Papierdokumente rechtssicher scannen

Doch es gibt auch eine zentrale Herausforderung. Denn die E-Akte verlangt danach, Unmengen an Papierdokumenten rechtssicher zu digitalisieren. Den entsprechenden Prozess beschreibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seiner „Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN). Beim ersetzenden Scannen entstehen digitale Dokumente, die inhaltlich und bildlich mit ihren gedruckten Originalen übereinstimmen. Sie haben die gleiche Beweiskraft wie die Papierversionen, die – bis auf einige besonders sensible Ausnahmen – deshalb vernichtet werden können. 

Wo derart viel Rechtssicherheit gefordert ist, braucht es für gewöhnlich spezialisierte Dienstleister. Einer von ihnen ist die Bundesdruckerei. Als Staatsunternehmen arbeitet sie nicht nur nahe am Gesetzgeber, sondern wickelt bereits seit Jahren Scanvorhaben für den Bund ab. Ihr RESISCAN Service erfüllt sämtliche BSI-Vorgaben und verspricht ihren Kunden ein echtes Komplettpaket. Immer mit der Maßgabe, selbst bei einem standardisierten Verfahren Raum für Kundenbedürfnisse zu lassen.

Das zeigt sich schon ganz zum Anfang, wenn die Bundesdruckerei-Experten dabei unterstützen, die Papierdokumente nach ihrem Schutzbedarf zu klassifizieren. Der Anspruch: Jedes Digitalisierungsprojekt läuft nach einem individuellen Konzept. Welche technischen Parameter den vollautomatisierten Scanprozess selbst definieren, richtet sich ebenfalls nach den Vereinbarungen mit dem Kunden. Und derlei Flexibilität gilt auch mit Blick auf die möglichen Output-Formate, über die einzig das Dokumentenmanagementsystem des Auftraggebers entscheidet. Klassiker wie PDF/A, TIFF und XML sind möglich, aber längst nicht das Ende der Fahnenstange. 

Für den gesamten Scanprozess verspricht die Bundesdruckerei überdurchschnittlich hohe Qualitätsstandards – darunter eine umfangreiche Stichprobenprüfung. Allerdings ist die richtige Scanqualität nur eine von zwei Grundvoraussetzungen, um die TR RESISCAN einzuhalten. Komplette Rechtssicherheit erfordert elektronische Dokumente, die unveränderbar sind. Je nachdem, welche Schutzbedarfsklasse die Bundesdruckerei-Experten anfangs mit dem Kunden ermittelt haben, kommen entweder fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen und Siegel der D-TRUST GmbH zum Einsatz. Das Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe ist seit 2016 von der Bundesnetzagentur als Vertrauensdiensteanbieter nach der eIDAS-Verordnung gelistet. 

Erst nach dem Integritätsnachweis übermittelt die Bundesdruckerei die Daten. In einigen Fällen setzt sie eine auf das Projekt maßgeschneiderte SFTP-Schnittstelle auf. Jedoch wäre es auf Kundenwunsch ebenso möglich, die Scans auf einem externen Datenträger zur Verfügung zu stellen. Ist die Übermittlung abgeschlossen, geht es im letzten Schritt an die zertifizierte Vernichtung der Originale.      

Die Vorteile der elektronischen Aktenführung liegen auf der Hand – allen voran eine enorme Kostenersparnis durch die wegfallenden Lagerräume und schlankere Prozesse. Und wer sich beim RESISCAN Service entschieden hat, eine optische Zeichenerkennung (OCR) in die Scans integrieren zu lassen, profitiert zudem von einer bequemen Volltextsuche.

BSI-Präsident Arne Schönböhm sieht das ersetzende Scannen als „Meilenstein auf dem Weg der Digitalisierung der Verwaltung“. Und bekanntlich stärkt jeder Meilenstein der Digitalisierung auch die Rolle der IT-Verantwortlichen.