So werden Informationen als Ressource nutzbar
Das Dokumenten-Management eines ECMS
von Stephan Lamprecht - 06.08.2015
In der zentralen Komponente des ECMS, dem Modul für das Management der Dokumente selbst, werden die durch Capture gewonnenen Informationen verwaltet, bearbeitet und genutzt. Hier erfolgt die Aufbereitung der Daten, sodass sie im Internet veröffentlicht werden können. Oder die Mitarbeiter entnehmen ein Dokument, um es im Team zu bearbeiten. Das klingt trivial, ist aber ein komplexer Vorgang. Das Dokumentenmanagement macht die Informationen erst zugänglich. Seine Aufgaben sind:
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Das Aufbereiten der Informationen, damit diese durchsucht und gefunden werden können (Indexierung).
- Das Berücksichtigen eines Berechtigungssystems, sodass nur die Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen, die das für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen und dazu befugt sind.
- Die Übernahme der Schriftgutverwaltung. Hinter diesem antiquierten Begriff verbirgt sich unter dem Gesichtspunkt der Compliance durchaus Sprengstoff. Denn der Gesetzgeber gibt in verschiedenen Bereichen konkret vor, wie Dokumente gespeichert und bearbeitet werden dürfen und welche Aktionen zu protokollieren sind.
- Die Verbindung zu einem Web-Content-Management-System. Das Management-Modul des ECMS enthält entweder eine Schnittstelle zu einem Web-Content-Management-System oder hat ein eigenes Modul dafür. Dieser Teil des ECMS kümmert sich darum, dass die Anwender aus den Datenbeständen die Informationen schneller finden und nutzen können, um Inhalte für das Internet zu produzieren.
- Das Bereitstellen von Collaboration-Funktionen. Ebenfalls optional ist im ECMS eine Komponente für die Organisation der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Mitarbeitern enthalten. Neben dem Einhalten von Berechtigungen geht es im Kern dabei auch um die Organisation der Arbeit. Um Redundanzen zu vermeiden, muss nachvollzogen werden, welche Änderungen am Dokument erfolgt sind. Außerdem werden die verschiedenen Überarbeitungen konsolidiert. Am Ende entsteht also eine neue Version des Dokuments. Die Komponenten für die Collaboration präsentieren sich dabei sehr unterschiedlich und erlauben etwa die synchrone und asynchrone Überarbeitung von Inhalten (Wikis, Versionskontrollen und Ähnliches).
