Exchange Online und andere Cloud-Angebote

Die Migration der Exchange-Umgebung markiert in vielen Projekten den wichtigsten Meilenstein, weil die E-Mail-Kommunikation ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt des Geschäfts ist. Je nachdem ob alle Nutzer gleichzeitig in die Cloud migriert werden sollen oder nicht, wird eine Übernahme-Migration oder ein Exchange-Migrations-Vorgang angestoßen.

Ist die eigene Domain in der Cloud registriert und die Verbindung mit dem lokalen Active Directory hergestellt, kann die Migration der Postfächer beginnen. Wie diese abläuft, ist von der gewählten Infrastruktur abhängig: Sollen alle Postfächer in die Cloud migriert werden oder ergänzen eigene Exchange-Server eine hybride Infrastruktur? Zudem ist entscheidend, welches E-Mail-System bisher im Einsatz war. War dies nicht Exchange, sondern ein anderes, wird eine IMAP-Migration durchgeführt. Dann müssen zunächst neue Postfächer erstellt werden. E-Mail-Adressen, Benutzernamen, Kennwörter und weitere Profil-Informationen werden vorab erfasst und dann den neuen Postfächern zugeteilt.

Vor allem bei neueren Exchange-Versionen ist die Vorbereitung weniger aufwendig: Die Postfächer, die Kontakte und die Verteilergruppen werden einfach in die Cloud verschoben. Die Migration kann vollständig oder teilweise erfolgen, je nachdem ob alle oder nur ein Teil der Mitarbeiter künftig in der Cloud arbeiten sollen. Bei der zweiten Variante bleibt ein Teil der Postfächer weiterhin lokal.

Die User sollten von der laufenden Migration nichts merken und zunächst mit ihrem vorhandenen Account weiterarbeiten können. Die Änderungen, die während der Migrationsphase anfallen, werden anschließend mittels inkrementeller Synchronisierung integriert.

Zusätzlich zum Betrieb der Office-365-Umgebung in der Cloud kann es sinnvoll sein, weitere Cloud-Angebote zu nutzen: So ergänzen manche Anbieter das Microsoft-Angebot beispielsweise durch Support-Dienstleistungen, übernehmen den Betrieb der Exchange-User-Verwaltung oder des Dokumentenmanagements. Mit ecspand von der d.velop Gruppe beispielsweise wird ein revisionssicheres Dokumentenmanagement direkt in SharePoint integriert. Die Software kann dabei sowohl im eigenen Rechenzentrum als auch in einer externen Cloud installiert werden. Auch Angebote wie die CRM-Lösungen von Salesforce können ergänzend zu Office 365 genutzt werden.

In welcher Cloud – in der eigenen, der Cloud des Lösungsanbieters oder der Cloud eines Infrastructure-as-a-Service-Anbieters (IaaS) – solche Softwarelösungen dann idealer­weise betrieben werden, lässt sich nicht pauschal beantworten. Es kann sich lohnen, für jede Anwendung eine separate Cloud-Lösung zu finden. Allerdings könnte dann die Integration der Systeme aufwendig werden. Ebenso ist denkbar, ein Angebot wie Microsoft Azure oder einen ähnlichen Dienst zu nutzen und alle benötigten Anwendungen darauf betreiben zu lassen. Was preisgünstiger ist hängt von den Anfor­derungen des Unternehmens hinsichtlich Nutzerzahlen, Art der Anwendungen und gewünschtem Service ab.

Die sehr unterschiedlichen Angebote sind schwer vergleichbar und sollten deshalb genau geprüft werden. IT-Beratungs-Dienstleister haben sich auf diese Situation eingestellt und fungieren zunehmend als Cloud-Service-Broker. Auch hier ist die Auswahl nicht leicht: IT-Gesamtdienstleister, etwa mod IT Services, beraten anbieterunabhängig und bieten gleichzeitig an, Integration und Betrieb zu übernehmen. Auch große Unternehmen wie IBM oder Salesforce verstehen sich als Cloud-Broker. Diese werden jedoch immer bevorzugt zu ihren eigenen Lösungen raten.

Es sind viele Faktoren, die eine Migration zu Office 365 beeinflussen. Neben der Entscheidung für eine reine Cloud- oder eine hybride Infrastruktur, der Wahl des passenden Lizenzpakets und der technischen Migration inklusive möglicher Cloud-Angebote von Drittanbietern spielt die Vor- und Nachbereitung eine wichtige Rolle. So ist es hilfreich, wenn die vorhandene IT auf einem modernen Stand ist. Dazu gehören eine gut gepflegte Benutzerverwaltung und eine leistungsfähige Internetanbindung.

Während und nach der Migration ist die Einbeziehung der Mitarbeiter wichtig. Je nachdem wie vertraut ihnen eine übergreifende Collaboration und das Arbeiten in der Cloud bereits ist, können Aufklärungs­arbeit und Schulungen notwendig werden.