Office 365 sicher im Unternehmen einsetzen

Wenn ein Unternehmen Office 365 nutzt, die Cloud-Version von Microsoft Office, dann sollte der Administrator sicherstellen, dass keine vertraulichen Daten in unbefugte Hände geraten.

Microsoft hat zwar bereits etliche Sicherheitsfunktionen in seine Cloud-Lösung eingebaut. Aber als Administrator können Sie noch mehr tun, um stets die vollständige Kontrolle über die Unternehmensdaten zu behalten.

Dazu gehört beispielsweise, den Zugriff durch mobile Geräte zu regulieren, Synchronisierungen – etwa mit Facebook – zu unterbinden oder eine 2-Faktor-Authentifizierung zu erzwingen. Wenn alle Stellschrauben angezogen sind, dann bieten sich zusätzlich externe Lösungen an, um Office 365 noch sicherer zu machen.

Rufen Sie zunächst das Admin-Center von Office 365 auf und navigieren Sie zu den „Diensteinstellungen“. Hier ist vor allem der Abschnitt „E-Mail, Kalender und Kontakte“ wichtig. Dort legen Sie etwa fest, ob Mitarbeiter berechtigt sind, ihre Kalender zu veröffentlichen. Desgleichen lässt sich per Schalter die Kontakte-Synchronisierung mit Facebook und LinkedIn verhindern. Außerdem lassen sich Rechte zur Freigabe von Standortinformationen entziehen.

Ebenfalls in den „Diensteinstellungen“ verwalten Sie unter „Mobiler Zugriff“ die Berechtigungen von Smartphones und Tablets. Über die „Gerätesicherheitseinstellungen“ lässt sich zum Beispiel festlegen, wie lang Kennwörter mindestens sein müssen, um eine Verbindung mit Office 365 herzustellen.

Unter „Kennwörter“ finden Sie auch die „Kennwortablaufrichtlinie“. Hier können Sie den Zeitraum definieren, nach dem der Benutzer ein neues Kennwort vergeben muss, um sich weiterhin mit Office 365 verbinden zu können.

Wenn ein mobiles Gerät verloren geht oder gestohlen wird, dann lassen sich vertrauliche Unternehmensdaten löschen und der Zugriff auf Office 365 lässt sich verhindern. Dazu nehmen Sie im Admin-Center ein Zurücksetzen des Geräts vor. Dabei löschen Sie entweder nur Unternehmensdaten oder Sie setzen das Gerät auf die Werkseinstellungen zurück.

Zudem lässt sich einstellen, dass nur Geräte ohne Jailbreak beziehungsweise ohne Root-Rechte zugelassen sind.