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So werden Informationen als Ressource nutzbar

So finden Unternehmen das passende ECMS

von - 06.08.2015
Ein DMS ist eine unternehmenskritische Anwendung. An der Nichteinhaltung der Vorgaben für die langfristige und revisionssichere Archivierung hängen zum Beispiel empfindliche Bußgelder. Und wenn erst einmal alle Dokumente und Informationen digitalisiert vorliegen, führt ein Ausfall des Systems zum Stillstand des Unternehmens.
Mobile Lösungen im Fokus: Die derzeit wichtigsten Themen aus Sicht der ECMS-Unternehmen.
Mobile Lösungen im Fokus: Die derzeit wichtigsten Themen aus Sicht der ECMS-Unternehmen.
Deshalb muss ein ECMS mit der gebotenen Umsicht ausgewählt werden. Bereits bei der Aufnahme der Anforderungen und Rahmenbedingungen kann das Hinzuziehen eines unabhängigen Beraters sinnvoll sein. Das gilt gerade auch bei der Erfassung bestehender Systeme, die mit dem DMS kommunizieren sollen.
Bei der Auswahl eines ECMS sollten einige Gesichtspunkte berücksichtigt werden:
  • Suite oder modulare Lösung: Benötigen Sie anhand der Volumina an Dokumenten oder der Zahl der Prozesse einen ausgereiften Boliden oder genügt (zunächst) ein einzelner Baustein, etwa das DMS?
     
  • Verschiedene Kanäle: Müssen Inhalte und Informationen auf verschiedenen Wegen und in verschiedenen Medien publiziert werden? Diese Fähigkeit zum Multichannel wird auch als Single-Source-Publishing bezeichnet. Mit den gleichen Daten produzieren Systeme Produktbeschreibungen für das Internet oder auch gedruckte oder digitale Datenblätter.
     
  • Mandantenfähig: Werden aus den Quellen unterschiedliche Firmen oder Organisationsformen bestückt oder müssen diese voneinander getrennt archiviert werden?
     
  • Dokumententypen: Welche unterschiedlichen Quellen und Typen von Dokumenten sind zu berücksichtigen?
     
  • Rechteverwaltung: Wie komplex muss das System der Zugriffsrechte für das Unternehmen geregelt werden?
     
  • Dritt-Systeme: Müssen weitere Systeme angebunden werden? Kommen bereits Werkzeuge für die Zusammenarbeit zum Einsatz? Welche Datei-Server werden betrieben?
     
  • Migrationsfähigkeit der Daten: Gerade die Komponenten für das Veröffentlichen von Informationen sind kurzen Innova­tionszyklen unterworfen. Noch vor zehn Jahren brauchte kein System eine Schnittstelle, um E-Books oder Apps zu exportieren. Gut, wenn ein System hier mithalten kann. Noch besser, wenn man das System auch wechseln kann.
    Prüfen Sie also vor der Einführung eines Systems unbedingt, wie Daten auch wieder migriert werden können, um den berüchtigten Lock-in-Effekt zu vermeiden. Geklärt werden muss dabei etwa, welche Standards für die Speicherung eingesetzt werden oder in welcher Form sich Metadaten zu Dokumenten extrahieren lassen.
     
  • Skalierbarkeit: Erfahrungsgemäß zieht die Nutzung des ECMS im Unternehmen mit der Zeit weitere Kreise. Was muss geschehen, wenn sich die Zahl der Nutzer verdoppelt oder verdreifacht? Welche Kosten kommen dann zusätzlich auf das Unternehmen zu?
     
  • Virtualisierung: Ein großes Thema in zahlreichen Unternehmen sind derzeit Virtualisierung und Terminal-Server-Um­gebungen.
    Geprüft werden sollte also auch, wie die Zusammenarbeit zwischen den so ausgestatteten Arbeitsplätzen und dem ECMS funktioniert.

Marktübersicht ECMS-Anbieter

Anbieter

Besonderheiten

Alfresco

Schwerpunkt DMS

DocuWare

DMS in der Cloud verfügbar

d.velop

Sicherer Datenaustausch mit Kunden (foxdox)

Easy Software

Viele Schnittstellen

ELO

Desktop-Variante für kleine Unternehmen

OpenText

Großes Portfolio

Plone

Mächtig bei DMS, Collaboration und Publishing

Typo3

Mehr als ein Web-CMS

Aus dem Markt an ECMS-Lösungen hat com! professional für einen ersten Überblick acht Lösungen ausgewählt.

Weitere Infos

  • „ECMS lohnt sich gerade für KMU“
    Interview mit ECMS-Experte Ulrich Kampffmeyer
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