HR Access vereinfacht die IT-Infrastruktur

Im Zuge der Einführung von HR Access erfolgte auch beim Facility-Management, das wie das Personalwesen in die Zuständigkeit von Werner Hirsch fällt, eine Vereinfachung der IT-Infrastruktur. Wegen der komplexen Anforderungen waren vor der Umstellung auch hier verschiedene Systeme verschiedener Hersteller im Einsatz. Die IT-Leute der Personalabteilung haben es geschafft, diese eigentlich fachfremden  Programme in HR Access zu integrieren.

Aber auch im Kern des Fachbereichs, der Personalwirtschaft, wurden alle übrigen Programme wie Zeitwirtschaft, Bewerberverwaltung, Seminarmanagement und betriebliche Altersversorgung von HR Access abgelöst.

Hirsch bekundet seine Zufriedenheit: „Die neue Software war so flexibel, dass wir aus neun verschiedenen Programmen eins machen konnten.“

Dazu machten sich die IT-ler der Personalabteilung den modularen Aufbau von HR Access zunutze. Das Programm stellt laut Oesterlein sehr viele Werkzeuge bereit, mit denen man die vorhandenen Softwarebausteine frei kombinieren und individuell anpassen könne. Wichtig sei auch die Funktion des Self-Service für Mitarbeiter und Führungskräfte, die online mit dem Personalbereich kommunizieren und für sie freigegebene Funktionen nutzen können, fügt Oesterlein hinzu.

So werde zum Beispiel das Beantragen von freien Tagen, manuelle Stempelkorrekturen oder auch das Beantragen von neuen Stellen komplett online abgewickelt „Inzwischen haben wir auf der Self-Service-Basis ein sehr verflochtenes System, mit dem wir auch unter den HR-Access-Kunden in Deutschland führend sind.“

Wie Oesterlein berichtet, hat der Münchener Verein als erster Kunde in Deutschland HR Access bekommen; inzwischen stehe man als Referenzkunde für Anfragen interessierter Unternehmen und für Neukunden zur Verfügung.

Bei den Standardprodukten, die von Sopra kommen, zum Beispiel bei der Gehaltsabrechnung mit ihren ständigen neuen gesetzlichen Regelungen, erhält man zweimal im Jahr eine sogenannte gesetzliche Wartungslieferung – neue Gesetze, neue Steuertarife und neue Regelungen der Sozialver­sicherungen, die vor Ort in die bestehende Software eingebaut werden müssen. Oesterlein macht das in Eigen­regie, bei anderen Kunden übernimmt Sopra diese Arbeit.

Wenn tatsächlich einmal Fehler in den aktuellen Gehaltsabläufen auftreten, die vom Programm verursacht wurden, dann wird der Hersteller zunächst über ein Event- oder Ticketsystem darauf aufmerksam gemacht. Danach bekommt man Patches, um den oder die Fehler zu beheben. Oesterlein zufolge haben sich solche Eingriffe zu Beginn der Zusammenarbeit noch öfter ereignet, inzwischen komme das jedoch sehr viel seltener vor.

Bei den anderen Programm-Modulen, für die wie bei Zeitwirtschaft oder Weiterbildung eine Wartung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, ist in der Regel gar keine Programmpflege durch Sopra notwendig.