„Es gilt, das Denken zu ändern, weniger die Technik“

Wer nicht mit der Zeit geht, der geht mit der Zeit. Diese Binsenweisheit kennt wohl jeder Unternehmer. Und jeder Unternehmer weiß wohl auch, dass er seinen Betrieb digitalisieren muss, um auch noch in ein paar Jahren auf dem Markt bestehen zu können.

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel TA Triumph-Adler. Das mittelständische Traditionsunternehmen wurde vor über 125 Jahren gegründet und hat sich seitdem mehrmals transformiert – vom Hersteller von Schreibmaschinen in den Anfangsjahren bis zum heutigen Anbieter von Druckern und Enterprise Content Management (ECM) in der Cloud.

Christopher Rheidt ist Geschäftsführer von TA Triumph-Adler und treibt den Wandel des Unternehmens kontinuierlich voran. Dabei geht er auch ungewöhnliche Wege: So begab er sich vor ein paar Jahren nach Berlin, um als Mittelständler von Start-ups zu lernen – zum Beispiel etwas über digitale Arbeitsweisen und New Work.

Im Interview mit com! professional erläutert Christopher Rheidt, wie man einen Traditionskonzern in Zeiten der Digitalisierung erfolgreich wandelt und was man dabei von Start-ups lernen kann.

Christopher Rheidt: Da reicht sogar ein Satz: TA versteht sich heute als ganzheitlicher Lösungsanbieter für die Digitalisierung im Mittelstand und bietet Soft-, Hardware und Service für die Bürokommunikation aus einer Hand an.

Lassen Sie mich dennoch etwas ausholen, da sich die Schreibmaschine tatsächlich in den Köpfen der Menschen festgesetzt hat. Wir unterstützen Unternehmen bei der Optimierung von papierbasierten und digitalen Dokumentenprozessen. Unser ganzheitliches Produktportfolio umfasst Lösungen, die den gesamten Bearbeitungsprozess von Dokumenten abdecken und ein zeitgemäßes Informationsmanagement ermöglichen. Das heißt: Neben leistungsfähigen MFP- und Produktions-Drucksystemen bietet TA ein breites Portfolio für digitale Workflows sowie IT-Services an.

Rheidt: Bei uns beginnt das Dokumenten-Management immer noch am Multifunktions-Printer (MFP), mit denen unsere Kunden ihre Papierdokumente digitalisieren können. Dann schauen wir uns die Prozesse an, um zielgerichtet Lösungen anzubieten. Unser Software-Angebot reicht von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) über cloudbasierte Druck- und Scanlösungen, bis hin zum umfangreichen Enterprise-Content-Management-Angebot (ECM), das auch als Software as a Service-Modell (SaaS) aus der europäischen Cloud bereitgestellt werden kann. Mit unseren IT-Services bieten wir Firmen zudem eine individuelle Beratung für die sichere und datenschutzkonforme Implementierung von Output-Systemen und Dokumenten-Workflows.

Rheidt: Unternehmen sind gefordert, die technischen Voraussetzungen dafür zu schaffen. Ein ECM-System, insbesondere in der Cloud, ist ein guter Grundstein dafür. Dokumente sind dabei nicht nur unabhängig von Ort und Zeit für alle Kolleginnen und Kollegen verfügbar. Dokumente elektronisch zu bearbeiten und zu verwalten, sorgt gleichzeitig für mehr Effizienz und für mehr Transparenz. Repetitive Prozesse wie die Freigabe von Rechnungen lassen sich durch digitale Workflows automatisieren. Das entlastet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und steigert die Qualität. ECM-Systeme sorgen zudem durch detaillierte Zugangsberechtigungen dafür, dass die Dokumente nicht in falsche Hände gelangen.

Rheidt: Die Bedenken an sich sind berechtigt: IT-Netzwerke entwickeln sich rasant, werden immer komplexer – und sind damit natürlich Ziele für Cyberangriffe. Drei von vier Unternehmen in Deutschland wissen, dass sie von Cyberkriminellen angegriffen werden und viele gehen davon aus, ebenfalls ausgespäht zu werden. Sobald sich Lücken in der Abwehr öffnen, können sich Cyberkriminelle in die IT-Systeme einschleichen und Schaden anrichten. Wichtig ist, die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen, um die Risiken zu minimieren. Unternehmen, Behörden und andere Organisationen können sich in drei Schritten schützen: durch Schwachstellenanalysen, simulierte Hackerangriffe mittels Penetrationstests und ein kontinuierliches Schwachstellenmanagement.

