Das Team in den Prozess einbinden

Laut den Insights aus der Untersuchung  der Future Work Group und der FHNW sollte sich die Gestaltung des Arbeitsplatzes immer nach den zweck- und mitarbeiterorientierten Bedürfnissen richten. Diese sind naturgemäß in jedem Unternehmen unterschiedlich. "Mitarbeiter sollten bei der Gestaltung ihrer Arbeitsmittel deshalb immer eingebunden werden", fordert die Future Work Group. Auf diese Weise könne ein Unternehmen die Voraussetzungen dafür schaffen, dass die Mitarbeitenden verschiedene Bedürfnisse akzeptieren und in Folge ein gemeinsames Verständnis für eine tragfähige Kollaboration erarbeiten.

Matthias Thalmann ist Partner im Bereich Human Capital Consulting bei Deloitte in Zürich und begleitet Unternehmen bei der Transformation ihrer Arbeitswelten. Er ist der Meinung, dass Unternehmen, die ihre Arbeitsplätze nicht aktiv gestalten, eine große Chance vergeben. Organisationen, welche die nötigen Schritte gehen, würden bei der Transformation jedoch oft vergessen, auch ihre Arbeitskultur und -struktur anzupassen. Es sei zwar gut und richtig, dass Firmen die Neugestaltung der Arbeitsräume auch ohne unmittelbare Veränderung der Arbeitsmodelle anpacken. Der volle Nutzen werde aber nur in der Kombination erreicht.

Thalmann empfiehlt, als Lösung aktivitätenbasierte statt starre Arbeitsplatzkonzepte zu entwickeln. Diese würden den Wandel der Arbeitswelt wesentlich erfolgreicher unterstützen. Am Anfang jeder Reise zur Umgestaltung brauche es eine übergeordnete und kohärente Strategie. "Future of Work heißt, dass vier oder mehr Generationen gemeinsam die Zukunft gestalten." Ein gesamtheitliches Konzept helfe, diese zusammenzubringen. Firmen sollten das Voneinanderlernen in den Vordergrund stellen und diesbezüglich die Stärken jeder Generation betonen, sagt Thalmann.

Feste Arbeitsplatz sind längst nicht mehr zeitgemäß, sagt ZHAW-Forscher Windlinger Inversini. Denn fixe Arbeitsplätze seien nur teilweise belegt. An einem durchschnittlichen Arbeitstag bleibe rund die Hälfte unbenutzt. Dafür gebe es viele Gründe. Etwa Teilzeitarbeit, Arbeit außer Haus oder bei Kunden, Krankheiten, Urlaub und dergleichen. Unternehmen benötigten bei einer Arbeitsplatz­strategie mit fixen Arbeitsplätzen mehr Fläche als notwendig - und hätten trotzdem Platzprobleme. Wenn Teams wachsen, müssten oft mehrere Mitarbeitende umziehen, damit die neuen Teammitglieder einen Arbeitsplatz in der Nähe des Teams erhalten. "Flexible Arbeitsplatzmodelle mit nicht persönlichen zugeordneten Arbeitsplätzen bieten hier deutliche Vorteile", rät Windlinger Inversini.

"Fixe Arbeitsplätz spiegeln in den meisten Fällen die starren Strukturen und Silos im Unternehmen wider", stellt dagegen die Future Workplace Group fest. Da zukünftige Formen der Zusammenarbeit zunehmend projekt- und nicht mehr organisationsbezogen seien, würden fixe Arbeitsplätze an Bedeutung verlieren. Sie widersprächen zudem dem Wunsch nach mehr Unabhängigkeit von Ort und Zeit. Dass sich Millionen von Menschen täglich durch den dichten Berufsverkehr zu ihren Arbeitsplätzen quälen, belaste überdies die Umwelt und sei ein Verschleiß wertvoller Ressourcen in Form von Zeit und Energie. "Wichtig ist, wie das Arbeiten gelebt wird", sagt Wieser. Eine bestmögliche Unterstützung sei dann gewährleistet, wenn eine Vielfalt an Arbeitszonen - je nach Tätigkeit, persönlichen Vorlieben und Tagesplanung - zur Verfügung stehe.