Pflichtangaben bei E-Mails

Bei vielen E-Mails fehlen am Ende weitere Kontaktdaten, kein vollständiger Name, keine Adresse, keine Telefonnummer. Vor allem Firmen müssen aufpassen, denn zumindest eine geschäftliche Mail muss alle Informationen enthalten, die auch auf dem Briefkopf eines auf Papier gedruckten Schreibens zu finden sind. Bei fehlender Signatur drohen Abmahnungen inklusive Abmahngebühren und Zwangsgelder je nach Unternehmensform, erläutert Medienrechtanwalt Christian Solmecke.

Für den Einzelkaufmann droht ein Bußgeld von bis zu 1.000 Euro. Für die anderen Unternehmensformen droht ein Zwangsgeld bis zu 5.000 Euro. Dieses Zwangsgeld wird festgesetzt, wenn der Unternehmer nach der Abmahnung immer noch keinen gesetzlich einwandfreien Geschäftsbrief vorlegen kann. Fehlen nur unwesentliche, einzelne Angaben, so ist eine Abmahnung allerdings in der Regel nicht berechtigt.

Private Mails benötigen keine Signatur. Das gilt auch für die interne Firmenkommunikation. Für Freiberufler, Gesellschaften bürgerlichen Rechts und Einzelunternehmer gelten die Vorschriften ebenso wenig. In Ausnahmefällen kann sich eine Verpflichtung aus der „Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer“ ergeben, wenn einige Angaben, die für einen Vertragsabschluss benötigt werden, nicht auf sonstigem Wege bereitgestellt werden. Eine Ausnahme besteht auch bei Freiberuflern, die in Partnerschaftsgesellschaften organisiert sind.

Kaum zu glauben: Die Telefon- und Faxnummer oder die Internetadresse müssen nicht zwingend in der E-Mail-Signatur enthalten sein.

Die folgende Angaben gehören laut Solmecke in die E-Mail-Signatur:

Der Empfänger muss den Absender sofort identifizieren können. Somit ist die Angabe des Firmennamens, wie er aus der Registereintragung hervorgeht, unabdingbar. Dazu gehört auch die Angabe zur Rechtsform der Firma.

Der Empfänger muss wissen, wie er den Absender persönlich erreichen kann. Somit muss eine vollständige Anschrift angegeben werden. Auch hier darf kein Widerspruch zu einem Eintrag im Handelsregister bestehen.

Ist die Firma im Handelsregister eingetragen, müssen zusätzlich Angaben zum Registergericht und zu der Nummer gemacht werden, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist.

Bei der AG und der GmbH müssen die Namen der vertretungsberechtigten Geschäftsführer, der Aufsichtsratsvorsitzenden und der Vorstandsvorsitzenden samt Vertreter angegeben werden.

Als Firma sollte man seine E-Mail-Signatur checken. Eine fehlerhafte oder gar fehlende Signatur kann empfindliche Konsequenzen nach sich ziehen.