Der mühsame Weg zum papierlosen Büro
Aller Anfang ist schwer
von Andreas Dumont - 07.01.2021
Beginnen sollte man prinzipiell dort, wo die Hürden für einen papierlosen Ablauf niedrig sind - etwa beim Urlaubsantrag oder der Spesenabrechnung. In vielen Unternehmen gibt es dafür bereits komplett digitale Lösungen. „Darauf kann man aufbauen und sich nach und nach zu komplexeren Dokumentenformen und Abläufen vorarbeiten“, empfiehlt Jörg Prinzhorn von Wacom. In der aktuellen Situation könne die Antwort allerdings auch lauten: dort, wo es am dringendsten nötig ist. „Die Folgen der Corona-Pandemie zwingen viele Unternehmen dazu, Workflows zu ändern oder zu digitalisieren. Da kann es auch mal notwendig sein, den ein oder anderen Schritt zu überspringen, um beispielsweise die Kundenkommunikation aus dem Homeoffice zu gewährleisten.“
„Der HR-Bereich ist sicher ein Bereich, der von Digitalisierung und elektronischer Archivierung sehr profitiert, da es gerade hier viel reine Administrationstätigkeiten gibt“, glaubt Klaus Schulz. „Mit modernen Systemen für die digitale Personalakte steigt die Sicherheit - physisch wie rechtlich. So können elektronisch gesicherte Personaldaten weder Bränden noch Hochwasser zum Opfer fallen und sie sind zu 100 Prozent datenschutzkonform. Aber auch im verwaltungsintensiven Rechnungswesen profitieren Kunden von digitalen Lösungen für die elektronische Erfassung der Eingangsrechnungen und deren revisionssicherer Archivierung.“
Bleibt die Frage, was die Firmen mit den bereits vorhandenen Papierbergen anfangen sollen. Ein Archiv ist ein toter Raum, der viel Geld kostet. Diese Räume könnten für etwas Sinnvolleres genutzt werden oder das Unternehmen kann sich die Mietkosten komplett sparen. BTC-Manager Bojanowski empfiehlt: „Misten Sie anständig aus und lassen Sie dann die wichtigen Unterlagen ebenfalls digitalisieren. Dafür gibt es spezialisierte Unternehmen. Im Idealfall sollte dieses Vorhaben jedoch ans Ende der Digitalisierung des Unternehmens gestellt werden. Der erste Schritt der Digitalisierung sollte es Mitarbeitern ermöglichen, effizienter und produktiver zu arbeiten, dann werden sie die Papierakten gar nicht mehr vermissen.“