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Lästig, aber wichtig: E-Mail-Archivierung

Archivierungslösungen

von - 22.08.2019
Die Lösungen zur Mail-Archivierung kümmern sich um zwei zentrale Aufgaben: ein- und ausgehende Nachrichten samt Anhängen zentral und revisionssicher aufzubewahren und diese bei Bedarf per Suche schnell auffindbar zu machen.
Hierfür sollte sich das Mail-Archivsystem so nahtlos wie möglich in die vorhandene IT-Infrastruktur einbinden lassen. Daher verstehen sich die meisten Archivierungslösungen für eine größtmögliche Kompatibilität mit einer Vielzahl von Mail-Systemen - von Standards wie SMTP und IMAP über proprietäre Server wie Exchange und GroupWise bis hin zu Cloud-Varianten wie Office 365.
Bei der Archiv-Software selbst haben Unternehmen mittlerweile häufig die Wahl, ob diese On-Premise oder in der Cloud mit ihren unterschiedlichen Deployment-Modellen wie Public Cloud oder Private Cloud läuft. Diese Wahl hat man meist auch bezüglich des Speicherorts für das Mail-Archiv. Der Zugriff auf die Suche und die Daten erfolgt dann etwa per Browser, Outlook-Plug-in, mobiler App oder Windows-Anwendung.
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, wo ein Mail-Archiv abzulegen ist, im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud. So lange der Datenschutz sowie Anforderungen wie Unveränderbarkeit gegeben sind, haben Unternehmen hier die freie Entscheidung.
On-Premise versus Cloud - beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Bei einer Archivierung in der Cloud profitiert man davon, dass man in der Regel an der eigenen IT wenig verändern muss: Die ein- oder ausgehenden Mails laufen über einen Proxy beziehungsweise ein Gateway, das von den Nachrichten eine Kopie für das Archiv erstellt und sie dann an den eigentlichen Empfänger weiterleitet. Zudem sind Cloud-Services bereits für wenige Euro pro Postfach und Monat verfügbar. Und wenn im eigenen Rechenzentrum einmal etwas schiefläuft und es etwa zu größeren Datenverlusten kommt, dann liegen die archivierten Nachrichten (hoffentlich) sicher im mehrfach geschützten Data-Center des Cloud-Anbieters.
Nachteile der Cloud-Variante: Man ist vom Cloud-Anbieter abhängig und darauf angewiesen, dass die revisionssicheren Daten auch nach Jahren noch zuverlässig auf den Servern vorgehalten werden. Im Fall einer technischen Störung, etwa dem Ausfall einer Internetleitung, hat man keinen Zugriff auf das Archiv - unpraktisch, wenn genau zu diesem Zeitpunkt beispielsweise eine Steuerprüfung ansteht und der Zugriff auf archivierte steuerrelevante Mails notwendig ist.

Fazit

Auch wenn es kein Gesetz gibt, das eine generelle Archivierung aller Unternehmens-Mails vorschreibt - in der Praxis kommt aufgrund zahlreicher Einzelvorschriften dennoch wohl kein Unternehmen darum herum. Auf dem Markt gibt es hierfür zahlreiche Lösungen, von der (virtuellen) Appliance über On-Premise-Tools bis hin zu reinen Cloud-Services, die alle die unterschiedlichsten Mail-Systeme unterstützen. Hier sollte jedes Unternehmen fündig werden.
Vor allem Cloud-Dienste bieten häufig Testzeiträume an, in denen sich die Tauglichkeit eines Dienstes ausgiebig prüfen lässt.
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