Die 5 Bausteine einer umfassenden ECMS-Architektur

Das Ziel eines ECMS besteht darin, die im Unternehmen verstreuten Informationen so zu integrieren, dass jeder Mitarbeiter stets auf die Inhalte Zugriff hat, die er zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Informationen in digitaler Form vorliegen oder beleghaft in das Unternehmen gelangt sind. Das ECMS soll den Austausch und die Zusammenarbeit an Dokumenten jeder Art erleichtern.

Zu einer umfassenden ECMS-Architektur gehören fünf Komponenten, die ineinandergreifen:

Im Erfassungs-Modul geht es um das Sammeln und Aufbereiten der Informationen. Unabhängig davon, ob es sich um Papierdokumente oder Dateien handelt, werden die Dokumente in das System übernommen, um anschließend bearbeitet werden zu können. Das Erfassen der Dokumente erfolgt teils manuell oder kombiniert mit (halb) automatischen Systemen.

Die vollautomatische Übernahme funktioniert nur dann, wenn die Daten festen Standards folgen. Dies ist am ehesten bei Informationen aus ERP-Systemen, Online-Shops oder externen Anwendungen der Fall. Deren Datenstruktur ist bekannt und basiert auf einem definierten Standard oder XML-Schema. Ein einmal programmierter Filter bereitet die eingehenden Daten so auf, dass sie später wieder auffindbar sind.

Eine rein manuelle Erfassung kommt nur bei kleinen Dokumentenmengen infrage. Ein Dokumententyp, der lediglich viermal im Jahr auftritt, lohnt nicht die Entwicklung eines Filters oder Prozesses. Mit steigender Menge und Komplexität des Dokumententyps gerät die manuelle Übernahme in eine Sackgasse, weil die Zahl der Fehler steigt und die Arbeit nicht mehr zu bewältigen ist. Dann kommen halb automatisierte Verfahren zum Zug, wo etwa beleghafte Dokumente mittels optischer Zeichenerkennung beziehungsweise optischer Markierungserkennung bearbeitet werden. Die sich zwangsläufig dabei einschleichenden Fehler werden dann von Mitarbeitern manuell korrigiert. Innerhalb des Capture-Moduls erfolgt neben der rein physikalischen Aufbereitung der Daten auch die Klassifizierung und Einordnung der Dokumente in die Struktur des Unternehmens.

Zu einem ECMS gehören zwei Module, die nur scheinbar die gleiche Aufgabe haben. Store- und Preserve-Komponente speichern gleichermaßen Dokumente, aber mit unterschiedlichen Zielsetzungen. Im Store landen alle Daten, die nicht für eine langfristige Archivierung vorgesehen sind, zum Beispiel Mitschriften, Protokolle oder Produktkataloge.

Das Archiv (Preserve) ist dagegen den Daten vorbehalten, die von einem Unternehmen aufbewahrt werden müssen, und zwar so, dass zum Beispiel Behörden auch nach Jahren noch auf diese Informationen zugreifen können. Dafür zuständig sind alle Lösungen für die Langzeitarchivierung (zusammen mit der entsprechenden Hardware) und der revisionssicheren Archivierung. Wichtig dabei ist: Die Dokumente müssen so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen nicht möglich sind.

Die Bereitstellungskomponente (Deliver) schließlich kümmert sich um die Ausgabe der Dateien aus den anderen drei Modulen. Die Daten werden für den Nutzer aufbereitet, zugleich wird der Zugriff darauf geregelt. So kann sich ein dazu berechtigter Mitarbeiter aus den eingegangenen Rechnungen eine Kopie im PDF-Format besorgen. Oder mittels der Produktdaten wird ein individualisiertes Anschreiben für einen Kunden generiert. Im Deliver-Modul ist auch die Logik untergebracht, mit der Daten transformiert werden.

In der Praxis kommt es eher selten vor, dass alle Module vorhanden und eingesetzt werden. Welche Module in welcher funktionalen Tiefe benötigt werden, ist wesentlich von den Geschäftsprozessen abhängig. In Firmen mit wenigen Mitarbeitern und nur einem Standort ist die Einführung einer Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten (Collaboration) kaum sinnvoll, da wahrscheinlich so gut wie nie das gleiche Dokument parallel von mehreren Anwendern bearbeitet werden muss. Das sieht in größeren Organisationen mit vielen Standorten ganz anders aus.