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Planung

von - 04.08.2021
Dan S. Kennedy empfiehlt in «Time Management for Entrepreneurs», die ungeplante Zeit zu minimieren, was die Grafik 4 verdeutlichen soll. Hilfreich hierbei sind Tools wie KanbanFlow, ein – wie der Name schon vermuten lässt – Kanban-Board, das auch als kostenfreie Variante verfügbar ist. Spaltenanzahl und Beschriftung können an die persön­lichen Anforderungen angepasst werden. In meinem Fall je Arbeitstag eine Spalte (vgl. Grafik 5).
Grafik 4: Von der ungeplanten zur geplanten Zeit
(Quelle: Christian Havel )
Die unterschiedlichen Farben der Aufgaben stehen für die Anzahl an geschätzten Pomodoros, die ich für deren Be­arbeitung vorgesehen habe. Bei der Pomodoro-Technik handelt es sich um eine Methode des Zeitmanagements, die in den 1980er-Jahren von Francesco Cirillo entwickelt wurde. Eine Pomodoro steht für 25 Minuten ungestörte Zeit, in der eine Aufgabe bearbeitet wird. Praktischerweise ist ein solcher Timer bereits in KanbanFlow integriert, wie in der Grafik 6 zu sehen ist.
Grafik 5: Planung der Wochentage
(Quelle: Christian Havel )
Der in Grafik 5 zu sehende Plan wurde beispielhaft erstellt. Auf zwei wiederkehrende Aufgaben möchte ich hinweisen: In «Plan my day» werden die bereits am Vortag für diesen Tag eingeplanten Aufgaben nochmals auf den Prüfstand gestellt, der Posteingang geprüft und gegebenenfalls werden nochmals Anpassungen vorgenommen. «Close my day» steht für eine kleine Retro, in der kurz und nur für die eigene Person Folgendes hinterfragt wird:
  • Was habe ich heute erledigt?
  • Was hat gut funktioniert?
  • Was benötigt Optimierung? 
Grafik 6: Integrierter Pomodoro Timer in KanbanFlow
(Quelle: Christian Havel )
Die Planung für den kommenden Tag wird vorgenommen beziehungsweise angepasst. Die Nutzung des Pomodoro Timers dient einerseits dazu, sich für eine bestimmte Zeit auf eine einzige Aufgabe zu fokussieren. Sie kann andererseits auch als sportliche Herausforderung betrachtet werden, die jeweilige Aufgabe in der geplanten Zeit auch wirklich abzuschliessen.
Denn wie Brian Tracy in «Eat that Frog» schreibt: «If you give it less time, it will get done in less time. If you give it more time, it will get done in more time.» Das bedeutet, man kann und sollte sich selbst unter sportlich zu betrachtenden Druck setzen mit einem Zeitfenster, bis wann die Aufgabe abgeschlossen sein soll. E-Mails beziehungsweise Rückrufe werden zwischen den Aufgaben erledigt.
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