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Automation im Backoffice

Drei Wachstumsbeschleuniger für den Mittelstand

von - 29.11.2018
Digitalisierung für mehr Wachstum
Foto: Viktoria Kurpas / Shutterstock.com
KMUs verschwenden oftmals viele Kapazitäten mit schwerfälligen Prozessen im Backoffice. Durch die Automatisierung von Abrechnungs-, Finanz- und HR-Abläufen werden diese Kapazitäten für das Kerngeschäft frei.
Dieser Beitrag wurde von Hette Mollema verfasst, Regional Director Alps - Country Manager Switzerland & Austria bei Workday.
Die Wirtschaftsnachrichten werden oft von den großen Konzernen beherrscht. Wenn es aber darum geht, Arbeitsplätze zu schaffen, Innovationen voranzutreiben oder Wirtschaftswachstum zu erzeugen, sind die mittelständischen Unternehmen die wahren Leistungsträger.
Hette Mollema von Workday
Hette Mollema ist Regional Director Alps - Country Manager Switzerland & Austria bei Workday.
(Quelle: Workday)
In Europa generiert das mittlere Marktsegment rund ein Drittel des privatwirtschaftlichen Umsatzes und stellt ein Drittel der Arbeitsplätze in jedem Land, wie die aktuellen Zahlen eines gemeinsamen Berichts von ESSEC Business School und GE Capital belegen.
Umso wichtiger ist es, einen Blick darauf zu werfen, wie es um die Zukunftsfähigkeit des Mittelstands bestellt ist und welches die Treiber der wirtschaftlichen Entwicklung in diesem Marktsektor sind. Was benötigen Mittelständler, um die nächste Stufe des Erfolges zu erklimmen – in finanzieller Hinsicht, beim geographischen Wachstum oder wenn es gar um den Aufstieg in die Riege der Big Player geht?

Die Effizienz der Betriebsabläufe

Eine der größten Herausforderungen im Mittelstand besteht in der Komplexität der administrativen Aufgaben und bei den Abläufen im Backoffice-Bereich, wie beispielsweise bei der Gehaltsabrechnung oder Kreditorenbuchhaltung. Oftmals fehlen die passenden IT-Systeme, oder es existiert überhaupt keine geeignete Software-Lösung und die Unternehmen setzen immer noch auf manuelle Arbeitsabläufe. Die Folge: Mitarbeiter erfinden und entwickeln selbst Prozesse, meist auf Basis von Excel-Tabellen oder anderer Anwendungen in voneinander unabhängigen Systemen. Dadurch aber erhöht sich das Risiko von Dateninkonsistenzen und Fehlern enorm. "Der wachsende Anteil an administrativen Aufgaben und papierbasierten Prozessen ist im Mittelstand ein großes Problem", erklärt Greg Bloom, Regional Vice President und Head of Enterprise Technology Deployments für den Mittelstand beim Beratungsunternehmen Mercer. Aus seiner Praxis weiß er, dass Unternehmen "deutlich effektiver und effizienter in den Bereichen Mitarbeiter, Prozesse und Technologie werden müssen", wenn sie wettbewerbsfähig bleiben und Wachstum generieren wollen. Solche administrativen Lasten beanspruchen Ressourcen, die insbesondere die Handlungsfähigkeit wichtiger Geschäftsbereiche wie Finanzen und Human Resources beeinträchtigen: Die Mitarbeiter dort werden von wichtigen, strategischen Aufgaben wie Datenanalyse oder der Pflege der Geschäftspartnerschaften abgehalten.

"Um die Wachstumschancen von Unternehmen – sei es organisch, mittels Fusionen, Übernahmen oder durch einen IPO – jederzeit wahrnehmen zu können, müssen sich die Finanz- und Personalabteilungen auf strategische Aktivitäten konzentrieren können und weniger Zeit für manuelle Tätigkeiten aufwenden", so Bloom. Dies gilt vor allem auch für junge, aufstrebende Unternehmen. Beispiel BlaBlaCar: Der Mitfahrservice mit Sitz in Paris, kämpfte im Zuge seiner weltweiten Expansion mit zunehmender Komplexität und immer mehr administrativem Arbeitsaufwand. Es wurde zu viel Zeit mit langwierigen manuellen Prozessen verschwendet, wie beispielsweise mit der Extraktion und dem Abgleich von Daten aus verschiedenen IT-Systemen. Ähnliche Probleme gab es auch bei CustomInk. Die Firma, bei der Kunden T-Shirts, Caps und Wasserflaschen selbst designen können, wuchs schnell – aber die vorhandenen IT-Systeme konnten mit den steigenden Anforderungen nicht Schritt halten und erwiesen sich so als Hemmschuh. "Wir haben gut ein Dutzend unterschiedlicher Systeme allein in den Bereichen Finanzen und Teamentwicklung eingesetzt. Wegen des hohen manuellen Aufwands waren Gehaltsabrechnung und Kreditorenbuchhaltung extrem zeitaufwändig. Das hat unseren Mitarbeitern viel Zeit und Energie geraubt, die sie eigentlich viel sinnvoller für wertschöpfende Projekte hätten gebrauchen können", erinnert sich Kaylan McDuff, Assistant Controller of Subsidiaries bei CustomInk.
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