Der Digital Workplace erobert Deutschland

Viel ist von der Digitalisierung die Rede - der Arbeitsplatz ist davon selbstverständlich nicht ausgenommen. Neue Technologien erweitern die Möglichkeiten: Texte und Tabellen werden in der Cloud verwaltet, die digitale Signatur ersetzt das Fax und Chats und Videokonferenzen ermöglichen jederzeit Gespräche unter Geschäftspartnern und Kollegen - trotz großer Distanzen. Doch wie weit ist die Digitalisierung des Arbeitsplatzes inzwischen gediehen? Und wie sieht der Digital Workplace eigentlich aus?

Sehen wir uns zunächst den Stand der Dinge an. Der Digitalverband Bitkom hat im vergangenen Jahr über 1100 Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern befragt, wie weit sie den digitalen Arbeitsplatz bereits umgesetzt haben. Zwei von drei Unternehmen (67 Prozent) sind demnach up to date, jedes dritte Unternehmen hat noch Nachholbedarf.

Im Zuge der Umfrage hat Bitkom zudem einen Digital Office Index (DOI) erstellt, der die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen sowie deren Fortschritt und Effekte zeigt. Auf einer Skala von 0 („überhaupt nicht“) bis 100 („vollständig digitalisiert“) erreicht der DOI insgesamt einen Wert von 54 Punkten und hat sich damit im Vergleich zur Vorgängerstudie leicht verbessert. 2016 lag der Digital Office Index bei 50 Punkten.

Allerdings hat sich die Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen weiter geöffnet. Große Firmen mit mehr als 500 Mitarbeitern erzielen einen Indexwert von 63 Punkten (2016: 58 Punkte). Im Mittelstand mit 100 bis 499 Mit­arbeitern liegt der Wert bei 58 (2016: 53) und bei kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es 53 Punkte (2016: 49).

Auch das Digitalisierungsverständnis bei den Unternehmen variiert laut Bitkom mit der Unternehmensgröße. Die größeren Firmen verbinden Digitalisierung mit der Automatisierung von betrieblichen Geschäftsprozessen, der Erweiterung des Portfolios um virtuelle oder digitale Leistungen und zum Teil mit einer Veränderung der kompletten Unternehmenskultur. Kleinere Unternehmen sind in diesem Bereich eher bodenständig und denken dabei an Dinge wie elektronische Buchführung und Rechnungsstellung oder die Digitalisierung von Papierakten.

Die Studie zeigt aber auch, dass viele Unternehmen bei der Kommunikation immer noch auf traditionelle Mittel zurückgreifen. Die große Mehrheit nutzt das Festnetztelefon häufig oder sehr häufig und auch das Fax kommt bei 62 Prozent immer noch zum Einsatz, wenn auch deutlich seltener als 2016 (79 Prozent). Zugenommen haben wiederum Online-Meetings und Videokonferenzen, diese finden inzwischen bei 48 Prozent der Firmen Anwendung, in der Studie von 2016 waren es erst 40 Prozent. Chatbots werden immerhin von 13 Prozent der Unternehmen genutzt, Unternehmens-Blogs und Mikroblogging-Dienste nur von einem Prozent der Firmen sehr häufig und von 4 Prozent häufig.