So werden Informationen als Ressource nutzbar
So finden Unternehmen das passende ECMS
von Stephan Lamprecht - 06.08.2015
Ein DMS ist eine unternehmenskritische Anwendung. An der Nichteinhaltung der Vorgaben für die langfristige und revisionssichere Archivierung hängen zum Beispiel empfindliche Bußgelder. Und wenn erst einmal alle Dokumente und Informationen digitalisiert vorliegen, führt ein Ausfall des Systems zum Stillstand des Unternehmens.
Mobile Lösungen im Fokus: Die derzeit wichtigsten Themen aus Sicht der ECMS-Unternehmen.
Bei der Auswahl eines ECMS sollten einige Gesichtspunkte berücksichtigt werden:
- Suite oder modulare Lösung: Benötigen Sie anhand der Volumina an Dokumenten oder der Zahl der Prozesse einen ausgereiften Boliden oder genügt (zunächst) ein einzelner Baustein, etwa das DMS?
- Verschiedene Kanäle: Müssen Inhalte und Informationen auf verschiedenen Wegen und in verschiedenen Medien publiziert werden? Diese Fähigkeit zum Multichannel wird auch als Single-Source-Publishing bezeichnet. Mit den gleichen Daten produzieren Systeme Produktbeschreibungen für das Internet oder auch gedruckte oder digitale Datenblätter.
- Mandantenfähig: Werden aus den Quellen unterschiedliche Firmen oder Organisationsformen bestückt oder müssen diese voneinander getrennt archiviert werden?
- Dokumententypen: Welche unterschiedlichen Quellen und Typen von Dokumenten sind zu berücksichtigen?
- Rechteverwaltung: Wie komplex muss das System der Zugriffsrechte für das Unternehmen geregelt werden?
- Dritt-Systeme: Müssen weitere Systeme angebunden werden? Kommen bereits Werkzeuge für die Zusammenarbeit zum Einsatz? Welche Datei-Server werden betrieben?
- Migrationsfähigkeit der Daten: Gerade die Komponenten für das Veröffentlichen von Informationen sind kurzen Innovationszyklen unterworfen. Noch vor zehn Jahren brauchte kein System eine Schnittstelle, um E-Books oder Apps zu exportieren. Gut, wenn ein System hier mithalten kann. Noch besser, wenn man das System auch wechseln kann.
Prüfen Sie also vor der Einführung eines Systems unbedingt, wie Daten auch wieder migriert werden können, um den berüchtigten Lock-in-Effekt zu vermeiden. Geklärt werden muss dabei etwa, welche Standards für die Speicherung eingesetzt werden oder in welcher Form sich Metadaten zu Dokumenten extrahieren lassen.
- Skalierbarkeit: Erfahrungsgemäß zieht die Nutzung des ECMS im Unternehmen mit der Zeit weitere Kreise. Was muss geschehen, wenn sich die Zahl der Nutzer verdoppelt oder verdreifacht? Welche Kosten kommen dann zusätzlich auf das Unternehmen zu?
- Virtualisierung: Ein großes Thema in zahlreichen Unternehmen sind derzeit Virtualisierung und Terminal-Server-Umgebungen.
Geprüft werden sollte also auch, wie die Zusammenarbeit zwischen den so ausgestatteten Arbeitsplätzen und dem ECMS funktioniert.
Marktübersicht ECMS-Anbieter |
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Anbieter |
Besonderheiten |
Schwerpunkt DMS |
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DMS in der Cloud verfügbar |
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Sicherer Datenaustausch mit Kunden (foxdox) |
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Viele Schnittstellen |
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Desktop-Variante für kleine Unternehmen |
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Großes Portfolio |
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Mächtig bei DMS, Collaboration und Publishing |
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Mehr als ein Web-CMS |
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Aus dem Markt an ECMS-Lösungen hat com! professional für einen ersten Überblick acht Lösungen ausgewählt.
Weitere Infos
- „ECMS lohnt sich gerade für KMU“
Interview mit ECMS-Experte Ulrich Kampffmeyer
