IT-Stiefkind: Info-Silos

McKinsey fand heraus, dass Mitarbeiter 20 Prozent ihrer Arbeitszeit damit verbringen, nach Dokumenten oder Wissen von Experten zu suchen. Um diese Zeit zu minimieren, greifen viele Unternehmen auf Tools zurück, die eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams, Abteilungen und Büros erlauben.

Als Möglichkeit gibt es hier das interaktive Intranet, das als Schnittstelle zwischen den Mitarbeitern fungiert. Dies ist das Herzstück jeder Collaboration-Technologie, denn wenn nur wenige Personen oder Abteilungen ein einziges Kommunikations-Tool für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten oder die Kommunikation verwenden, werden die Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes nicht genutzt. Durch einheit­liche Anwendungen, die von allen verwendet werden, haben Mitarbeiter mehr Zeit für ihre Arbeit und verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Nadeln in Heuhaufen.

Als Beispiel sei hier NBC Universals Einsatz seines interaktiven Intranets News-Connect genannt. Es verbindet Tausende von Redakteuren und Journalisten auf der ganzen Welt und ermöglicht ihnen, Informationen auszutauschen und Inhalte schnell und einfach zu veröffentlichen. Mit NewsConnect hat NBC Universal seine Informationen und Berichte quasi global zentralisiert, um Teams eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Die Implementierung einer Collaboration-Lösung als Drehscheibe für den digitalen Arbeitsplatz ist nur ein Schritt, um den Arbeitsplatz aufzuräumen und zu verbessern. Sobald Inhalte über verschiedene Unternehmenssysteme hinweg durch ein interaktives Intranet immer verfügbar sind, wird es wichtig, eine Überlastung durch zu viele unnötige Informationen zu verhindern. Es ist von entscheidender Bedeutung, den Mitarbeitern nur die Informationen zu präsentieren, die sie auch benötigen und nutzen, und zwar genau dann, wenn sie diese brauchen. Beispielsweise stellen interaktive Intranets die Informationen auf Grundlage der Aktivitäten, Rollen und persönlichen Vorlieben der Benutzer bereit. Dies spart viel Zeit, die sonst zum Durchsuchen der Datenbanken aufgewendet würde.

Mitarbeiter kennen diesen Vorgang des personalisierten Newsfeeds aus Sozialen Netzen – warum also nicht auch im Intranet des eigenen Arbeitgebers?

Die Verbreitung von digitalen Arbeitsplatzwerkzeugen und die Leichtigkeit, mit der Mitarbeiter sie einsetzen können, hat bei vielen Unternehmen ein Umdenken ausgelöst. Von Budgetstreichungen über komplizierte Fusions- und Akquisitionsprozesse bis hin zur Beeinträchtigung des Mitarbeiterengagements hat ein Durcheinander am digitalen Arbeitsplatz weitreichende Nebenwirkungen. Aus diesem Grund ist es für zukunftsorientierte Firmen wichtig, ihre interne Technologielandschaft zu überprüfen und gegebenenfalls neu zu bewerten.

Wenn man weiß, was die eigenen Schlüsselkennzahlen sind und wie das Ziel aussieht, lässt sich ein Tool finden, das man in den digitalen Arbeitsplatz einbinden kann. Ohne ihn kann heute nämlich kaum mehr jemand arbeiten.