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DSGVO- und GoBD-konform

Strato startet Lösung für Mail-Archivierung

von - 25.03.2019
E-Mails
Foto: sdecoret / Shutterstock.com
Strato erweitert sein Angebot um eine Cloud-Lösung für die rechtssichere Mail-Archivierung. Der Dienst lässt sich zu bestehenden Paketen hinzubuchen und erfüllt die DSGVO- und GoBD-Vorgaben.
Der Berliner Webhoster Strato hat nun auch eine Cloud-Lösung zur rechtssicheren Mail-Archivierung im Programm. Mit dem Cloud-Dienst speichern Unternehmen ihre E-Mail-Korrespondenz konform mit den rechtlichen Vorgaben in deutschen Rechenzentren ab. Die Mail-Archivierung kann zu bestehenden Mail-, Hosting-, Homepage-Baukasten- oder Webshop-Paketen von Strato hinzugebucht werden.
Der Dienst ist für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung ausgelegt. So protokolliert die Lösung etwa die Bearbeitungshistorie jeder einzelnen E-Mail, um die Nachvollziehbarkeit für einen eventuellen Kontroll-Audit zu gewährleisten. Sämtliche Mails werden mitsamt Anhängen im Originalzustand gespeichert. Eine nachträgliche Manipulation der Inhalte sei nicht möglich.
Administratoren können den Zugriff auf das Mail-Archiv je nach Bedürfnis kontrollieren. Darüber hinaus lassen sich auch einzelne Mailadressen auf eine Blacklist setzen. Dadurch beschränkt sich die Sicherung auf wirklich relevante Inhalte und die Datenschutzvorgaben werden gleichfalls berücksichtigt. Die Abrechnung erfolgt anhand der genutzten Speicherkapazität, prinzipiell ist der Speicher aber unbegrenzt ausgelegt.
Firmen sind durch die GoBD dazu verpflichtet, steuerrelevante E-Mails wie analoge Unterlagen zu behandeln und entsprechend 10 Jahre aufzubewahren. Seit Anfang 2017 müssen sich deutsche Unternehmen an diese Vorgaben halten, die ebenso E-Mail-Anhänge umfasst. Verstöße gegen die gesetzlichen Vorschriften können mit Geldstrafen bis hin zu Freiheitsstrafen geahndet werden. Laut Strato erfüllt der neue Dienst sämtliche Vorgaben aus GoBD und  DSGVO.

Klassische Software-Alternative

Wer die Archivierung von offiziellen Mails lieber nicht in die Cloud auslagert, erhält mit MailStore Server eine empfehlenswerte Alternative. Die Software lässt sich auf der eigenen Hardware betreiben und unterstützt gängige Mailserver wie Exchange, Office 365, MDaemon, IceWarp, Kerio Connect sowie IMAP- und POP3-Konten. Im Test überzeugte MailStore durch eine komfortable Bedienung. Einzig das proprietäre Speicherformat missfiel, da es einen späteren Wechsel zu anderen Anbietern erschwert.
Als Home-Variante ist MailStore zudem auch für Privatnutzer ein spannendes Tool.
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