Automation ist der Schlüssel

Dank des rasanten Fortschritts bei IT-Anwendungen können inzwischen auch mittelständische Firmen viele dieser zeitaufwendigen oder komplexen Prozesse kostengünstig automatisieren. Hinzu kommt, dass die modernen Systeme meist deutlich schneller und leichter zu implementieren sind, sich auf die jeweiligen Einsatzfelder abstimmen lassen und in der Regel cloudbasiert angeboten werden, womit umfangreiche Investitionen in die eigene Hardware entfallen.

Enterprise-Anwendungen, die auf In-Memory-Computing setzen, verfügen über integrierte Frameworks für Business-Prozesse und verbessern so die Effizienz und Skalierbarkeit. Der größte Mehrwert aber entsteht für die Unternehmen, wenn beispielsweise Finanzplanung, Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Analyse und Planung in einem einzigen System zusammengeführt werden. So können wichtige Prozesse in der ganzen Firma standardisiert und automatisiert ablaufen und darüber hinaus eine sogenannte Single Source of Truth, also ein einheitlicher Datenbestand im Unternehmen, geschaffen werden.

Die drei folgenden Beispiele zeigen, in welchen Unternehmensbereichen sich durch die Automatisierung von Prozessen die größten Verbesserungen für eine erfolgreiche Wachstumssteigerung ergeben können:

Bei CustomInk war es vor allem die Gehaltsabrechnung, die in der Wachstumsphase eine zunehmende Belastung darstellte, da sie haufenweise manuelle Arbeit und Papierkram erforderte. Also investierte das Unternehmen in eine cloudbasierte Lösung für die Bereiche Finanzen und Human Resources, welche die Prozesse optimierte und für eine deutliche Effizienzsteigerung sorgte. "Es war rückblickend die richtige Entscheidung, Finanzen, Human Resources, Lohn- und Spesenabrechnung sowie Zeiterfassung in einem System zusammen zu führen. Das hat unsere Prozesse deutlich verschlankt. Wir können die Gehaltsabrechnung, die früher drei Tage in Anspruch genommen hat, heute in drei Stunden abwickeln", so McDuff. "Und obendrein sind unsere Mitarbeiter viel zufriedener und können sich mehr mit strategischen und lohnenswerteren Aufgaben beschäftigen."

BlaBlaCar stand als innovative, schnell wachsende Firma, die sich neue Märkte erschließt, vor der Herausforderung, im Finanzbereich einheitliche, genormte Abläufe über verschiedene Regionen hinweg zu implementieren. Diese sollten zudem eine schnelle Einbindung neuer Unternehmen und Einheiten in das Finanzsystem erlauben. Mit dem Wechsel zu einer cloudbasierten Finanzanwendung laufen bei BlaBlaCar die Finanzprozesse nun standardisiert ab und beziehen sich dabei auf nur noch eine einzige Quelle für alle Finanzdaten, auf die die wichtigsten relevanten Akteure im Unternehmen in Echtzeit zugreifen können. Das hat auch positive Effekte auf die Unternehmenssteuerung, denn das Management kann nun auf Basis der einheitlichen Echtzeitdaten augenblicksbezogene, erfolgskritische Entscheidungen treffen.

CustomInk wiederum verbesserte mit seinem cloudbasierten Finanzsystem auch den Prozess der Abschlusserstellung. "Als ich 2010 bei CustomInk angefangen habe, sollte ich den normal 25 bis 30-tägigen Prozess des Geschäftsabschlusses auf maximal fünf bis sieben Tage verkürzen", erinnert sich McDuff. "Wir haben das mit unseren bestehenden Systemen zwar geschafft, aber uns war klar, dass wir das angesichts des zu erwarteten Wachstums niemals hätten aufrechterhalten können. Mit dem cloudbasierten Finanzsystem können wir die Fünf-Tages-Frist für den Anschluss nun trotz des größeren Volumens und zusätzlicher Anforderungen locker einhalten."

Elekta, ein rasant wachsendes multinationales Unternehmen mit Hauptsitz in Stockholm und Pionier bei der Behandlung von Krebs und Hirnleistungsstörungen, nutzte früher mehrere verschiedene HR-Systeme, was einfachste Aufgaben überaus kompliziert machte. „Es war unglaublich schwierig, auch nur die banalsten Informationen zu erhalten - zum Beispiel, wie viele Mitarbeiter wir haben”, erinnert sich Raymond L’homme, Global HR Business Application Manager. Um den Wachstumsprozess zu beschleunigen, ersetzte das Unternehmen mehr als 20 Systeme durch ein einziges, cloudbasiertes Human Capital Management System (HCM-System), das die Prozesse über die gesamte Firma hinweg vereinheitlichte. „Der größte Vorteil für uns war, dass wir nur noch ein einziges System haben, das den Ansprüchen unserer globalen Führungskräfte entspricht”, erklärt L’homme. „Wir haben jetzt alle die gleichen Prozesse und ein identisches Look & Feel. Wenn wir beschließen, die Löhne anzuheben, ist das in China der gleiche Prozessablauf wie in Schweden.”