So gelangen Dokumente in EcoDMS

Neue Inhalte lassen sich über einen virtuellen Druckertreiber oder direkt vom Scanner in die EcoDMS-Datenbank einfügen. Außerdem bietet der Hersteller Plug-ins für Microsoft Office, Libre Office, Outlook und Thunderbird an.

Wenn der Anwender einen dieser Importwege verwendet, dann erstellt EcoDMS aus der Datei eine PDF/A-Datei, die mit dem internen Viewer betrachtet werden kann und in die Versionsverwaltung integriert wird. Das funktioniert allerdings nicht, wenn der Anwender die Datei stattdessen mit der Maus in das Programmfenster zieht.

Noch nicht enthalten ist zudem eine Funktion, um eine bereits vorhandene Ordnerstruktur mit Dokumenten verschiedenster Formate schnell und effizient zu importieren. Diesen Massenimport bietet der Hersteller bislang nur als separate Dienstleistung an.

Neue Dokumente werden vom Server direkt in den Volltextindex aufgenommen. Danach lassen sie sich klassifizieren und beispielsweise nach „Dokumentenart“, „Ordner“, „Status“ und weiteren Kriterien ordnen. Hier ist es auch möglich, für ein Dokument eine Wiedervorlage an einem bestimmten Datum festzulegen. Das Klassifizieren lässt sich durch Vorlagen erleichtern.

Das Preismodell ist simpel: Prinzipiell können beliebig viele Anwender EcoDMS gemeinsam nutzen. Bezahlt werden müssen nur gleichzeitige Zugriffe. Sie kosten 49 Euro pro Lizenz.  Weitere Kosten entstehen lediglich, wenn Support benötigt wird oder wenn ein neues Major Release von EcoDMS erscheint.