Die Lösung: Datenmanagement

Nur 29 Prozent der Teilnehmer an der Studie von Vanson Bourne sagten, dass sie bereits eine moderne Strategie zum Umgang mit den Daten im Unternehmen entwickelt haben. Veritas empfiehlt einen langfristig ausgelegten Ansatz zum Management der Daten, der den gesamten Lifecycle umfassen sollte. Bislang werden neu erfasste Daten in den meisten Unternehmen zunächst in einem Speicher abgelegt, auf den verschiedene geschäftliche Anwendungen zugreifen können. Später wird dann oft im Rahmen einer Datensicherung eine Kopie an mindestens einem weiteren Ort erstellt. Außerdem ist es möglich, dass die Daten zur Entwicklung von neuen Anwendungen oder für Software-Tests benötigt, dass sie zur Entscheidungsfindung herangezogen, auf einen günstigeren Speicher übertragen, später ausgemustert und eventuell auch gelöscht werden. Ohne eng miteinander verzahnte Prozesse sei ein umfassendes Management dieser Vorgänge nahezu unmöglich. Im Laufe der Zeit entstünden Redundanzen sowie ineffiziente Abläufe, die auch zu Strafen führen können.

Ein mangelhaftes Datenmanagement führt nach Angaben von Veritas dazu, dass ein Großteil der Daten in einem Unternehmen weitgehend gleich behandelt wird. Das ist jedoch nach Ansicht des Anbieters ein Fehler. Unternehmen benötigten ein tiefergehendes Verständnis ihrer Daten. So mache es etwa einen großen Unterschied, welches die aktuellste Version einer Rechnung ist oder wo alle relevanten Daten über einen Kunden gespeichert sind. Veritas hat daher neun Kernfragen formuliert, die betroffenen Unternehmen helfen sollen, einen Überblick über ihre Daten zu erhalten. Sie sind im nebenstehenden Kasten zu finden.

40 Prozent der von Vanson Bourne befragten Unternehmen gaben an, dass sie zu viele unterschiedliche Managementsysteme für ihre Daten nutzen. Meist mangele es an einer zentralen Strategie zum Umgang mit den gespeicherten Daten. Mehr als fünfte wisse nicht, wo alle Informationen abgelegt wurden. Nicht nur die Kosten durch unerschlossene Datenberge sind ein Problem. Dark Data hat auch Auswirkungen auf die IT-Sicherheit der Unternehmen. So können Cyber-Kriminelle auf die unstrukturierten Daten zugreifen und sie stehlen. Deswegen müssen sie sowohl auf den lokalen Servern, als auch in der Cloud und bei der Übertragung sicher verschlüsselt werden. Zusätzlich sollten Richtlinien für Zugriffe auf unstrukturierte Daten definiert werden. Einfach frei zugänglich dürfen sie allein schon aus regulatorischen Gründen nicht sein.

Eine Lösung für die genannten Probleme versprechen die Anbieter von ECM-Plattformen (Enterprise Content Management). Diese Produkte dienen dazu, unstrukturierte Inhalte zu speichern und zu verwalten, um sie analysieren und den Nutzern jederzeit zur Verfügung stellen zu können. Damit gehen sie weit über reine Dokumentenmanagementsysteme heraus, da sie zum Beispiel auch Funktionen zur Collaboration und für einen optimierten Workflow enthalten. Sie arbeiten dabei in der Regel als eine einzelne, zentrale Plattform, die alle benötigten Content-Dienste offeriert. Die Tabelle zeigt eine Auswahl von ECM-Anbietern. Laut einer Analyse des Bitkom-Verbands plant derzeit jedes vierte Unternehmen einen Einstieg in diese digitale Dokumentenverwaltung.

Nach dem Aufräumen der dunklen Daten und dem Entfernen von ROT-Daten sollte auch die bisherige Backup-Strategie auf den Prüfstand gestellt werden. Es liegt auf der Hand, dass überflüssige Daten nicht weiterhin täglich aufwändig gesichert werden sollten. Nur die für das Unternehmen wirklich relevanten Daten müssen besonders geschützt werden. Dazu gehören auch Backups zu entfernten Standorten, um für den Fall eines größeren Datenverlusts gerüstet zu sein. Weniger häufig benötigte Informationen lassen sich in einem günstigen Langzeitspeicher ablegen.

Veritas empfiehlt, einen Kulturwandel im Unternehmen anzustreben. Für die Zukunft müsse sorgfältig geplant werden, wie Daten in das Unternehmen gelangen, wie sie verarbeitet und gespeichert und auch, wie sie das Unternehmen wieder verlassen können. Wichtig sei dabei vor allem die Wahl geeigneter Technologien zum Management der Daten. Heutzutage müsse jede in Betracht gezogene Lösung zudem nicht nur zur Verwaltung lokaler Daten geeignet sein, sondern auch die Cloud unterstützen.

Das Unternehmen rät zu einem dreistufigen Prozess. Zunächst müssten die Daten klassifiziert werden. Dabei sollte geprüft werden, was und wo es gespeichert ist, wer darauf Zugriff hat, wie viele Kopien existieren und wie wertvoll die Daten sind. Im zweiten Schritt können - basierend auf der vorher erfolgten Klassifizierung - neue Richtlinien zum Umgang mit den Daten entwickelt werden. Zuletzt lassen sich auch die Vorteile einer modernen Automatisierung nutzen. Bei den heutzutage gespeicherten Datenmengen sei ein rein menschlicher Eingriff praktisch nicht mehr möglich. Durch Künstliche Intelligenzen und Machine Learning unterstützte Automatisierung könne dagegen Aufgaben erfüllen, um die sich die IT nicht mehr kümmern kann. Dann sind auch die dunklen Daten kein Problem mehr.