Der ECMS- und DMS-Markt in Deutschland

Der Markt für ECMS und DMS verteilt sich in Deutschland auf zahlreiche Lösungen und Unternehmen.

„Marktführer“ ist – statistisch gesehen – immer die Kategorie „Andere“. Denn: Mehr als ein Drittel des Marktes teilen sich Hersteller, deren Marktanteil weniger als 1,5 Prozent beträgt. Zu diesem Schluss kommen Umfragen immer wieder, zuletzt beispielsweise die AMA IT-Infrastruktur-Umfrage aus dem Jahr 2014.

Diese Zersplitterung des Marktes liegt unter anderem daran, dass sich die Marktteilnehmer als Lösungsanbieter verstehen und ihr Produktportfolio modular aufbauen.

Mit einem zweistelligen Marktanteil gehört die Easy Software AG zu den führenden Anbietern in Deutschland. Sie hat ihr Angebot nach den klassischen Aufgaben eines ECMS organisiert und bietet Einzelkomponenten an. Die beiden grundlegenden Bausteine sind dabei Easy Documents und Capture, die zur Umwandlung von beleghaften Archiven für elektronische Systeme dienen. Außerdem hält Easy Software Lösungen für das Bearbeiten von Eingangsrechnungen, das Führen elektronischer Akten und das Bearbeiten und Archivieren von E-Mails sowie ein DMS für ERP-Systeme (zum Beispiel von Microsoft, SAP oder Sage) bereit.

Das Flaggschiff des Unternehmens d.velop hört auf den Namen d.3ecm. Mit diesem Formular- und Workflow-Desi­gner lassen sich individuelle Geschäftsprozesse abbilden. Mit diesen wird etwa eingehende Post an die zuständigen Mitarbeiter verteilt oder Rechnungen durchwandern beleglos die notwendigen Stationen innerhalb des Hauses. Schnittstellen für die großen und bekannten ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Navision, Axapta, Sage oder Infor sind dabei bereits vorhanden.

Der Hersteller DocuWare zählt zu den Unternehmen, die auf eine längere Geschichte im Bereich DMS und ECMS zurückblicken können. Bereits 1994 hat DocuWare mit Pressman ein Produkt für Privatanwender und Unternehmen lanciert, mit dem sich Zeitungsberge und das Archiv digitalisieren lassen sollten.

Rund um die zentrale Anwendung, die im Kern ein klassisches DMS ist, also das Anlegen von Archiven sowie das Einsortieren von Dokumenten und ihre Indexierung ermöglicht, offeriert DocuWare inzwischen eine ganze Reihe weiterer Module. Dazu gehören Schnittstellen zu Outlook, SAP, automatische Scan-Funktionen, die Erkennung von Barcodes und ein Workflow-Designer. So wird eine individuelle Lösung konfiguriert, die auch als Cloud-Lösung zur Verfügung steht.

ELO war ursprünglich die Abkürzung für Elektronischer Leitz Ordner und tatsächlich als eigener Geschäftsbereich des bekannten Büroartikelherstellers entstanden. Das ist zwar schon lange Geschichte, das Unternehmen ist aber nach wie vor stark im Mittelstand verwurzelt. Heute bietet es auch noch eine Lösung für Kleinunternehmen an. ELO­office kostet als Einzelplatzversion knapp 300 Euro. Es lässt sich dann auf einem Standard-Windows-PC installieren. Der ELO-Desktop integriert das DMS in die Microsoft-Office-Welt und steht ab den Professional- und Enterprise-Ver­sionen zur Verfügung. Diese sind beide als Client-Server-Lösungen konzipiert und erfordern einen Datenbank-Server im Hintergrund.

Auch OpenText gehört zu den Veteranen im Geschäft mit DMS. Durch Zukäufe und Übernahmen bietet die Firma inzwischen gleich eine ganze Reihe von bekannten CMS und DMS unter dem gleichen Dach an. Darunter werden unter anderem Systeme angeboten, die sich etwa im Verlagswesen einen Namen gemacht hatten, wie RedDot oder Vignette. OpenText ist kein Anbieter, bei dem der Kunde einfach „sein“ Produkt auswählt. Gerade durch die gewachsene Komplexität und Diversifikation der Produktpalette ist ohne Beratungsleistung kaum die optimale Lösung zu finden. Weltweit sind einige Tausend Mitarbeiter für OpenText tätig. In Deutschland hat die Firma einen Marktanteil, der um die 5-Prozent-Hürde herum liegt.

Neben den kommerziellen Produkten gibt es auch eine Reihe von freien ECM-Systemen. Die bekanntesten darunter sind Alfresco, Plone und Typo3. Jedes davon vereint mehrere Funktionen eines ECMS, allerdings in unterschiedlicher Tiefe. Alfresco hat seine Stärken als DMS, das auch mit offenen Büroanwendungen wie LibreOffice zusammenarbeitet. Plone und Typo3 wurzeln im CMS fürs Webpublishing, sind aber durch Erweiterungen funktional so gewachsen, dass sich die gespeicherten Daten auch fürs Veröffentlichen in anderen Medien eignen. Auch die Integration von Workflows ist mittlerweile teilweise möglich. Dennoch sollte vor der Entscheidung für ein freies System genau geprüft werden, welche Funktionen sich damit tatsächlich umsetzen lassen.