Rheidt: Wir sind bereits mittendrin. Auch wenn die Entwicklung zum papierlosen Büro nicht so schnell voranschreitet wie ursprünglich angenommen, so ist der Trend in diese Richtung ja schon lange spürbar. Daher beschäftigen wir uns schon seit Jahren damit, wie wir uns zukunftssicher aufstellen können. Dass wir Wandel können, haben wir in der Vergangenheit bereits bewiesen. Nun schreiben wir diese Geschichte weiter. Ausgangspunkt ist weiterhin unsere Hardware, die nun vor allem der Einstieg in die Digitalisierung ist. Heute stehen dann die digitalen Geschäftsprozesse und die Managed Services im Vordergrund. Und wer weiß, wie es weitergeht? Aktuell reden alle von Künstlicher Intelligenz, auch diese Entwicklung beobachten wir natürlich. Wichtig ist es, Veränderungen als Chance zu sehen und diese dann auch für sich zu nutzen.

Rheidt: Nachhaltiges Wirtschaften steht im Zentrum der Unternehmenskultur von TA Triumph-Adler. Als Unternehmen wissen wir um unsere Verantwortung für den Schutz der Umwelt. Und diese nehmen wir sehr ernst. Hierfür erfüllen wir auch strenge Auflagen: Mit der Aufrechterhaltung und ständigen Weiterentwicklung unseres Umweltmanagement-Systems nach ISO 14001 verpflichten wir uns zur stetigen Verbesserung unserer Umwelt- und Energieleistung und zur Vermeidung von Umweltbelastungen. Nachhaltig zu wirtschaften heißt für uns, Ressourcen zu schonen. Und das berücksichtigen wir über den gesamten Produktlebenszyklus.

Rheidt: Das zeigt sich beispielsweise bei der Toner-Technologie, die wir bei der neuen MFP-Generation einsetzen. Das Heizelement muss nur noch auf 120 Grad aufgewärmt werden, also 20 Grad weniger als zuvor. Die neue Technologie sorgt zugleich dafür, dass Toner – übrigens bei höherer Leistung – seltener ausgetauscht werden muss. Damit erhöht sich auch die Lebensdauer der Tonerkartuschen, die dank ihrer Keramikbauteile sowieso branchenweit die langlebigsten Kartuschen sind.

Rheidt: Es ist ja auch nicht so, dass sich ein Mittelständler völlig frei bewegen kann, auch hier gibt es Stakeholder und Abhängigkeiten. Als Manager in einem Großkonzern dann natürlich noch mal etwas mehr. Das ist Teil der Aufgabenstellung und das habe ich mir in den letzten 25 Jahren bewusst so ausgesucht. Bei Kyocera erlebe ich schon einen großen Freiheitsgrad. Natürlich muss man sich abstimmen, aber man hat viel Gestaltungsspielraum und genießt großes Vertrauen. Das war mir bei der Auswahl der Firmen, für die ich gearbeitet habe, auch immer wichtig.

Rheidt: Wir haben unser letztes Geschäftsjahr, das Ende März 2023 endete, mit einem Gesamtumsatz von über 306 Millionen Euro abgeschlossen und damit ein Wachstum zum Vorjahr realisiert. Wenn wir von der TA Triumph-Adler-Gruppe sprechen, meinen wir neben der Organisation in Deutschland die Tochtergesellschaften in Österreich, der Schweiz und UK. Insgesamt arbeiten hier rund 1000 Kolleginnen und Kollegen.

Rheidt: Ja, mit dem Ergebnis des letzten Geschäftsjahres haben wir erfreulicherweise wieder unser Vor-Corona-Niveau erreicht. Die Corona-Krise würde ich damit für uns als „vorbei“ bezeichnen. Aber wir haben immer noch mit den Auswirkungen zu kämpfen. Da kann man jetzt sicherlich diskutieren, wo fangen diese an, wo hören sie auf.

Rheidt: Grundsätzlich passiert zurzeit sehr viel und wir stehen immer wieder neuen Herausforderungen ­gegenüber. Wir sind also nach wie vor gefordert, auf neue Entwicklungen – ähnlich wie bei Corona – flexibel zu reagieren.

Rheidt: Wie gerade schon gesagt: Natürlich betreffen uns die Krisen in der Welt auf verschiedene Art und Weise und wir sind immer wieder gefordert, flexibel zu agieren. Der Krieg in der Ukraine betrifft uns beispielsweise nur indirekt. Ganz direkt betrifft uns aber etwa die jüngste Entwicklung in Israel, wo wir bereits seit Jahren mit einem Partner zusammenarbeiten. Wobei ich auch betonen möchte, dass unsere Auswirkungen immer wirtschaftlicher Natur sind und dies nicht gleichzusetzen ist mit dem Leid, dass die Menschen in den betroffenen Regionen erfahren.

Rheidt: Die fortschreitende Digitalisierung erfordert den Willen zur Veränderung. Es gilt, das Denken zu verändern, weniger die Technik. Und dafür braucht es ein sehr gutes Change-Management mit bestmöglicher Vorbereitung, Koordinierung und Engagement. Es ist unerlässlich mit den Kolleginnen und Kollegen im Gespräch zu bleiben, Vorbehalte und Bedenken zu lösen, Prozesse neu zu denken. Auch kann dieser Wandel nicht nur von der IT-Abteilung eingefordert werden. Sämtliche Führungskräfte sind gefordert und müssen unterstützen. Wenn der digitale Wandel strategisch und ganzheitlich angegangen wird, ist bereits viel gewonnen.

