Enterprise-Mobility-Beispiel 5: eAkte2Go

Spannend ist auch das Pilotprojekt für die eAkte2Go, die der Landesbetrieb IT.NRW 2013 getestet hat. IT.NRW ist das statistische Landesamt für Nordrhein-Westfalen und der IT-Dienstleister für die Landesverwaltung. Bei der eAkte2Go handelt es sich um ein von Computacenter mit Intel-Technik entwickeltes mobiles Dokumentenmanagement-System für Ta­blets mit Windows 8 beziehungsweise Windows 8.1.

Das E-Government-Gesetz für die papierlose Verwaltung sieht für die Zukunft den Einsatz der E-Akte vor. Der Datenschutz ist dabei von höchster Bedeutung, weil in den Behörden vielfach mit streng vertraulichen Daten gearbeitet wird.

Wie Jörg Flüs, mittlerweile Geschäftsbereichsleiter 2 IT-Planung und Steuerung, erklärt, basierte die elektronische Akte auf dem von Open Text entwickelten und Ende 2001 vom Bundesinnenministerium übernommenen DOMEA-Konzept (Document Management and Electronic Archiving). Das Konzept habe sich allerdings für 90 Prozent der Arbeitsplätze zunächst als zu mächtig erwiesen und keinen durchschlagenden Erfolg gehabt.

Hinzu kam, dass gängige Smartphones und Tablets sich nur ungenügend absichern ließen, wie der Computacenter-Projektleiter Frieder Engstfeld erklärte. Beim Rollout von Windows 8 kam es deswegen darauf an, die nötigen Security Policies mit Benutzererkennung, VPN-Übertragung und Datenverschlüsselung auf die Endgeräte zu übertragen und in der gesamten Verwaltung bereitzustellen.

„Computacenter hat uns in diesem Projekt die beste Lösung unterbreitet und vor allem sehr schnell auf unsere Änderungswünsche während des Projekts reagiert. Zudem zeigte Computacenter ein sehr gutes Verständnis für die Arbeitsweisen und -bedingungen einer Verwaltung“, lobte Flüs, damals noch Fachbereichsleiter bei IT.NRW.

Im ersten Schritt wurde die Anbindung der mobilen Endgeräte an das E-Aktensystem DOMEA über eine Webschnittstelle nach dem CMIS-Standard (Content Management Inter­operability Services) vorgenommen. Die Einbindung in die Sicherheitsinfrastruktur erfolgte über die Windows-8-System­umgebung. Passwortgeschützte Daten, verschlüsselte Festplatten und der gesicherte VPN-Zugang erlaubten es, die Akten auch lokal zu speichern, um sie offline aufrufen zu können – denn in vielen Einsatzszenarien war ein Online-Zugang nicht vorhanden.

Die von dem IT-Dienstleister entwickelte App orientierte sich am Kacheldesign von Windows 8 und sollte den Anwender mit maximal drei Fingertipps zu der gewünschten Information bringen. Als nützlich erwies sich die von Windows 8 unterstützte Multitasking-Fähigkeit und die Darstellung von zwei Bildschirm­ansichten – hier eine geöffnete Akte, dort der Windows-8-PDF-Reader zur Anzeige und Bearbeitung weiterer Dokumente. „Damit können viele Berufsgruppen der Landesbeamten von dieser Lösung profitieren – Führungskräfte der Ministerien ebenso wie die Mitarbeiter der Landesbaubetriebe auf den Baustellen oder Betriebsprüfer im Außendienst“, so Flüs.

IT.NRW schaffte für das Pilotprojekt 2-in-1-Geräte vom Typ Lenovo ThinkPad Helix mit Microsoft Windows 8 und Intels Core-i5- sowie Core-i7-Prozessoren an. Die Dokumentenverschlüsselung mit Intel AES-NI schützte die Daten vor unbefugtem Zugriff.

„Mit der eAkte2Go können die Mitarbeiter der Behörde die Informationen einfach digital herunterladen, anstatt alles ausdrucken zu müssen“, so Senior-Consultant Engstfeld von Com­­putacenter. Geräte auszuwählen, die ausreichend sicher und leistungsfähig sind, um produktiv mit der Anwendung zu arbeiten, war für IT.NRW dann keine große He­rausforderung mehr.