender Vorbereitung und nicht auf Digitalisierung eingerichteter Organisationen, Prozesse und Mitarbeiter. ECMS und DMS verändern die Arbeitsweise. Erfolg darf deshalb nicht am Abschluss des Projekts festgemacht werden, denn erst im Wirkbetrieb über einen längeren Zeitraum kommen die Effekte für Prozesse und Arbeitsweisen positiv zum Tragen.

Hinzu kommt, dass durch die Umstellung auf elektronische Prozesse und das Bereitstellen der Informationen in elektronischer Form ein langfristiger, kaum umkehrbarer Weg beschritten wird. Entscheidungen für eine ECMS-Lösung sind daher von genauso wichtiger strategischer Bedeutung für ein Unternehmen wie eine Entscheidung für eine andere unternehmenskritische Anwendung.

com! professional: Ein Blick in die Glaskugel: Wie werden sich ECMS-Lösungen und deren Markt entwickeln?

Kampffmeyer: Sowohl der Markt wie die Funktionalitäten ändern sich zurzeit erheblich. Die Cloud, die mobile Nutzung, die Integration von Social Media und die Veränderung der Bedienoberflächen etwa durch Apps üben auf die Anbieter einen starken Druck aus. Das ECMS wird dabei immer mehr zur Infrastrukturaufgabe. Lösungen aus der Cloud erleichtern gerade Selbstständigen, kleineren Unternehmen und Mittelständlern den Zugang zu solchen Lösungen, ohne dass sie sich selbst um einen aufwendigen Betrieb, technische Installationen oder Updates kümmern müssten.

Das Kürzel ECMS selbst wird vielleicht noch einige Jahre Bedeutung haben, aber letztlich geht alles in einem übergreifenden Informationsmanagement auf, das keine Unterscheidung zwischen Daten, Dokumenten und anderen Typen von Informationsobjekten mehr macht. Es gilt, generell die Infor­-ma­tion zu beherrschen und als Ressource im Unternehmen nutzbar zu machen.