Rheidt: Jedes Unternehmen ist anders und man sollte immer individuell schauen, was zu einem passt. Aber ein gutes Change-Management und eine gute und transparente Kommunikation sind in meinen Augen immer ein richtiger und wichtiger Hebel. Wir kommunizieren zum Beispiel monatlich zu wesentlichen Themen und Entwicklungen oder haben regelmäßige und persönliche „Get together“ an den Standorten. Hier sprechen wir auch nicht nur über die Themen, die gut laufen, sondern eben auch darüber, wenn etwas nicht gut läuft und warum es so ist.

Rheidt: Start-ups sind traditionellen Unternehmen, wie wir eines sind, an Schnelligkeit, Agilität und Kreativität sicherlich um einiges voraus. Das bringt ihnen Vorteile etwa bei der Entwicklung neuer Produkte und Geschäftsfelder. Uns liefert das viel Inspiration und den Anstoß, auch mal aus traditionellen Denkmustern auszubrechen. Darüber hinaus sind Kooperationen zwischen uns und Start-ups daraus entstanden, in denen wir die Stärken aus beiden Welten zusammenbringen.

Rheidt: Ja, der eine oder andere hat dabei auch bei uns den Anzug gegen Hoodie und Sneaker getauscht. Das gehörte wohl einfach dazu (lacht). Nicht alle Führungskräfte waren von Anfang an begeistert von der Idee der „Start-up Safari“. Das ist schon eine Art Kulturschock. Ich weiß noch, dass es auch mir ein bisschen so ging, als ich das erste Mal am Rosenheimer Platz ausgestiegen bin.

Nach der „Safari“, auf der wir verschiedene Start-ups getroffen haben, die uns ihre Ideen, Geschäftsmodelle und Arbeitsweisen vorgestellt haben, waren dann aber doch alle „Feuer und Flamme“. Es hat bei uns zu einem wahnsinnigen Kreativschub und vielen neuen Ideen geführt.

Rheidt: Wir sind uns von Anfang an offen, neugierig und mit Wertschätzung begegnet. Neben den Stärken der Start-ups, auf die ich gerade eingegangen bin, gibt es ja auch durchaus Themen, bei denen sie von traditionellen Unternehmen lernen oder profitieren können. Ihnen fehlen zum Beispiel häufig Strukturen für Vertrieb und Service. Hier wiederum liegen unsere Stärken. Damit ergänzen wir uns gut und es bieten sich Möglichkeiten für Partnerschaften.

Rheidt: Ja, das haben wir natürlich auch erlebt. Alle wollen deine Aufmerksamkeit und dir natürlich auch was verkaufen. Vieles klingt verlockend und vielversprechend. Aber die Summen, die dafür aufgerufen werden, sind für uns als Mittelständler nicht Normalität. Umso wichtiger ist es, genau zu analysieren, ob diese Investition das eigene Unternehmen wirklich voranbringt. Und ob man damit leben kann, dass einen die Gesprächspartner für uncool oder rückständig halten, wenn man das Angebot ablehnt (lacht).

Rheidt: Für uns hat es sich auf jeden Fall gelohnt. Wir haben viele wertvolle Impulse für uns bekommen. Nicht alles lässt sich einfach und schnell in traditionellen Unternehmen umsetzen. Aber es gibt viele Möglichkeiten, für sich Themen daraus abzuleiten und in kleinen Schritten umzusetzen. Wir haben damals zum Beispiel intern einen Ideenwettbewerb ins Leben gerufen, um das neue Mindset auch in den Rest des Unternehmens zu tragen. Das wirkt bis heute nach. Auch das Denken und unsere Arbeitsweisen haben sich seitdem verändert, das zeigt sich zum Beispiel in agilen Projektmanagementansätzen. Nicht zuletzt haben wir seit damals konsequent unsere Transformation vorangetrieben und unser Portfolio weiter ausgebaut, zum Beispiel im Bereich ECM. Genauso Partnerschaften, denn dadurch sind auch Lösungen, wie zum Beispiel TA Zeitblick, entstanden.

Rheidt: Unsere Reise liegt ja nun schon ein paar Jahre zurück und der Hype um Start-ups hat sich meines Erachtens relativiert. Man findet die Themen immer noch, aber auf einem vielleicht gesünderen Level. Es geht aber weiterhin darum, voneinander zu lernen. Und auch die digitale Transformation ist ein Thema, das uns kontinuierlich begleitet. Ich denke daher, man findet in dem Buch immer noch viele Tipps und Hinweise, wie man das weite Feld der digitalen Transformation angehen und für sich die relevanten und wesentlichen Ansätze rausfiltern kann. Und wie man Fehler, die wir teilweise gemacht haben, vermeiden kann.