E-Rechnung für Firmen und Behörden ist (fast) da

Spätestens im kommenden Jahr soll die elektronische Rechnung in der EU zum allgemeinen Standard werden - und alle Unternehmen, die an öffentlichen Aufträgen inte­ressiert sind, müssen sich darauf einstellen.

2014 beauftragte die EU-Kommission das Europäische Komitee für Normung (CEN) mit Sitz in Brüssel damit, einen Standard für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu erarbeiten. Herausgekommen ist die Norm EN16931 von Mitte Oktober 2017, die alle öffentlichen Auftraggeber in der EU dazu verpflichtet, spätestens nach 30 Monaten elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Für Deutschland gelten laut E-Rechnungs­gesetz folgende Umsetzungsfristen: Bundesministerien und Verfassungsorgane wie der Bundesrat müssen seit 27. November 2018 elektronische Rechnungen empfangen, alle anderen Bundeseinrichtungen ab 27. November 2019. Für Landeseinrichtungen und kommunale Einrichtungen wie Finanzämter, Gemeindeverwaltungen, Krankenhäuser und Universitäten gelten Landesgesetze. Deadline ist in jedem Fall aber der 18. April 2020. Wichtig ist auch der 27. November 2020. Ab diesem Tag müssen alle Lieferanten ihre Rechnungen elektronisch einreichen können.

Allein für Deutschland haben Fachleute für den Umstieg auf die elektronische Rechnung ein Einsparpotenzial von bis zu 4,5 Milliarden Euro jährlich errechnet. Bei jeder an die öffentlichen Verwaltungen gestellten Rechnung sollen sich bis zu 20 Euro einsparen lassen, haben Donovan Pfaff und Bernd Skiera vom Beratungshaus Bonpago sowie Stefan Wälde von Lufthansa in einer gemeinsamen Studie geschätzt. Bonpago, ein 2000 gegründetes Spin-off aus dem Lehrstuhl für Electronic Commerce und dem E-Finance Lab der Goethe-Universität in Frankfurt, ist auf Financial Supply Chain Management (FSCM) spezialisiert.

Die EU-Kommission geht sogar von einem noch weit höheren Einsparpotenzial von 30 bis 40 Euro pro Rechnung aus. Das würde die öffentlichen Haushalte jedes Jahr um bis zu 8,9 Milliarden Euro entlasten.

So weit die Vorgaben und Schätzungen. Bei der praktischen Umsetzung hapert es bei vielen öffentlichen Auftraggebern jedoch noch. So rechnet etwa die bayerische Landeshauptstadt München nicht mehr damit, die für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen benötigte IT-Lösung bis zum vorgegebenen Termin vollständig einführen zu können. Die wichtigsten Gründe für die Verzögerung seien nicht ausreichend verfügbare Ressourcen, fehlende standardisierte Abläufe sowie zu viele Beteiligte und zu lange Entscheidungswege. Auch lägen wesentliche Rechtsvorschriften noch gar nicht vor.

Die Münchner Stadtverwaltung plant deswegen ein „Notfallszenario“, um E-Rechnungen empfangen, revisionssicher archivieren und ausbezahlen zu können. Das bedeutet, dass elektronisch eingegangene Rechnungen erst ausgedruckt und dann von Mitarbeitern manuell in das bisherige System aufgenommen werden. Die „Süddeutsche Zeitung“ bezeichnete dieses Vorgehen als „legales Schlupfloch“.

Der Aufwand für die Umstellung ist in der Tat immens. Jährlich erhält eine Großstadt wie München nach Angaben der Stadtkämmerei etwa 450.000 Rechnungen von mehr als 30.000 Lieferanten. Bislang gehen diese Rechnungen noch in Papierform an ungefähr 3500 Empfängeradressen bei den diversen Dienststellen der Stadtverwaltung. Nach Bestätigung der Korrektheit einer Rechnung durch einen der circa 13.500 sogenannten Feststeller wird die Rechnung in ein SAP-Buchhaltungssystem übertragen. Erst nach der Freigabe durch einen der 1500 „Anordnungsbefugten“ erfolgt dann die Auszahlung des Rechnungsbetrags.

Allein in der Stadt München müssen also bis zu 15.000 Personen in das System der elektronischen Rechnungsstellung und -bearbeitung eingebunden werden.