Brauchen wir es jetzt?

Auch die strategische Planung beeinflusst den richtigen Zeitpunkt für ein neues ERP-System. Wird das Unternehmen beispielsweise demnächst verkauft oder umstrukturiert, dann kann es trotz hohen Drucks sinnvoll sein zu warten – oder im Gegenteil die ERP-Ablösung zu beschleunigen, um die Braut noch einmal aufzuhübschen.

Der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel hängt schließlich von der Readyness des Unternehmens ab. Eine ERP-Ablösung ist ja nicht nur ein großes IT-Projekt, sondern auch ein Business-Projekt mit großen Auswirkungen auf Prozesse und Organisation im Unternehmen. Ein solches Projekt gelingt nur, wenn es richtig aufgesetzt und geplant wird. Eine Überprüfung der Readyness ist daher wichtig, um Aufgaben zu identifizieren und vor der Ablösung zu erledigen.

Die dafür nötigen Kriterien lassen sich grob in drei Segmente aufteilen:

1. Kritische Elemente aufarbeiten: Damit der Einführungspartner die Ausgangslage rasch versteht, gilt es, wichtige Elemente des aktuellen Zustands zu dokumentieren.

Beispielsweise ist eine aktuelle IT-Applikationsarchitektur wichtig, die auch den raschen Zugriff zu Applikations- und Schnittstellenkurzbeschreibungen ermöglicht.

Ein anderes Beispiel sind zentrale Schlüsselkonzepte. Wer diese vereinfachen will, muss erst verstehen, wie sie heute funktionieren. Dabei ist jedoch darauf zu achten, dass nur das aufbereitet wird, was zur Ablösung des ERP-Systems not­wendig ist.

2. Schärfen und Vereinheitlichen der Anforderungen: Kommt der Einführungspartner dazu, muss das Unternehmen eine klare, intern abgestimmte Vorstellung der zukünftigen Geschäftsanforderungen haben. Diese müssen dem Einführungspartner möglichst eindeutig und einfach zu vermitteln sein. Ansonsten erschwert sich nicht nur die Evaluation, sondern auch die Detailkonzept- und Realisierungsphase: Grundsatzfragen, die an sich nichts mit dem ERP-System zu tun haben, müssen hektisch geklärt und fehlende, wegweisende Business-Konzepte im Schnellverfahren ausgearbeitet werden.

Die Folge: Das Projekt verlängert sich unnötig, die Kosten explodieren und spannendes Optimierungspotenzial wird aufgrund des Zeitdrucks nicht mehr genutzt.

3. Vorbereitung des Projekt-Setups: Eine ERP-Ablösung benötigt die besten Ressourcen des Unternehmens. Diese stehen nicht von heute auf morgen zur Verfügung. Es gilt daher, frühzeitig die Schlüsselpersonen freizuschaufeln.

Auch Budget, grober Vorgehensplan und korrekte Positionierung des Projekts im Unternehmen sind wichtige Faktoren, damit das geplante Projekt gelingt.