Planspiel Rechnungsaustausch

Auch die Behörden tun sich schwer. So kam der Verband elektronische Rechnung (VeR) nach einem 2018 durchgeführten „Planspiel zum elektronischen Rechnungsaustausch“ zu einem niederschmetternden Ergebnis: Bereits bei der Einrichtung des Planspiels habe sich herausgestellt, dass „kleine und mittlere Unternehmen nur rudimentäre Kenntnisse zur elektronischen Rechnungsstellung und insbesondere zu Semantik und Syntax der zugehörigen Datenformate haben“, schreibt der Verband in seinem Abschlussbericht.

Mit dem Thema werde vorrangig der Versand und Empfang von Rechnungen als PDF-Bilddatei assoziiert und weniger die Verarbeitung von strukturierten Daten. Aus diesem Grund konnte der VeR kein einziges KMU finden, das an den Planspielen hätte teilnehmen können. Stattdessen mussten „echte Musterrechnungen aus der Praxis“ verwendet werden. Die Abbildung dieser Rechnungen auf den geforderten XRechnung-Standard habe ergeben, „dass die manuellen Prozesse beziehungsweise die rechnungsstellenden Systeme der Lieferanten geändert werden müssten“. 30 Prozent der Belege bedürften „zwingend einer Anpassung der rechnungsstellenden Personen oder Systeme“. Beispielsweise müsste die Darstellung von Rabatten oder Abschlägen angepasst werden.

Auch Sammelrechnungen müssten künftig „in viele Einzelrechnungen aufgeteilt werden, wenn alle wesentlichen Informationen auf Positionsebene strukturiert übermittelt werden sollen“. Das treffe insbesondere dann zu, wenn mehrere Bestellbezüge oder mehrere Lieferorte vorhanden seien. Diese müssten dann „in Einzelrechnungen pro Bestellung und pro Lieferort aufgelöst werden, wenn diese Daten strukturiert verarbeitet werden sollen“.

Ein Effizienzgewinn ergebe sich erst, wenn Verarbeitungsprozesse wie die Rechnungsprüfung automatisiert erfolgen könnten. Bei einer weiter erforderlichen manuellen Prüfung vieler Einzelrechnungen sei sogar mit einer Erhöhung des Verwaltungsaufwands zu rechnen.

Darüber hinaus betonen die Autoren des Abschlussberichts den weiterhin bestehenden großen Aufklärungsbedarf zu den Einführungsfristen und spezifischen Anforderungen des elektronischen Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen und Verwaltungen. Das gelte insbesondere, weil 99,3 Prozent der 2,5 Millionen Unternehmen in Deutschland zu den KMUs gehören. Rund zwei Millionen davon haben maximal neun Mitarbeiter und damit einen „nicht zu unterschätzenden Aufklärungsbedarf“.

Dazu kommt, dass es Sonderregelungen zu beachten gilt, wie sie die Münchner Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PSP Peters, Schönberger & Partner in ihrem Leitfaden „Die elek­tronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“ erwähnt. So gebe es eine Bagatellgrenze bei Direktaufträgen mit einem voraussichtlichen Auftragswert von unter 1000 Euro. Eine Verpflichtung zur Abgabe elektronischer Rechnungen bestehe hier nicht. Ausnahmen betreffen auch geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten oder den Auswärtigen Dienst.

Die Zeit drängt. Die öffentlichen Auftraggeber in der Europäischen Union stellen auf elektronische Rechnungssysteme um. Auch wenn dieser Vorgang nicht immer glatt läuft, werden sich viele Unternehmen aus der Privatwirtschaft dem Umstellungsdruck nicht mehr lange entziehen können. Gerade kleinere bis mittlere Firmen sind damit bislang jedoch häufig überfordert. Im schlimmsten Fall kann sie dies wichtige Aufträge kosten, wenn sie nicht mehr zu behördlichen Ausschreibungen zugelassen werden. Aber auch auf Anbieterseite ist noch einiges zu erledigen. Noch längst nicht alle Hersteller haben die neuen Standards bereits in ihre Lösungen inte­griert, seien ihre Angebote nun schon cloud­fähig oder noch nicht.