Das richtige Office-365-Lizenzmodell wählen

Über die Benutzerverwaltung lassen sich die Nutzerrechte vergeben und es lässt sich festlegen, wer auf welche Anwendungen zugreifen darf. Auch wenn die Bezeichnung Office 365 zunächst an die Cloud-Varianten des bewährten Desktop-Office-Pakets mit Word, Excel und PowerPoint denken lässt – es steckt mehr dahinter.

Zu den Office-365-Diensten gehören: Office Professional Plus (bestehend aus den Office-2010-Anwendungen Access, InfoPath, Outlook, Publisher, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint Workspace und Lync), SharePoint Online, Exchange Online, Lync Online und den Office Web Apps. Weitere Möglichkeiten sind durch Produkte wie Project Professional gegeben.

Microsoft bietet Abonnements für die Bedürfnisse unterschiedlich großer Unternehmen. Das ermöglicht mehr Flexibilität und Kostentransparenz. Die sogenannten Enterprise-Pläne richten sich an Unternehmen mit mehr als 300 Nutzern und stellen neben den Zugängen zu den Anwendungen etwa auch Security- und Compliance-Features zur Verfügung. Die Midsize-Angebote für Unternehmen mit weniger als 300 Anwendern sind etwas schlanker. Sie müssen ohne Business Intelligence und ohne Compliance-Funktionen auskommen und das Rechtemanagement ist eingeschränkt.

Eine Kostenrechnung entscheidet darüber, welches Lizenzmodell passt. So ist es zwar möglich, unterschiedlichen Benutzergruppen unterschiedliche Anwendungen freizuschalten, oft lohnt sich diese Differenzierung aber nicht.

Ein Beispiel: In einem mittelständischen Unternehmen erhalten 50 Nutzer über die Business-Premium-Lizenz Zugriff auf die gesamten Office-Anwendungen. Hier sind auch Exchange Online, Lync Online und SharePoint Online enthalten. 200 weitere Mitarbeiter sollen lediglich Exchange Online nutzen und deshalb eine eingeschränkte Lizenz erhalten. Das Paket Office 365 Business Premium mit vollem Zugang zu allen Anwendungen kostet 9,80 Euro pro Nutzer und Monat. Im Beispiel entstehen für 50 Nutzer Kosten von 490 Euro pro Monat. Die Lizenzen für die installierten Vollversionen der Office-Desktop-Anwendungen sind enthalten. Für die 200 zusätzlichen Exchange-Online-Anwender fallen Kosten in Höhe von 3,80 Euro pro Nutzer und Monat an. Dies entspricht 760 Euro im Monat. Mit hoher Wahrscheinlichkeit verwenden aber auch diese Mitarbeiter Office-Programme, etwa die Desktop-Version von Outlook für den Empfang und das Senden von E-Mails, die lokal installiert sind und wofür Lizenzgebühren fällig werden.

Würden alle 250 User voll umfänglichen Office-365-Zugang erhalten, beliefen sich die Kosten auf 450 Euro im Monat (250 x 9,80 Euro) im Gegensatz zu 1250 Euro (50 x 9,80 Euro plus 200 x 3,80 Euro), zu denen die Lizenzkosten für die lokal in­stallierten Programme hinzukommen.

Zwar sind in der Beispielrechnung die monatlichen Kosten für die Variante B auf den ersten Blick höher, dennoch überwiegen die Vorteile: So sind die Anwendungen immer aktuell und können auf fünf Endgeräten genutzt werden. Der Wartungsaufwand ist denkbar gering und die enthaltenen Sicherheitsstandards sind hoch. Darüber hinaus erhält man für die Differenz von 575 Euro zusätzlich Lync und SharePoint Online für alle Mitarbeiter.

Kunden müssen in der Übergangszeit übrigens nicht doppelt zahlen: Der Wechsel in die Cloud ist ohne extra Lizenzkosten möglich, auch wenn alte Lizenzen noch laufen.

Bei der Kostentransparenz kommen die Vorteile einer Cloud-Lösung ebenfalls zum Tragen: Investitionen in Hardware sind nicht notwendig, Überwachung und Pflege der Infrastruktur übernimmt der Cloud-Anbieter, die Kosten dafür sind im Paketpreis enthalten. Zudem stellen spezialisierte Dienstleister meist eine höhere Verfügbarkeit und ein besseres Sicherheitsniveau bereit, als dies sich ein durchschnittliches mittelständisches Unternehmen in Eigenregie leisten könnte.