Digital statt analog: Faxbasierte IP-Lösungen

Was viele Kritiker nicht bedenken: Fax ist nicht gleich Fax. Während die analoge Version zurecht in der Versenkung verschwinden darf, sind faxbasierte IP-Lösungen wie „Next Generation Document Exchange“ Teil hochmoderner Unified Communications Lösungen und Wegbereiter der Digitalisierung. 

Die Coronakrise fördert so einige Missstände zu Tage. Jahrelange Versäumnisse und eine jahrzehntelange Sparpolitik zollen ihren Tribut. Besonders deutlich wird dies bei der digitalen Infrastruktur. Seit bekannt wurde, dass die Gesundheitsämter ihre Infektionszahlen per Fax an das Robert-Koch-Institut senden und diese im Anschluss händisch in ein Computersystem eingetragen werden, ist die Aufregung groß. Dass dieses Vorgehen unnötig Ressourcen verschlingt und auf den Prüfstand muss, steht außer Frage. Trotzdem ist der Einsatz von Faxgeräten in deutschen Behörden und Gerichten nach wie vor gängige Praxis und hat durchaus seine Berechtigung, denn das Fax ist die bis dato einzige rechts- und manipulationssichere Möglichkeit, Dokumente zu übertragen. Anders als bei der E-Mail findet kein Serverhopping statt, der Transfer läuft direkt über die Telefonanlage.

Der springende Punkt ist, auf welche Generation der Faxtechnologie zurückgegriffen wird. In den letzten zwei Jahrzehnten hat sich ein enormer Technologiewandel vollzogen. Moderne Faxserver sind längst in der IP-Welt angekommen und haben mit den in der Kritik stehenden, analogen Geräten nichts mehr gemeinsam. Moderne Fax-over-IP-Lösungen digitalisieren Dokumente, lassen sich an E-Mail- und BPM-Systeme koppeln und automatisieren zeitraubende manuelle Tätigkeiten bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen. Der Dokumententransfer läuft manipulationssicher und DSGVO-konform ab, indem sowohl die Dokumente selbst, als auch ihr Transportweg verschlüsselt werden. 

Eine faxbasierte Unified-Communications-Lösung, die all das bietet, ist die OfficeMaster Suite 7DX des Berliner Herstellers Ferrari electronic. Ihr Feature „Next Generation Document Exchange“ (NGDX) ermöglicht den manipulationssicheren Transfer  hybrider – von Mensch und Maschine lesbarer – Dokumente und verbindet auf diese Weise papierbasierte mit digitalen Prozessen. Die bislang umständliche Meldung der Infektionszahlen könnte unter Einsatz der Fax-over-IP-Lösung wie folgt aussehen: NGDX überträgt die Dokumente im Original, verlustfrei, End-to-End und inklusive Metadaten und Verschlagwortung als PDF in ein E-Mail-Postfach des Robert-Koch-Instituts. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen – über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden – sind von der Übertragung ausgeschlossen. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit dem Fax-typischen qualifizierten Sendebericht. 

Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, können die übertragenen Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Die digitalisierten Dokumente lassen sich anschließend frei von Medienbrüchen bearbeiten oder in BPM-Systeme integrieren. Insellösungen sind damit obsolet und ein medienbruchfreies, behördenübergreifendes Arbeiten möglich. Damit erübrigt sich das von Ulrich Silberbach, Bundesvorsitzender des Deutschen Beamtenbundes, kritisierte Problem, dass die Software von Bund, Ländern und Kommunen häufig nicht miteinander kompatibel sei und keine Daten ausgetauscht werden könnten.
Die Faxtechnologie hat sich längst an die Anforderungen der digitalen Welt angepasst. Ihre Eigenschaft, papierbasierte mit digitalen Prozessen zu verbinden, macht sie zur wichtigen Säule der digitalen Transformation und Brücke zwischen der analogen und virtuellen Welt.