Lästig, aber wichtig: E-Mail-Archivierung

Die E-Mail ist aus dem unternehmerischen Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Dem Digitalverband Bitkom zu­folge nutzen 100 Prozent der Unternehmen, also alle, für die interne und externe Kommunikation die E-Mail häufig oder sehr häufig. Und: Die elektronische Post legt trotz Alterna­tiven wie Messengern sogar weiter zu. Im vergangenen Jahr wurden hierzulande laut den Marktforschern der Radicati Group annähernd 850 Milliarden E-Mails versendet.

Für viele Unternehmen stellt sich jedoch die Frage, wie mit den vielen geschäftlichen E-Mails umzugehen ist: Darf man geschäftliche elektronische Post bei Bedarf einfach löschen oder muss sie grundsätzlich aufbewahrt werden?

Eine generelle Pflicht für Unternehmen, alle ihre ein- und ausgehenden E-Mails zu archivieren, gibt es entgegen weitverbreiteter Annahmen nicht. Allerdings: Aus verschiedenen gesetzlichen Vorschriften ergibt sich vielfach dennoch eine Verpflichtung zur langfristigen Aufbewahrung von bestimmten Mails und deren Anhängen.

Die Pflicht zur Aufbewahrung gilt beispielsweise für elek­tronische Korrespondenz im Zusammenhang mit Aufträgen oder Vertragsabschlüssen, aber auch für Nachrichten mit Buchungsbelegen, Arbeitsanweisungen oder Jahresabschlüssen. Das Aufbewahren dieser E-Mails regelt § 47 der Abgabenordnung (AO), die „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“. Diese Aufbewahrungspflichten bestehen für bis zu zehn Jahre.

Auch das Handelsgesetzbuch (HGB) legt in § 238 fest, dass „der Kaufmann verpflichtet ist, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (…) zurückzubehalten“. „Urschrift“ klingt zwar etwas antiquiert, bezieht sich aber durchaus auch auf die elektronische Korrespondenz.

Hinzu kommen E-Mails, die steuerlich relevante Informationen enthalten. Für diese Art von Nachrichten sind in erster Linie die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, maßgeblich.

Dieses knapp 40 Seiten umfassende Informationsschreiben des Bundesfinanzministeriums an die Oberfinanzbehörden der Länder gibt Unternehmen Anweisungen und Tipps für eine IT-gestützte Buchführung. Darüber hinaus sollen die GoBD bei Unternehmen für die notwendige Rechtsklarheit sorgen. Die Vorgaben der Finanzbehörden zur Aufbewahrung von E-Mails gelten für alle Unternehmen in Deutschland - unabhängig von ihrer Größe und Branche.

Unklar bleibt dennoch, welche Nachrichten und Inhalte eigentlich als steuerlich relevant einzustufen sind. Das hängt - wie so oft - vom jeweiligen Einzelfall ab, eine allgemeingültige Regel gibt es nicht. Daher der Tipp an alle Unternehmen: Im Zweifelsfall sollte man besser mehr E-Mails archivieren als zu wenig.