Dokumentenmanagement-Software im Test

Verwaltung in der Cloud: Glaubt man Herstellern und Analysten, dann können elektronische Management-Systeme die Bearbeitungszeit von Dokumenten um bis zu 90 Prozent reduzieren. Sie sollen im Schnitt zwischen 20 und 40 Prozent der notwendigen Schritte einsparen und so auch die Kosten um einen vergleichbaren Prozentsatz senken.

Da sich Dokumente in vielfältiger Form durch den gesamten Unternehmensalltag ziehen, ist das eine verlockende Rechnung. Belege, Memos, Präsentationen, Protokolle, Verträge, E-Mails – alles will ja gesammelt, sauber abgelegt und für den Bedarfsfall zugriffsbereit vorgehalten werden.

Vielfach verhindern jedoch auch im zunehmend papierlos werdenden Büro noch Medien- oder Systembrüche den zeitgerechten Zugriff. Sie entstehen etwa dann, wenn Geschäftsvorgänge großteils digital, zum Teil aber auch noch in Papierform abgewickelt werden. Als einfache Lösung bieten sich cloudbasierte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) an. Das Vorhalten der Daten online erleichtert zugleich die Zusammenarbeit mit externen Partnern oder von Teams.