Produktivität statt Langeweile: Vier Faktoren für erfolgreiche Meetings 

In der Realität haben Meetings nur selten den gewünschten Effekt, wie die aktuelle Studie des Technologie-Experten Sharp zeigt. 

Demnach verbringen Büroangestellte im Schnitt 25 Stunden pro Monat in Meetings, die mehrheitlich als ineffektiv empfunden werden: 8 von 10 Arbeitnehmer gaben an, dass sie an ihrem eigenen Arbeitsplatz produktiver sind. Mehr als die Hälfte der Befragten beklagte, dass ihre Meetings oft nicht zu klaren Ergebnissen führen (59 Prozent) und überdies langweilig sind (56 Prozent).

Aus der Studie lassen sich vier Faktoren ableiten, die einen direkten Einfluss auf das Gelingen eines Meetings haben:

Über die Hälfte der Befragten (63 Prozent) beklagen, dass keine passenden Meeting-Räume zur Verfügung stehen. Wünschenswert wären Meeting-Räume, die für unterschiedliche Ansprüche ausgelegt sind: Für informelle Besprechungen genügen abgeschirmte Ecken, Stehtische oder Huddle Rooms. Für formelle Meetings sollten die Räume der Teilnehmerzahl entsprechen, ein entsprechendes Ambiente und vor allem die nötige Infrastruktur bieten. Dazu zählen ausreichend Steckdosen und Anschlüsse für Laptops, schnelles WLAN, Projektoren und Whiteboards.

Die Mehrheit aller Arbeitnehmer wünscht sich mehr Interaktivität in Meetings. Auch gaben mehr als die Hälfte der Befragten (59 Prozent) an, dass Meetings häufig nicht zielführend sind. Gründe hierfür sind vor allem mangelnde Vorbereitung, fehlende Moderation und unzureichende Dokumentation. Bislang noch selten zu finden sind interaktive Whiteboards, an denen die Meeting-Teilnehmer gleichzeitig arbeiten und wichtige Erkenntnisse direkt und in Echtzeit festhalten und teilen können. 

40 Prozent aller Büroangestellten sitzen häufig in ein- bis zweistündigen Meetings, etwa ein Drittel kann sich jedoch nach eigenen Angaben nicht länger als 30 Minuten am Stück konzentrieren. Daher gilt: Meetings so kurz wie möglich halten und regelmäßige Pausen einplanen. Zudem sollte ein Moderator bestimmt werden, der das Meeting strukturiert und die Diskussion steuert. 

Ein gutes Meeting steht und fällt mit einer gewissenhaften Vorbereitung. Eine strukturierte Agenda mit den wichtigsten Diskussionspunkten sollte allen Teilnehmern bereits im Vorfeld vorliegen. So haben im eigentlichen Meeting alle den gleichen Wissensstand, aus dem Ideen entstehen und Fragen diskutiert werden. Ob ein Meeting effizient verläuft, entscheidet sich also schon lange vor dem eigentlichen Beginn.

In der Studie gaben 30 Prozent der Befragten an, dass die Effizienz von Meetings häufig an einer zu großen Teilnehmerzahl scheitert weil sich Besprechungen dadurch nur unnötig in die Länge ziehen. Als Faustregel gilt: Die Runde so klein wie möglich halten und nur die Personen einladen, die maßgeblich am Entscheidungsprozess mitwirken.  

Werden diese Faktoren ausreichend berücksichtigt, ist der Grundstein für ein konstruktives Meeting gelegt. Dabei geht es nicht unbedingt darum, alle Punkte gleichzeitig umzusetzen, sondern verschiedenes auszuprobieren und zu sehen, was sich dadurch verbessert. Den vollständigen Leitfaden zur Gestaltung erfolgreicher Meetings finden Sie hier.