Dokumente in der Cloud managen

Die erste Aufgabe eines DMS besteht darin, alle Daten auf einer einheitlichen Plattform zusammenzuführen. Dazu müssen Papierdokumente gescannt, exotische Formate in gängige überführt und schließlich alle Dateien nach einheitlichen Regeln abgelegt werden. Viele DMS bieten eine Integration ausgewählter E-Mail-Konten, um auch elektronische Korrespondenz automatisch den richtigen Vorgängen zuzuordnen. Alle Dokumente werden indexiert, um eine gezielte Suche und schnellen Zugriff zu ermöglichen.

Um zu verhindern, dass Dokumente mehrfach erstellt oder bearbeitet werden, sind Funktionen zum Sperren und Freigeben von Dokumenten (Check-in und Check-out) sowie eine automatische Versionierung nützlich.

Eine Funktion zur Verlinkung von Dokumenten verhindert, dass unterschiedliche Versionen derselben Datei an verschiedenen Stellen gespeichert werden. Stattdessen gewährleistet ein Link auf das Dokument, dass es in allen relevanten Kontexten verfügbar ist. Zusätzlich ermöglichen mobile Client- Apps den Zugriff mit Tablets und Smartphones. Collaboration-Funktionen und Workflows verbessern die Zusammenarbeit in Teams.

Die Suche nach Schlagwörtern und gegebenenfalls im Volltext bildet, zusammen mit Anzeige- und Ausgabefunktionen, den Recherche-Teil des DMS. Hier kommt außerdem die Zugriffssteuerung und -kontrolle ins Spiel, die nur die jeweils berechtigten Nutzer an die Daten lässt. Workflow-Systeme leiten Dokumente und Informationen automatisch an die richtigen Mitarbeiter weiter.

Eine automatische Datensicherung und im Idealfall eine revisionssichere Archivierung vervollständigen den Funktionsumfang. Dabei begleitet das Dokumentenmanagement alle darin erfassten Inhalte nahtlos von der Entstehung bis zur Löschung beziehungsweise Archivierung und führt über jeden Bearbeitungsschritt Buch.

Während ein „ausgewachsenes“ DMS aus einem Datei- Server mit den Nutzdaten, einem Datenbank-Server mit Metadaten zur Klassifizierung sowie weiteren Server-Systemen wie Kommunikations- und Konvertierungs-Servern besteht, sind Cloud-Anwendungen zur Dokumentenverwaltung in vielen Fällen noch etwas einfacher gestrickt und auch weniger transparent. Der Verzicht auf eigene Hardware und IT- Personal macht jedoch einen kostengünstigen Einstieg möglich.

Der Zugriff der Benutzer auf das System erfolgt per Windows-Client, Webinterface oder mobiler App. Teilweise lässt sich der Cloudspeicher auch gleich via WebDAV-Protokoll in Windows einbinden.